Digitalisierungs-Tachometer Handwerk 4.0

Meilensteine auf dem Weg zum digitalisierten Handwerksbetrieb

KWP unterstützt Sie auf Ihrem Weg zur Digitalisierung. Wir haben daher in einem Digitalisierungs-Tachometer für Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst – die einzelnen Meilensteine werden Ihnen untenstehend genauer erklärt. Benötigen Sie Hilfe auf Ihrem Weg, unterstützen wir Sie gerne in Form einer individuellen Organisations-Beratung bei Ihnen vor Ort und beraten Sie dabei, welche Punkte im Hinblick auf Ihre Firma wichtig sind und welche Themen für Sie eine geringere Bedeutung haben. Wir legen dann gemeinsam mit Ihnen die einzelnen Meilensteine für Sie fest und planen die Umsetzung in der kaufmännischen Software kwp-bnWin.net / Vaillant winSOFT.

Sie benötigen diese Unterstützung? – Zögern Sie nicht, uns darauf anzusprechen, wir unterbreiten Ihnen gerne ein individuell auf Sie zugeschnittenes Angebot. Eine kurze E-Mail an vertrieb@kwpsoftware.de mit dem Stichwort “Digitalisierung” genügt.

Digitalisierungs-Grundlagen

Archiv

PDF-Dateien / Fotos baustellenbezogen ablegen

E-Mails, Faxe, Planzeichnungen, eingescannte Dokumente oder technische Berechnungen, etc. werden einem Projekt, einer Adresse oder einer Wartungsanlage zugeordnet. Ein Abruf ist beliebig über die Adresse, den Vorgang und auch über die freie Suche möglich. Die selbst erstellten Belege wie z. B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Mahnungen werden optional per OCR-Erkennung auch mit dem Dokumenteninhalt verknüpft. In Word oder Excel erstellte Fremdbelege können ebenfalls durch OCR per Schlagwort gesucht und gefunden werden.

Über Dokumentenscanner und dem Barcode-OCR-Dienst können Fremddokumente automatisch eingescannt und zugeordnet werden. Sind die gescannten Dokumente mit einem Barcode versehen, ordnet das Programm die Dokumente innerhalb der KWP-Archivierung automatisch den Vorgängen zu. Das spart Zeit.

Nähere Informationen zum Modul BELEG- / VORGANGSARCHIVIERUNG …

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Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

5 Stunden

kwp-bnWin.app

Adressen, Termine und Aktivitäten mobil dabei

Mit der „kwp-bnWin.app” haben Sie Zugriff auf Ihren Kalender, Ihre Aktivitäten und Ihre Adressen.
Eigene Aktivitäten und Termine können im Online- und Offline-Modus bearbeitet werden. Online ist auch die Ansicht der Terminkalender anderer Benutzer möglich. Sie haben zudem Einsicht in das Archiv und über die Adressen ist zusätzlich ein Einstieg in das Rechnungsjournal und Ihre Wartungsanlagen gegeben.

Mehr Informationen zur kwp-bnWin.app …

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

1 Stunde

Termin-Sync

Jeder Monteur hat Termine am Smartphone

Die Zeit der Papier-Kalender ist definitiv vorbei. Die Mehrheit organisiert sich über digitale Kalender. Mit der KWP Termin-Sync können Sie Ihre digitalen Kalender miteinander verbinden. Für die Monteure werden im Büro Termine disponiert – egal ob für den Kundendienst oder die Baustelle. In der Monteursteuerung sind diese Termine hinterlegt. Über einen Synchronisations-Dienst an Ihrem Server können Sie diese Termine nun mit Office365 oder einem Google-Konto austauschen. D.h. es wird in regelmäßigen Abständen geprüft, ob neu Termine hinzugekommen sind bzw. sich bestehende Termine geändert haben. Genau diese werden dann mit dem hinterlegten Konto ausgetauscht. Wird nun ein Termin eingetragen, so ist diese in kürzester Zeit auch beispielsweise in Outlook oder einem verbundenen Mobiltelefon oder Tablet zu sehen. Auch umgekehrt: Wird mobil ein Termin erfasst, so wird auch diese in Ihrem KWP Benutzerkalender bzw. der Monteursteuerung dargestellt.

So haben auch Ihre Monteure stets Einblick in Terminplanung. Auch von unterwegs!

