Die Digitalisierung im Handwerk
Eine Chance für Sie
Als Arbeitgeber für Millionen Beschäftigte und größter Ausbilder der Nation steht es im Wandel der Zeit. Immer mehr digitale Elemente halten Einzug in die traditionsreichen Betriebe und eröffnen eine Zukunft, in der typische Büroarbeiten effizienter und schneller erledigt sind. Bereits 2015 haben laut Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz 68,8 % aller Handwerksunternehmen von Digitalanwendungen Gebrauch gemacht, um Zeit und Kosten zu sparen. Und auch Studien belegen: Das Handwerk wird digitaler. Wann machen Sie sich die Digitalisierung im Handwerk zunutze?
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung im Handwerk?
Großunternehmen und Konzerne setzen seit geraumer Zeit auf digitale Anwendungen, um das alltägliche Geschäft zu koordinieren, Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen oder den eigenen Leistungskatalog zu aktualisieren. Doch nicht nur die großen Vertreter der Branche haben das Potenzial der Digitalisierung erkannt, sondern auch viele kleine und mittlere Unternehmen beschäftigen sich immer mehr mit der Thematik.
- Wie kann eine Handwerkersoftware mein Unternehmen bereichern?
- Welche Zusatzkosten entstehen dadurch für mich?
Bei der Beantwortung dieser Fragen muss zuerst definiert werden, was Digitalisierung bedeutet. Unter dem Begriff Digitalisierung verstehen wir die Umwandlung analoger Inhalte und Prozesse in digitale Daten. Dabei kommen computergestützte Technologien zum Einsatz, die bestimmte Aufgaben automatisieren bzw. vereinfachen. Durch die Reduzierung des Verwaltungsaufwandes erhalten Sie wiederum wertvolle Zeit für die Ausübung handwerklicher Tätigkeiten oder die Akquise neuer Kunden. Dementsprechend rentiert sich eine Handwerkersoftware trotz der zusätzlichen Kosten auf lange Sicht zweifelsfrei.
Digitalisierung im Handwerk:
Welche Bereiche lassen sich optimieren?
Die Digitalisierung im Handwerk hat viele Gesichter und kann Sie in zahlreichen Bereichen des Alltags unterstützen. Neben automatisierten Fertigungsprozessen stehen vor allem Schnittstellen zur Vernetzung mit Zulieferern oder die Optimierung von Verwaltungs- und Managementprozessen im Vordergrund der Digitalisierung.
Mit kwp-bnWin.net geben wir Ihnen eine Plattform, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die umfassende Lösung ist sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen, als auch für Großbetriebe konzipiert. Dabei bilden die Programme REGIE und BASIS die Grundpfeiler der Digitalisierung Ihres Handwerksbetriebs. Mithilfe von praktischen Zusatzmodulen und Add-Ons erweitern Sie den Funktionsumfang der Software auf alle denkbaren Prozesse, die Ihrer Meinung nach Optimierungsbedarf besitzen.
Im Folgenden stellen wir Ihnen die fünf Hauptbereiche vor, in denen KWP Sie maßgeblich unterstützt.
Die Betreuung
Die Implementierung einer Handwerkersoftware kann einige Herausforderungen mit sich bringen. Neben der Installation und Inbetriebnahme müssen alle Mitarbeiter mit dem neuen Programm vertraut gemacht und in die umfangreichen Anwendungsmöglichkeiten eingearbeitet werden.
Doch keine Angst. Wir lassen Sie nicht im Stich! In Absprache mit Ihnen erstellen wir einen Umsetzungsplan und weisen Sie mithilfe von Schulungen und Vor-Ort-Trainings in die Materie der Handwerkersoftware kwp-bnWin.net ein. Kombiniert mit unserer Hotline-Unterstützung und praktischen E-Learning-Anwendungen sind Sie niemals allein, wenn Fragen oder Probleme auftreten.
Mobiles Arbeiten
Das mobile Arbeiten ist einer der Grundpfeiler unserer Handwerkersoftware, mit dem Sie und Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit sparen. Immer an Ihrer Seite ist die KWP bnApp, mit der Sie ortsunabhängig Ihre Stammdaten einsehen und Termine koordinieren. Zusätzlich können Sie den Funktionsumfang der App durch Module zur Zeiterfassung, zum Scannen von Artikeln, zum Projekt- und Aktivitäten-Management sowie zur Archivierung von Dokumenten erweitern.
