DATEV Beleg2Buchung mit Steuerbüro

Ein Anwenderbericht zur Schnittstellenanbindung zwischen den Softwaresystemen von KWP und DATEV

Viele Betriebe haben ihre Buchhaltung zum Steuerberater ausgelagert. Das spart Zeit und meist auch Geld, denn der „Spezialist“ erledigt die notwendigen Buchhaltungsarbeiten schneller und auch rechtskonform, so wie es das Finanzamt vorsieht. Vorrausetzung für diese Form der Auftragsfinanzbuchführung ist, das dem Steuerberater alle buchungsrelevanten Informationen fristgerecht zugänglich gemacht werden. In der Praxis werden häufig Belegordner aufwendig von A nach B transportiert. Dieser Workflow ist im Zeitalter der Digitalisierung passé: Übermitteln Sie künftig Ihre Ausgangs- und Eingangsrechnungen inklusive der dazugehörigen Buchungssätze elektronisch an das Steuerbüro. Digitalisieren Sie die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater!

Die KWP Informationssysteme GmbH und die DATEV eG zeigen gemeinsam, wie es einfacher geht:

Alle Ausgangsrechnungen, die im Büro Ihres Handwerksbetriebs über die kaufmännische Software kwp-bnWin.net erstellt werden, werden mit Hilfe der Vorgangsarchivierung beim entsprechenden Kunden archiviert. Jede Eingangsrechnung, die Sie von Ihren Lieferanten oder Subunternehmen erhalten, wird von Ihnen eingescannt, über das Eingangsrechnungsbuch oder das Bestellwesen erfasst und dort automatisch auf die richtigen Projekte und Kostenstellen zugeordnet. Das Übergabeintervall an die Buchführung kann individuell gewählt werden. Bei einer aktuellen Buchführung werden alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen inklusive der dazugehörigen Buchungssätze täglich aus der kwp-bnWin.net-Software online für das DATEV Rechenzentrum (DATEV Unternehmen online) in Nürnberg bereitgestellt. Natürlich ist das Übergabeintervall auch wöchentlich oder nur einmal im Monat möglich. Im DATEV Rechenzentrum werden die Belege sicher und digital aufbewahrt. Sie und Ihr Steuerberater können aus der Ferne auf Ihre Belege zugreifen. Die manuelle Bearbeitung und das Transportieren Ihrer Rechnungsordner zu Ihrem Steuerberater entfallen dadurch komplett. Ihr Steuerberater bucht nach der elektronischen Übernahme von Ein- und Ausgangsrechnungen die weiteren Buchungskreise (Banken, Kassen, Anlagen etc.) zur Vervollständigung der Monatsbuchhaltung.

Wir haben für Sie bei zwei Steuerkanzleien (der VEDA GmbH Steuerberatungsgesellschaft mit Sitz in München und der Steuerberatungsgesellschaft fruhstorfer+partner aus Bogen) nachgefragt, welche Vorteile die Verwendung der Schnittstelle im Alltag bringen und möchten Ihnen deren Einschätzung nicht vorenthalten.

Die Steuerberatungsgesellschaft VEDA GmbH betreut einen Mandanten in der Branche Heizungsbau. „Im Zeitalter der Digitalisierung beschäftigen wir uns bei jedem Mandat mit diesem Thema und suchen zur Steigerung der Effizienz nach Möglichkeiten, die sowohl für uns in der Kanzlei als auch für unsere Mandanten von Vorteil sind.“, so die Steuerberatungsgesellschaft VEDA. „Dass über die üblichen DATEV-Schnittstellen Buchungen für Ein- als auch Ausgangsrechnungen sowie Stammdaten aus KWP übergeben werden können, ist Standard. Jedoch überprüfen wir digitale Datenübernahmen mit Gruppensummen und Rechnungsbelegen. Insbesondere §13b-Sachverhalte nehmen wir dabei genau unter die Lupe. Dass nun über die Schnittstellenerweiterung neben den Buchungen auch die dazugehörigen Belege automatisch verknüpft mitgeliefert und im DATEV Unternehmen online archiviert werden, ist ein riesiger Komfort. Der Informationsfluss zwischen Mandant und Kanzlei wurde ungemein vereinfacht. Perspektivisch verfolgen wir das Ziel, das unsere Mandanten keine zusätzlichen Scan-Tätigkeiten vornehmen müssen und wir ihm als zusätzliche Dienstleistung die Belegarchivierung im DATEV Unternehmen online (ersetzendes Scannen) ermöglichen.“

Die fruhstorfer+partner Steuerberatungsgesellschaft mbB wurde durch einen Hinweis des Mandanten auf die Schnittstellenerweiterung zwischen dem Softwarehersteller KWP und der DATEV eG aufmerksam. „Früher war der Prozess der Belegübermittlung zwischen Mandant und Steuerberater nur teildigitalisiert, einige Informationen mussten manuell gepflegt werden. Eine Verknüpfung zwischen Buchungssatz und Beleg war nur möglich, indem Rechnungen für die Finanzbuchhaltung erneut eingescannt und manuell den Buchungen zugeordnet wurden. Neben der Mehrarbeit konnten Fehlerquellen bei der Übernahme und Belegverknüpfung nicht ausgeschlossen werden. Diese Probleme gehören seit der neuen Schnittstellenerweiterung der Geschichte an“, so die Kanzlei.

Beide Steuerkanzleien halten den digitalen Datenaustausch bei entsprechendem Belegvolumen als unbedingt erforderlich, um rationelle Arbeits- und Verwaltungsprozesse zu gewährleisten.

Um die Funktion der erweiterten Schnittstelle in der Software kwp-bnWin.net nutzen zu können, müssen in der Software des Mandanten das Modul Eingangsrechnungsbuch und die FiBu-Schnittstelle zu DATEV Beleg2Buchung vom Softwarehersteller KWP lizenziert sein.

Auf Seiten des Steuerberaters ist der elektronische Zugang für die Kommunikation zum DATEV Rechenzentrum Voraussetzung. Die browsergestützte Internetlösung DATEV Unternehmen online (DUo) wird eingerichtet, ein gesicherter Zugang wird mit einer Smart Card oder über andere gesicherte Zugangsverfahren ermöglicht.