Erfahren Sie mehr zum Thema “Durchgängige Terminplanung” …

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

1 Stunde

IDS

Direkt online beim Großhändler bestellen

Verbinden Sie Ihrer Handwerker-Software mit dem Shop-System der Großhändler

IDS Connect ist ein Standard in der Elektro- und SHK-Branche um Ihre KWP-Handwerkersoftware direkt mit dem Großhandel zu verbinden. In Ihrem KWP steht diese Funktion an allen Stellen mit Artikelauswahl zur Verfügung. D.h. Sie können während der Angebotserstellung bereits online die Verfügbarkeit beim Lieferanten prüfen.

Bestellungen können sowohl aus dem Angebot in den Großhandels-Warenkorb hochgeladen werden, als auch in umgekehrter Richtung: Über eine leere Bestellung öffnen Sie den Großhandels-Webshop. Die Anmeldung dazu erfolgt automatisch im Hintergrund. Nun bestellen Sie wie gewohnt im Webshop Ihres Lieferanten. Nach Absenden der Webshop-Bestellung werden die Artikel und Preise automatisch in Ihre KWP-Bestellung übernommen.

Somit bleiben Sie in Ihrem Prozess. Alle Bestellungen landen objektbezogen in Ihrer Handwerker-Software. Lieferscheine verbuchen und die Rechnungskontrolle (ggf. automatisiert über ZUGFeRD) basieren auf den Bestellinformationen. Die Begleitkalkulation der Baustelle ist gegeben. Diese Vorgehensweise erhöht auch die Transparenz: Was wurde wann bei wem bestellt? Ist die Ware schon geliefert?

Die Funktionsweise bringen wir Ihnen gerne im Rahmen einer Schulung “Ablaufoptimierung mit Schnittstellen OCI / IDS / UGS / Excel” näher.

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

1 Stunde

Standard

ER-Buch

Eingangsrechnungen digital verarbeiten

Mit dem Tool EINGANGSRECHNUNGSBUCH können Sie nicht nur Lieferantenbelege kosten- und zeitsparend verwalten, sondern auch zentral, zeitnah und papierlos Ihre Lieferantenbeziehungen aufzeichnen.

Sie haben jederzeit den Überblick und sparen auch Geld. Denn Ihr Steuerberater, der die eigentliche Finanzbuchführung durchführt, benötigt durch Ihre Vor-Erfassung viel weniger Zeit.

Über die Zuordnung zu Projekten und Bestellungen können Sie Ihre Eingangsrechnungen schnell und bequem wiederfinden. So schaffen Sie Transparenz, auch bei größeren Baustellen.

Mehr zur Verwaltung von Eingangsrechnungen …

Gerne bieten wir Ihnen auch zu diesem Thema eine Schulung “Eingangsrechnungsbuch” an.

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

2 Stunden

Mobiler Monteur

Kundendienst-Aufträge ohne Papier

Mit dem komplett unabhängigen, über das Internet gesteuerte System des Mobilen Monteurs werden Ihre Monteure auf der Baustelle vom Einsatzleiter mit den erforderlichen Informationen zu ihrem jeweiligen Service-Auftrag versorgt. Jeder Monteur kann so selbst auf relevante Daten zu seinem Auftrag zugreifen. Benötigt er vor Ort daten zu bestimmten Artikeln, entfallen lästige Rückfragen im Büro, denn er kann über den Zugriff auf Großhandelslisten selbst alle Materialdaten einholen.

Der Monteur kann beim ersten Ortstermin oder nach einem erledigten Auftrag sofort seinen Materialaufwand inkl. der Arbeitszeit via Internet direkt in die kwp-bnWin.net-Software in das Büro zurücksenden.

Alle Beteiligten sind so zeitnah über alle Vorgänge auf der Baustelle informiert. Alles, was geleistet und verbraucht wurde, ist sofort dokumentiert und steht zur Weiterverarbeitung bereit.

Lassen Sie Ihre Monteure oder Ihr Büropersonal in der Schulung “Mobiler Monteur” teilnehmen.

Oder erfahren Sie vorab mehr zum Produkt Mobiler Monteur / Mobiles Büro.

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Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

8 Stunden

Zahlungseingänge AR

Zahlungseingänge aus dem Kontoauszug einlesen (MT940)

MT940 (MT=Message Type) ist der SWIFT-Standard (Banking Communication Standard) zur elektronischen Übermittlung von Kontoauszug-Daten. Bei verschiedenen Online-Banking-Programmen wird MT940 als Schnittstelle zu anderen Programmen verwendet (z. B. für die Buchhaltung), mit denen die Kontoauszug-Daten weiter verarbeitet werden.