Durch die mobile Anwendung Mobiler Monteur wird der Handwerker zum mobilen Monteur, der bereits unterwegs über neue Aufträge benachrichtigt wird, Materialien im Lager bucht oder per Statusmeldungen den Disponenten auf dem Laufenden hält. Dabei greifen alle Mitarbeiter auf eine einheitliche Datenbasis zu, sodass der übliche Medienbruch durch doppelte oder mehrfache Datenverarbeitung wegfällt.
Buchhaltung
Die Buchhaltung ist immer ein besonderer Bereich der Unternehmensverwaltung.
Damit sie nicht zur ewigen Baustelle wird, bietet kwp-bnWin.net keine eigene FiBu- oder Lohnsoftware an, sondern dient vielmehr als Schnittstelle zu bereits bestehenden Systemen. Unsere Handwerkersoftware ist dabei für alle gängigen Buchhaltungssysteme offen.
Allerdings ist es von Vorteil, wenn Sie das DATEV-Format nutzen. Das Format ermöglicht einen reibungslosen Austausch von Ausgangsrechnungen, Debitorenstammdaten, Zahlungseingängen, Eingangsrechnungen, Kassenbüchern und Kreditoren, sodass die Datenerfassung nur einmal erfolgt und Doppelbuchungen vermieden werden.
Bürosoftware
Eine umfassende Bürosoftware ist das A und O der Digitalisierung im Handwerk. Über unsere Programme REGIE und BASIS steuern Sie die Auftrags- und Positionsbearbeitung und greifen auf die Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten zu. Zusätzlich profitieren Sie von einem übersichtlichen Tool zur Projektverwaltung und der Anbindung von UGL-, UGS-, IDS- und OCI-Schnittstellen, mit denen Sie schnell und effizient Ihre Lagerbestände auffüllen.
Mit unseren Zusatzmodulen Aktivitäten-Management, Aufmaß, Bestellwesen, Kalkulation und Materialwesen revolutionieren Sie die Planung Ihrer Projekte. Erstellen Sie bereits vor Ort Berechnungen zum Materialverbrauch und zum Arbeitsaufwand, während Sie gleichzeitig die benötigen Ressourcen in Ihrem Lager reservieren.
Durch den digitalen Austausch ist jeder Bereich Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand und kann zeitnah die nächsten Arbeitsschritte planen. Unverzichtbar für einen reibungslosen und effizienten Ablauf ist das Tool Routenoptimierung. Das aus dem Hause blue-zone AG stammende Programm als zusätzliche Funktion zur auftragsbezogenen Tourenplanung im KWP-Modul Wartungswesen ist fest in die Handwerkersoftware kwp-bnWin.net integriert. Es weist anstehende Aufträge automatisch Ihren Monteuren und Handwerkern entsprechend ihrer Fähigkeiten zu und wählt dabei die perfekte Route, sodass lästige Umwege der Vergangenheit angehören.
Großhandel
Einer der wichtigsten Bereiche ist der Kontakt zum Großhandel. Materialien, Werkzeuge und Maschinen müssen nicht nur in großen Mengen bestellt werden, sondern auch zu einem möglichst günstigen Preis. Hier bietet Ihnen die Handwerkersoftware kwp-bnWin.net die ideale Plattform zur Planung des Materialwesens und offener Lagerbestände.
Dank der zahlreichen Schnittstellen zum Großhandel, die Ihnen kwp-bnWin.net offeriert, profitieren Sie von einer reibungslosen Auftragsabwicklung und einer schnellen Warenbeschaffung. Mit unserer Handwerkersoftware haben Sie alles im Blick. Mit nur wenigen Klicks erfahren Sie, welche Materialien vorrätig sind und welche dringend nachbestellt werden müssen. Das ist ein Vorgang, der ohne die Digitalisierung des Handwerks viel Zeit in Anspruch nimmt und oft von fehlerhaften Kalkulationen geprägt ist.
Digitalisierungs-Tachometer Handwerk 4.0
Meilensteine auf dem Weg zum digitalisierten Handwerksbetrieb
KWP unterstützt Sie auf Ihrem Weg zur Digitalisierung. Wir haben daher in einem Digitalisierungs-Tachometer für Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst – die einzelnen Meilensteine werden Ihnen untenstehend genauer erklärt. Benötigen Sie Hilfe auf Ihrem Weg, unterstützen wir Sie gerne in Form einer individuellen Organisations-Beratung bei Ihnen vor Ort und beraten Sie dabei, welche Punkte im Hinblick auf Ihre Firma wichtig sind und welche Themen für Sie eine geringere Bedeutung haben. Wir legen dann gemeinsam mit Ihnen die einzelnen Meilensteine für Sie fest und planen die Umsetzung in der kaufmännischen Software kwp-bnWin.net / Vaillant winSOFT.
Sie benötigen diese Unterstützung? – Zögern Sie nicht, uns darauf anzusprechen, wir unterbreiten Ihnen gerne ein individuell auf Sie zugeschnittenes Angebot. Eine kurze E-Mail an vertrieb@kwpsoftware.de mit dem Stichwort „Digitalisierung“ genügt.
Projektampel ZUGFeRD Mobiler Monteur
Aufmaß E-Journal Routen-
optimierung EDi DATEV
Buchungsdatenservice Mobiler Monteur
Bedarfsmeldung KWP bnApp Archiv KWPBOX ER-Buch Mobiler Monteur Zahlungseingänge
AR Aktivitäten KWP bnApp
Zeiterfassung Archiv KWP bnApp IDS / OCI Termin-Sync Aktivitäten KWP bnApp Zeiterfassung KWPBOX KWP bnApp Archiv Mobiler Monteur Bedarfsmeldung Zahlungseingänge AR DATEV Buchungsdatenservice Mobiler Monteur ZUGFeRD EDi ER-Buch Mobiler Monteur Aufmaß IDS / OCI ePost / eRechnung KWP bnApp Routenoptimierung Archiv Termin-Sync Unternehmensampel / Projektampel
Zeitersparnis / Woche:
3 Stunden
Mobiler Monteur Bedarfsmeldung
Material-Bedarf direkt von der Baustelle ans Büro melden
Mobile Bedarfsmeldung: Schnelle und Transparente Verarbeitung des täglichen Materialbedarfs
Nicht selten wird der tägliche Materialbedarf auf der Baustelle in allen erdenklichen Formen ans Büro gemeldet. Angefangen vom Kartonfetzen bis hin zur WhatsApp-Nachricht sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Nun ist es Aufgabe des Büros in maximaler Geschwindigkeit den Bedarf zu entziffern, in bestellbare Artikel zu wandeln und gleichzeitig Lager- und Lieferanten-Verfügbarkeit sowie verhandelte Preise im Überblick zu behalten.
Der Mobile Monteur stellt im Modul PROJEKTVERWALTUNG eine mobile Bedarfsmeldung zur Verfügung. Damit hat der bauleitende Monteur den Überblick, was er schon gemeldet hat und wie weit der Bestellprozess im Büro angestoßen wurde. Auch kann er direkt aus dem LV heraus die Artikel in die Bedarfsmeldung übernehmen und elektronisch ans Büro weitermelden. Die Weiterverarbeitung im Büro erfolgt dann nahtlos und der Monteur erhält automatisch entsprechende Rückmeldung zu seinen Bedarfsanforderungen.
Zeitersparnis / Woche:
5 Stunden
KWP bnApp Archiv
Alle PDF-Dateien / Fotos und Aktivitäten mobil auf der Baustelle dabei
Angebotsphase:
Einfachere Angebotsbesprechung dank der Archiv-App
Bevor Sie ein Angebot erstellen, vereinbaren Sie beim Kunden einen Termin und schauen sich die Baustelle an (LVs ausgenommen). Diese Datenaufnahme lösen Sie mit der Archiv-App bereits digital. Am Tablet machen Sie Fotos und dokumentieren darauf die notwendigen Arbeiten. Vor Ort fügen Sie Bilder zum Archiv hinzu. Sie machen sich Notizen in Form von Aktivitäten und arbeiten Ihre Checklisten-Punkte ab. Alles, was Sie vor Ort an Daten erfassen, landet baustellenbezogen und somit auch kundenspezifisch strukturiert direkt im KWP-Archiv – Ohne Medienbruch, ohne Papier und vor allem ohne zeitraubende Doppelerfassung.