Über dieses Verfahren können Sie auch die Kontoauszüge aus Ihrem Bankprogramm z. B. SFirm oder VR-NetWorld exportieren und gegen Ihr Ausgangsrechnungs-Journal prüfen. Die Zahlungseingänge im Rechnungsjournal werden darüber automatisch vom Kontoauszug gesetzt. Sparen Sie sich täglich 10 bis 30 Minuten um die Zahlungseingänge manuell zwischen Kontoauszug und Journal abzugleichen.

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Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

2 Stunden

Aktivitäten

Aufgaben dokumentieren, delegieren und informieren

Mit dem Modul AKTIVITÄTEN-MANAGEMENT können Sie eigene Aktivitäten frei definieren. Diese Aktivitäten oder Aufgaben werden Adressen, Projekten, Regie- oder Wartungsaufträgen zugeordnet.

Die anfallenden Aufgaben überwachen Sie selbst, delegieren diese an den zuständigen Kollegen weiter oder informieren Ihr Team darüber.

Ist eine erstelle Aktivität erst zu einem späteren Zeitpunkt wieder für Sie von Bedeutung, können Sie sich diese bequem zu einem Datum in der Zukunft auf Wiedervorlage legen.

Wir zeigen Ihnen und Ihren Mitarbeitern gerne die Möglichkeiten, die Ihnen das Modul bietet – besuchen Sie einfach eine unserer Schulungen.

Mehr zum Modul AKTIVITÄTEN-MANAGEMENT …

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Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

4 Stunden

kwp-bnZeit.app

Stundenzettel ade, Zeiterfassung der Monteure per Handy

Auftragsphase:

Mobile Arbeitszeiterfassung mit der kwp-bnZeit.app

Nicht nur das herkömmliche Aufmaß alle zwei Monate oder am Baustellenende gehört aufgrund der zeitlichen Streckung und Doppelerfassung im Büro zu den größten Zeitfressern. Auch die einfache Arbeitszeiterfassung ist nicht selten mehr als redundant und somit extrem zeitaufwendig. Mit der kwp-bnZeit.app ist jeder Monteur, vom Azubi bis zum Obermonteur, in der Lage, mit seinem Smartphone seine Arbeitszeit mobil zu erfassen oder zu stoppen. Diese Daten gibt er dann analog zum „alten Wochenbericht” per Sync-Taste im Büro ab. Dort werden die Daten ohne Medienbruch weiterverarbeitet; und zwar tagesaktuell. Wie viel Zeit verbrennt Ihr Büro-Team bislang täglich damit, den Monteuren nachzulaufen, die Wochenzettel einzusammeln, zu prüfen, zu erfassen und für das Lohnbüro aufzubereiten?

Mehr Informationen zur kwp-bnZeit.app …

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

10 Stunden

Profi

KWPBOX

E-Mails auch mobil archivieren und dokumentieren

Die KWPBOX schließt Ihre “mobile Lücke”. Mehr und mehr Aufgaben und Arbeiten werden unterwegs mit dem Smartphone erledigt: Schnell ein paar Fotos machen, per E-Mail Anfragen beantworten oder mit einer Bemaßungs-App eine Skizze vom neuen Bad erstellen. Das ist einfach und spart Zeit. Jedoch fehlen die Dokumentation, die Wiedervorlage und das Zusammenspiel mit dem Team im Büro.

Fügen Sie einfach in Ihrem Email-Verkehr die KWPBOX Adresse als CC ein und nennen Sie im Betreff der E-Mail ein Schlagwort, wie z.B. die Projektnummer, das Kundenkürzel oder die Regieauftragsnummer. Ihre KWPBOX erledigt den Rest. Der Mailverkehr wird automatisch im Archivsystem Ihrer KWP-Software aufgezeichnet und steht Ihnen und Ihrem Team im Büro zur Verfügung. Nur wenige Sekunden nach dem Versand können Sie auch per Smartphone auf die erzeugte Aktivität und deren Anlagen zugreifen und weiterdelegieren.

Nutzen Sie auch in Ihrem Unternehmen ein einheitliches, gemeinsames Informationssystem: das KWP Aktivitäten-Management.

Mit der KWPBOX machen Sie aus den verschiedensten Quellen, wie E-Mails, Notizen, Skizzen und Sprachnachrichten schnell und einfach eine Aktivität. Durch die Lizenzierung der kwp-bnWin.app oder auch der kwp-bnBaumappe.app steht Ihnen automatisch auch die KWPBOX Funktionalität zur Verfügung.