Auftragsphase:
Digitale Baustellen-Dokumentation per Archiv-App
Auf der Baustelle kommt in der Regel der Baustellenordner zum Einsatz. Dieser wird nicht selten mit allem, was vorhanden ist, vollgepackt. Checklisten aus irgendwelchen Arbeitskreisen, Angebote, Beschreibungen, etc. und jeder wundert sich, warum die Monteure diese Flut an Informationen nicht lesen. Dabei reicht es doch, dem Monteur die technische Möglichkeit, auf alle diese Informationen zugreifen zu können, einzuräumen – über die Archiv-App. Damit hat er Einblick auf die Fotonotizen aus der Baustellenbesichtigung. Er kann kritische Punkte erkennen. Egal ob die Dokumentation vom Büro oder von der Baustelle aus ergänzt oder aktualisiert wird, durch die automatische Synchronisation verfügen alle über denselben Datenbestand.
Exakte Restarbeiten-Verwaltung in der Archiv-App
Geht die Baustelle zu Ende, entscheiden nicht selten Kleinigkeiten über den Eindruck der gesamten Arbeit beim Endkunden. Entscheidend ist auch, wie mit den Restarbeiten umgegangen wird. Mit der Archiv-App werden diese per Fotodokumentation aufgenommen, terminiert und gleich an den zuständigen Kollegen weiterdelegiert. Dank dem mobilen Archiv entgeht Ihnen nicht die geringste Kleinigkeit. Fragt der Kunde beispielsweise nach dem Stand der offenen Restarbeiten, haben Sie diese bereits geplant und müssen nicht improvisieren. Die Archiv-App und der EDi in kwp-bnWin.net sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Die Restarbeiten-Verwaltung reduziert somit Ihre bisherige Improvisationszeit erheblich.
Zeitersparnis / Woche:
4 Stunden
KWPBOX
E-Mails auch mobil archivieren und dokumentieren
Die KWPBOX schließt Ihre „mobile Lücke“. Mehr und mehr Aufgaben und Arbeiten werden unterwegs mit dem Smartphone erledigt: Schnell ein paar Fotos machen, per E-Mail Anfragen beantworten oder mit einer Bemaßungs-App eine Skizze vom neuen Bad erstellen. Das ist einfach und spart Zeit. Jedoch fehlen die Dokumentation, die Wiedervorlage und das Zusammenspiel mit dem Team im Büro.
Fügen Sie einfach in Ihrem Email-Verkehr die KWPBOX Adresse als CC ein und nennen Sie im Betreff der E-Mail ein Schlagwort, wie z.B. die Projektnummer, das Kundenkürzel oder die Regieauftragsnummer. Ihre KWPBOX erledigt den Rest. Der Mailverkehr wird automatisch im Archivsystem Ihrer KWP-Software aufgezeichnet und steht Ihnen und Ihrem Team im Büro zur Verfügung. Nur wenige Sekunden nach dem Versand können Sie auch per Smartphone auf die erzeugte Aktivität und deren Anlagen zugreifen und weiterdelegieren.
Nutzen Sie auch in Ihrem Unternehmen ein einheitliches, gemeinsames Informationssystem: das KWP Aktivitäten-Management.
Mit der KWPBOX machen Sie aus den verschiedensten Quellen, wie E-Mails, Notizen, Skizzen und Sprachnachrichten schnell und einfach eine Aktivität. Durch die Lizenzierung der kwp-bnWin.app oder auch der kwp-bnBaumappe.app steht Ihnen automatisch auch die KWPBOX Funktionalität zur Verfügung.
Zeitersparnis / Woche:
10 Stunden
KWP bnApp Zeiterfassung
Stundenzettel ade, Zeiterfassung der Monteure per Handy
Auftragsphase:
Mobile Arbeitszeiterfassung mit der Zeiterfassungs-App
Nicht nur das herkömmliche Aufmaß alle zwei Monate oder am Baustellenende gehört aufgrund der zeitlichen Streckung und Doppelerfassung im Büro zu den größten Zeitfressern. Auch die einfache Arbeitszeiterfassung ist nicht selten mehr als redundant und somit extrem zeitaufwendig. Mit der Zeiterfassungs-App ist jeder Monteur, vom Azubi bis zum Obermonteur, in der Lage, mit seinem Smartphone seine Arbeitszeit mobil zu erfassen oder zu stoppen. Diese Daten gibt er dann analog zum „alten Wochenbericht“ per Sync-Taste im Büro ab. Dort werden die Daten ohne Medienbruch weiterverarbeitet; und zwar tagesaktuell. Wie viel Zeit verbrennt Ihr Büro-Team bislang täglich damit, den Monteuren nachzulaufen, die Wochenzettel einzusammeln, zu prüfen, zu erfassen und für das Lohnbüro aufzubereiten? Über einen wöchentlichen Report generieren Sie ganz einfach den „Kontoauszug“ für Ihre Monteure
Zeitersparnis / Woche:
4 Stunden
Aktivitäten
Aufgaben dokumentieren, delegieren und informieren
Mit dem Modul AKTIVITÄTEN-MANAGEMENT können Sie eigene Aktivitäten frei definieren. Diese Aktivitäten oder Aufgaben werden Adressen, Projekten, Regie- oder Wartungsaufträgen zugeordnet. Die anfallenden Aufgaben überwachen Sie selbst, delegieren diese an den zuständigen Kollegen weiter oder informieren Ihr Team darüber. Ist eine erstelle Aktivität erst zu einem späteren Zeitpunkt wieder für Sie von Bedeutung, können Sie sich diese bequem zu einem Datum in der Zukunft auf Wiedervorlage legen.
Wir zeigen Ihnen und Ihren Mitarbeitern gerne die Möglichkeiten, die Ihnen das Modul bietet – besuchen Sie einfach eine unserer Schulungen.
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Zeitersparnis / Woche:
2 Stunden
Zahlungseingänge AR
Zahlungseingänge aus dem Kontoauszug einlesen (MT940)
MT940 (MT=Message Type) ist der SWIFT-Standard (Banking Communication Standard) zur elektronischen Übermittlung von Kontoauszug-Daten. Bei verschiedenen Online-Banking-Programmen wird MT940 als Schnittstelle zu anderen Programmen verwendet (z. B. für die Buchhaltung), mit denen die Kontoauszug-Daten weiter verarbeitet werden.
Über dieses Verfahren können Sie auch die Kontoauszüge aus Ihrem Bankprogramm z. B. SFirm oder VR-NetWorld exportieren und gegen Ihr Ausgangsrechnungs-Journal prüfen. Die Zahlungseingänge im Rechnungsjournal werden darüber automatisch vom Kontoauszug gesetzt. Sparen Sie sich täglich 10 bis 30 Minuten um die Zahlungseingänge manuell zwischen Kontoauszug und Journal abzugleichen.
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Zeitersparnis / Woche:
2 Stunden
DATEV Buchungsdatenservice
Ausgangs- und Eingangsrechnungen elektronisch für das Steuerbüro
Digitalisieren Sie die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater
Viele Betriebe haben die Buchhaltung beim Steuerberater. Das spart Zeit und meist auch Geld, denn der „Spezialist“ erledigt die notwendigen Buchhaltungsarbeiten schneller und auch rechtskonform, so wie es das Finanzamt vorsieht.
Allerdings bleibt es nicht aus, den Steuerberater mit Informationen wie zu Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen zu versorgen. Dies erfolgt meist noch in Papierform. Dazu müssen alle Rechnungen kopiert, gesammelt, sortiert und abgeheftet werden. Diese Ordner gehen dann am Monatsende zum Steuerbüro. KWP und DATEV zeigen mit dem Buchungsdatenservice wie es einfacher geht …
Zeitersparnis / Woche:
8 Stunden
Mobiler Monteur
Kundendienst-Aufträge ohne Papier
Mit dem komplett unabhängigen, über das Internet gesteuerte System des Mobilen Monteurs werden Ihre Monteure auf der Baustelle vom Einsatzleiter mit den erforderlichen Informationen zu ihrem jeweiligen Service-Auftrag versorgt. Jeder Monteur kann so selbst auf relevante Daten zu seinem Auftrag zugreifen. Benötigt er vor Ort daten zu bestimmten Artikeln, entfallen lästige Rückfragen im Büro, denn er kann über den Zugriff auf Großhandelslisten selbst alle Materialdaten einholen.
Der Monteur kann beim ersten Ortstermin oder nach einem erledigten Auftrag sofort seinen Materialaufwand inkl. der Arbeitszeit via Internet direkt in die kwp-bnWin.net-Software in das Büro zurücksenden.
Alle Beteiligten sind so zeitnah über alle Vorgänge auf der Baustelle informiert. Alles, was geleistet und verbraucht wurde, ist sofort dokumentiert und steht zur Weiterverarbeitung bereit.
Lassen Sie Ihre Monteure oder Ihr Büropersonal in der Schulung „Mobiler Monteur“ teilnehmen.
Oder erfahren Sie vorab mehr zum Produkt Mobiler Monteur / Mobiles Büro.
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Zeitersparnis / Woche:
12 Stunden
ZUGFeRD
Eingangsrechnungen automatisch abholen, prüfen, buchen und archivieren
Was ist ZUGFeRD?
Unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) ist ein allgemeines elektronisches Rechnungsformat zu verstehen, das den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht. Das ZUGFeRD-Format kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden. Das ZUGFeRD-Format kombiniert die ursprüngliche PDF-Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Format erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten wie Rechnungsbetrag, -nummer, etc. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen.
Wie funktioniert die ZUGFeRD eRechnungskontrolle?
Sie erhalten Ihre Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Das ist auf den ersten Blick eine Rechnung als PDFDatei. Über einen „Rundruf“ holen Sie Ihre ZUGFeRD-Rechnungen bei den Lieferanten ab. Ähnlich des Kontoauszug-Rundrufs Ihres Bankprogramms. Die abgeholten Eingangsrechnungen protokolliert der eRechnungsimport Ihrer Software kwp-bnWin.net oder Vaillant winSOFT und stellt diese dar.
Im nächsten Schritt prüft die ZUGFeRD eRechnungskontrolle jede einzelne Rechnung auf eine gültige Bestell-Nummer hin. Wird eine passende Bestellung gefunden, so werden die Bestellpreise mit den Rechnungspreisen abgeglichen und kontrolliert. Über ein Ampelsystem behält der Anwender den Überblick und kann auch steuernd eingreifen.
Die geprüften Rechnungsdaten können dann einfach ins Eingangsrechnungsbuch und in das elektronische Dokumentenarchiv abgelegt werden.
Von dort aus steht der beleglosen Weitergabe an Ihr Bankprogramm oder Ihrer Finanzbuchhaltung nichts mehr im Wege.
Lesen Sie auch die in einer Auswahl an Fachzeitschriften bereits veröffentlichten Presseartikel zu diesem Thema:
Si Information: Digitalisierung im Handwerk – Neues KWP-Modul ZUGFeRD eRechnungskontrolle
elektrobörse smarthouse: Sonepar – „ZUGFeRD“ vereinfacht das Rechnungswesen
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Zeitersparnis / Woche:
4 Stunden
EDi
Angebotsphase: EDi – Ihr Mann für Unvergessliches bei der Nachverfolgung von Angeboten
Ist das Angebot fertig und mit dem Kunden besprochen (oder per Systempreisliste gleich vor Ort beim Kunden erstellt), erinnert ein KWP-EDi in Form einer Aktivität daran, vom Kunden eine Entscheidung abzuverlangen. Gerne auch automatisiert per Nachfass-E-Mail. Wenn der Kunde immer noch unentschlossen ist, sollte darauf reagiert und das Bauvorhaben nicht mehr aktiv weiterverfolgt werden. Denn der wachsende Stapel an unentschiedlichen Angeboten stellt eine Belastung dar. Mit welchem Nutzen? Der Stapel hat schnell eine Größe erreicht, ab der er nicht mehr aktiv nachtelefoniert werden kann. Also warum nicht gleich die Nachfass-Aktivität nach der zweiten Nachfrage beim Kunden auf erledigt setzen?
Auftragsphase: Automatisierte Aufgabenverteilung durch den KWP-Erinnerungsdienst EDi
Entscheidet sich der Kunde für das erstellte Angebot, greifen auch hier immer bestimmte Automatismen – kurz: der KWP-EDi – ein. Diese Automatismen sind bestimmte Standards, die von unterschiedlichen Personen im Team abgearbeitet werden müssen: Buchhaltung stelle Abschlagsrechnung, Bauleiter terminiere die Montage, Lager prüfe Materialbedarf, etc. Alles Punkte, die heute auch vorkommen. Aber meist aus Erfahrung und nicht strukturiert. Daher wird auch gerne mal ein Punkt übersehen oder letzten Endes unter Zeitdruck improvisiert.
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Zeitersparnis / Woche:
2 Stunden
ER-Buch
Eingangsrechnungen digital verarbeiten
Mit dem Tool EINGANGSRECHNUNGSBUCH können Sie nicht nur Lieferantenbelege kosten- und zeitsparend verwalten, sondern auch zentral, zeitnah und papierlos Ihre Lieferantenbeziehungen aufzeichnen.
Sie haben jederzeit den Überblick und sparen auch Geld. Denn Ihr Steuerberater, der die eigentliche Finanzbuchführung durchführt, benötigt durch Ihre Vor-Erfassung viel weniger Zeit.