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

4 Stunden

kwp-bnBaumappe.app

Alle PDF-Dateien / Fotos und Aktivitäten mobil auf der Baustelle dabei

Angebotsphase:

Einfachere Angebotsbesprechung dank der kwp-bnBaumappe.app

Bevor Sie ein Angebot erstellen, vereinbaren Sie beim Kunden einen Termin und schauen sich die Baustelle an (LVs ausgenommen). Diese Datenaufnahme lösen Sie mit der kwp-bnBaumappe.app bereits digital. Am Tablet machen Sie Fotos und dokumentieren darauf die notwendigen Arbeiten. Sie machen sich Notizen in Form von Aktivitäten und arbeiten Ihre Checklisten-Punkte ab. Alles, was Sie vor Ort an Daten erfassen, landet baustellenbezogen und somit auch kundenspezifisch strukturiert direkt im KWP-Archiv – Ohne Medienbruch, ohne Papier und vor allem ohne zeitraubende Doppelerfassung.

Auftragsphase:

Digitale Baustellen-Dokumentation per kwp-bnBaumappe.app

Auf der Baustelle kommt in der Regel der Baustellenordner zum Einsatz. Dieser wird nicht selten mit allem, was vorhanden ist, vollgepackt. Checklisten aus irgendwelchen Arbeitskreisen, Angebote, Beschreibungen, etc. und jeder wundert sich, warum die Monteure diese Flut an Informationen nicht lesen. Dabei reicht es doch, dem Monteur die technische Möglichkeit, auf alle diese Informationen zugreifen zu können, einzuräumen – über die kwp-bnBaumappe.app. Damit hat er Einblick auf die Fotonotizen aus der Baustellenbesichtigung. Er kann kritische Punkte erkennen. Egal ob die Dokumentation vom Büro oder von der Baustelle aus ergänzt oder aktualisiert wird, durch die automatische Synchronisation verfügen alle über denselben Datenbestand.

Exakte Restarbeiten-Verwaltung in der kwp-bnBaumappe.app

Geht die Baustelle zu Ende, entscheiden nicht selten Kleinigkeiten über den Eindruck der gesamten Arbeit beim Endkunden. Entscheidend ist auch, wie mit den Restarbeiten umgegangen wird. Mit der kwp-bnBaumappe.app werden diese per Fotodokumentation aufgenommen, terminiert und gleich an den zuständigen Kollegen weiterdelegiert. Dank der Baumappe entgeht Ihnen nicht die geringste Kleinigkeit. Fragt der Kunde beispielsweise nach dem Stand der offenen Restarbeiten, haben Sie diese bereits geplant und müssen nicht improvisieren. Die kwp-bnBaumappe.app und der EDi in kwp-bnWin.net sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Die Restarbeiten-Verwaltung reduziert somit Ihre bisherige Improvisationszeit erheblich.

Mehr Informationen zur kwp-bnBaumappe.app …

Erfahren Sie in einem Anwenderbericht der EATK GmbH, wie die kwp-bnBaumappe.app sich in der Praxis bewährt …

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

5 Stunden

Mobiler Monteur Bedarfsmeldung

Material-Bedarf direkt von der Baustelle ans Büro melden

Mobile Bedarfsmeldung: Schnelle und Transparente Verarbeitung des täglichen Materialbedarfs

Nicht selten wird der tägliche Materialbedarf auf der Baustelle in allen erdenklichen Formen ans Büro gemeldet. Angefangen vom Kartonfetzen bis hin zur WhatsApp-Nachricht sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Nun ist es Aufgabe des Büros in maximaler Geschwindigkeit den Bedarf zu entziffern, in bestellbare Artikel zu wandeln und gleichzeitig Lager- und Lieferanten-Verfügbarkeit sowie verhandelte Preise im Überblick zu behalten.

Der Mobile Monteur stellt im Modul PROJEKTVERWALTUNG eine mobile Bedarfsmeldung zur Verfügung. Damit hat der bauleitende Monteur den Überblick, was er schon gemeldet hat und wie weit der Bestellprozess im Büro angestoßen wurde. Auch kann er direkt aus dem LV heraus die Artikel in die Bedarfsmeldung übernehmen und elektronisch ans Büro weitermelden. Die Weiterverarbeitung im Büro erfolgt dann nahtlos und der Monteur erhält automatisch entsprechende Rückmeldung zu seinen Bedarfsanforderungen.

Mehr zum Produkt Mobiler Monteur …

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

3 Stunden

DATEV Beleg2Buchung

Ausgangs- und Eingangsrechnungen elektronisch für das Steuerbüro

Digitalisieren Sie die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater

Viele Betriebe haben die Buchhaltung beim Steuerberater. Das spart Zeit und meist auch Geld, denn der „Spezialist” erledigt die notwendigen Buchhaltungsarbeiten schneller und auch rechtskonform, so wie es das Finanzamt vorsieht.

Allerdings bleibt es nicht aus, den Steuerberater mit Informationen wie zu Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen zu versorgen. Dies erfolgt meist noch in Papierform. Dazu müssen alle Rechnungen kopiert, gesammelt, sortiert und abgeheftet werden. Diese Ordner gehen dann am Monatsende zum Steuerbüro. KWP und DATEV zeigen mit Beleg2Buchung wie es einfacher geht …

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Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

2 Stunden

EDi

Aufgaben automatisieren und verteilen

Angebotsphase: EDi – Ihr Mann für Unvergessliches bei der Nachverfolgung von Angeboten

Ist das Angebot fertig und mit dem Kunden besprochen (oder per Systempreisliste gleich vor Ort beim Kunden erstellt), erinnert ein KWP-EDi in Form einer Aktivität daran, vom Kunden eine Entscheidung abzuverlangen. Gerne auch automatisiert per Nachfass-E-Mail. Wenn der Kunde immer noch unentschlossen ist, sollte darauf reagiert und das Bauvorhaben nicht mehr aktiv weiterverfolgt werden. Denn der wachsende Stapel an unentschiedlichen Angeboten stellt eine Belastung dar. Mit welchem Nutzen? Der Stapel hat schnell eine Größe erreicht, ab der er nicht mehr aktiv nachtelefoniert werden kann. Also warum nicht gleich die Nachfass-Aktivität nach der zweiten Nachfrage beim Kunden auf erledigt setzen?

Auftragsphase: Automatisierte Aufgabenverteilung durch den KWP-Erinnerungsdienst EDi

Entscheidet sich der Kunde für das erstellte Angebot, greifen auch hier immer bestimmte Automatismen – kurz: der KWP-EDi – ein. Diese Automatismen sind bestimmte Standards, die von unterschiedlichen Personen im Team abgearbeitet werden müssen: Buchhaltung stelle Abschlagsrechnung, Bauleiter terminiere die Montage, Lager prüfe Materialbedarf, etc. Alles Punkte, die heute auch vorkommen. Aber meist aus Erfahrung und nicht strukturiert. Daher wird auch gerne mal ein Punkt übersehen oder letzten Endes unter Zeitdruck improvisiert.

Mehr Informationen zum Erinnerungsdienst EDi …

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Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

4 Stunden

Experte

Mobiler Monteur Aufmaß

Mobiles Aufmaß auf der Baustelle

Auftragsphase: Tagesaktuelle Aufmaße durch den Mobilen Monteur

Durch mobil erfasste Aufmaße lässt sich der Leistungsstand auf der Baustelle sowohl für den Projektleiter im Büro, als auch für das Montage-Team auf der Baustelle leicht ablesen. Aufmaße werden genauer, weil der Monteur weiß, was er verbaut hat. Zeitlich rücken Aufmaße näher zusammen: wöchentlich oder sogar täglich. Durch diese überschaubaren Aufmaße sowie kurzen Abstände zwischen den Aufmaßen lassen sich Nachträge schon auf der Baustelle schnell und einfach erkennen. Fehler werden eliminiert. Doppelerfassungen und Rückfragen aus dem Büro entfallen komplett. Per Fotodokumentation lässt sich das Tages- oder Wochenaufmaß auch ohne großen Aufwand ergänzen.

Mehr zum Produkt Mobiler Monteur …

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

13 Stunden

E-Journal

Rechnungen elektronisch versenden

Elektronischer Versand von Ausgangsrechnung per E-Mail

Mit dem E-Journal in kwp-bnWin.net und auch Vaillant winSOFT versenden Sie Ausgangsrechnungen elektronisch. Der klassische Weg dazu ist die Rechnung per E-Mail-Anlage zu übertragen.

Bereits in der Adressverwaltung können Sie beim Kunden definieren, ob dieser seine Rechnung elektronisch per E-Mail zugestellt haben möchte. Und auch in welcher Form? Hier stehen maschinenlesbare Formate wie ZUGFERD oder auch XRechnung (öffen