Über die Zuordnung zu Projekten und Bestellungen können Sie Ihre Eingangsrechnungen schnell und bequem wiederfinden. So schaffen Sie Transparenz, auch bei größeren Baustellen.
Gerne bieten wir Ihnen auch zu diesem Thema eine Schulung „Eingangsrechnungsbuch“ an.
Zeitersparnis / Woche:
13 Stunden
Mobiler Monteur Aufmaß
Mobiles Aufmaß auf der Baustelle
Auftragsphase: Tagesaktuelle Aufmaße durch den Mobilen Monteur
Durch mobil erfasste Aufmaße lässt sich der Leistungsstand auf der Baustelle sowohl für den Projektleiter im Büro, als auch für das Montage-Team auf der Baustelle leicht ablesen. Aufmaße werden genauer, weil der Monteur weiß, was er verbaut hat. Zeitlich rücken Aufmaße näher zusammen: wöchentlich oder sogar täglich. Durch diese überschaubaren Aufmaße sowie kurzen Abstände zwischen den Aufmaßen lassen sich Nachträge schon auf der Baustelle schnell und einfach erkennen. Fehler werden eliminiert. Doppelerfassungen und Rückfragen aus dem Büro entfallen komplett. Per Fotodokumentation lässt sich das Tages- oder Wochenaufmaß auch ohne großen Aufwand ergänzen.
Zeitersparnis / Woche:
1 Stunde
IDS / OCI
Direkt online beim Großhändler bestellen
Verbinden Sie Ihre Handwerker-Software mit dem Shop-System der Großhändler
IDS Connect ist ein Standard in der Elektro- und SHK-Branche um Ihre KWP-Handwerkersoftware direkt mit dem Großhandel zu verbinden. In Ihrem KWP steht diese Funktion an allen Stellen mit Artikelauswahl zur Verfügung. D.h. Sie können während der Angebotserstellung bereits online die Verfügbarkeit beim Lieferanten prüfen.
Bestellungen können sowohl aus dem Angebot in den Großhandels-Warenkorb hochgeladen werden, als auch in umgekehrter Richtung: Über eine leere Bestellung öffnen Sie den Großhandels-Webshop. Die Anmeldung dazu erfolgt automatisch im Hintergrund. Nun bestellen Sie wie gewohnt im Webshop Ihres Lieferanten. Nach Absenden der Webshop-Bestellung werden die Artikel und Preise automatisch in Ihre KWP-Bestellung übernommen.
Somit bleiben Sie in Ihrem Prozess. Alle Bestellungen landen objektbezogen in Ihrer Handwerker-Software. Lieferscheine verbuchen und die Rechnungskontrolle (ggf. automatisiert über ZUGFeRD) basieren auf den Bestellinformationen. Die Begleitkalkulation der Baustelle ist gegeben. Diese Vorgehensweise erhöht auch die Transparenz: Was wurde wann bei wem bestellt? Ist die Ware schon geliefert?
Die Funktionsweise bringen wir Ihnen gerne im Rahmen einer Schulung „Ablaufoptimierung mit Schnittstellen OCI / IDS / UGS / Excel“ näher.
Zeitersparnis / Woche:
4 Stunden
E-Journal
Rechnungen elektronisch versenden
Elektronischer Versand von Ausgangsrechnung per E-Mail
Mit dem E-Journal in kwp-bnWin.net und auch Vaillant winSOFT versenden Sie Ausgangsrechnungen elektronisch. Der klassische Weg dazu ist die Rechnung per E-Mail-Anlage zu übertragen.
Bereits in der Adressverwaltung können Sie beim Kunden definieren, ob dieser seine Rechnung elektronisch per E-Mail zugestellt haben möchte. Und auch in welcher Form? Hier stehen maschinenlesbare Formate wie ZUGFERD oder auch XRechnung (öffentliche Auftraggeber) zur Verfügung.
Beim Rechnungsdruck werden Sie entsprechend auf den Zustell-Weg hingewiesen und das Programm legt automatisch die Rechnung im gewünschten Format im „Post-Ausgangskorb“ (=E-Journal) ab.
Am Ende des Tages reicht ein Klick, um den „Post-Ausgangskorb“ zu leeren und die dort gesammelten Rechnungen zu versenden.
Unser Orga-Tipp für Sie: Zeit sparen und CO² reduzieren mit elektronischem Rechnungsversand
„Mischen is possible“. Auch wenn Ihr Kunde keine elektronische Rechnung wünscht, können Sie Ihren Prozess digitalisieren – über die EMAILBRIEF-Schnittstelle:
Ausgangsrechnungen und Mahnungen: Versand per Mausklick (via EMAILBRIEF)
Unabhängig von einem Regie- oder Projektvorgang bietet auch der Rechnungs- und Mahnungsdruck Einsparpotential. Über die EMAILBRIEF-Funktion in kwp-bnWin.net werden Ausgangsrechnungen und Mahnungen nicht mehr an den Drucker ausgegeben, manuell kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht. Die Rechnungsbelege können statt dem Ausdruck direkt in den EMAILBRIEF-Ausgangskorb Ihres Unternehmens abgelegt werden. Die Archivierung erfolgt selbstverständlich automatisch im Hintergrund. Der Ausgangskorb wird dann einmal pro Tag freigegeben und in das EMAILBRIEF-Briefzentrum übertragen. Dort erfolgen Druck und Versand voll automatisch. Sie sparen nicht nur Arbeitszeit, sondern auch die Kosten für Papier, Druck und Frankieren.
Die EMAILBRIEF GmbH und die KWP Informationssysteme GmbH haben eine Kooperationsvereinbarung unterzeichnet. Für die Kunden der KWP Informationssysteme GmbH besteht damit die Möglichkeit, einfach und kostenoptimiert Briefe, Rechnungen und Mahnungen direkt aus der Software kwp-bnWin.net zu versenden. Dazu hat die KWP Informationssysteme GmbH eine Schnittstelle im kwp-bnWin.net integriert, welche an die EMAILBRIEF-Infrastruktur anknüpft. Dadurch ergeben sich gleich mehrere Vorteile für den Anwender:
– Die Verschlankung der Verarbeitungsprozesse bringt wertvolle Zeit- und Kostenvorteile.
– Die Versandprozesse werden durch die einfache Handhabung eines digitalen Kommunikationskanals über kwp-bnWin.net optimiert.
– Die Produktionsprozesse werden optimiert und auch wesentliche Preisvorteile erzielt.
Die Umsetzung der Lösung erfolgte in enger Zusammenarbeit beider Partner. Dadurch konnte eine Lösung entwickelt werden, die die hohen Anforderungen der Kunden der KWP Informationssysteme GmbH an die Abwicklung digitaler Prozesse (sicher und automatisiert) erfüllt, ohne dass sich der Kunde und somit seine Mitarbeiter, zukünftig um den eigentlichen Postversand kümmern müssen.
Hier können Sie sich für die Nutzung von EMAILBRIEF registrieren.
Berichte zum Thema:
Zeitersparnis / Woche:
1 Stunde
KWP bnApp
Dokumente, Adressen, Termine und Aktivitäten mobil dabei
Mit der KWP bnApp haben Sie Zugriff auf Ihr Archiv, Ihren Kalender, Ihre Aktivitäten und Ihre Adressen.
Die App informiert Sie per Push-Notification über neue und geänderte Aktivitäten am Handy.
Zeitersparnis / Woche:
2 Stunden
Routenoptimierung
Zeit- und Wege-optimierte Terminvorschläge auf Knopfdruck
Modul WARTUNGSWESEN: (Routen-)Optimierte Terminvorschläge auf Knopfdruck – mit dem Routenoptimierungs-Modul von KWP
Doch nicht nur im Projektgeschäft, sondern auch im Kundendienst lässt sich mit einer guten Organisation und den dafür ausgelegten Software-Werkzeugen des „Handwerker-Betriebssystems“ der KWP Informationssysteme GmbH einiges an Zeit sparen. Nehmen wir als Beispiel die monatlich wiederkehrenden Wartungen. Wie viel Zeit investieren Sie, um Ihren Kunden jeden Monat hinterher zu telefonieren, sie zurückzurufen und dann einen für den Kunden optimalen Termin zu vereinbaren?
Dabei geht es auch einfacher: Mit dem neuen Routenoptimierungs-Modul errechnet KWP in wenigen Minuten die optimierten Terminvorschläge für Ihre Wartungen. Auf Knopfdruck erzeugen Sie Wartungs-Postkarten oder Informationsschreiben inkl. Terminvorschlag für Ihre Kunden. Was wird passieren? Über 80% der Kunden werden den Terminvorschlag akzeptieren und sich danach richten. Einige werden sich melden, um telefonisch einen anderen Termin zu vereinbaren. Nur ganz wenige werden zum vorgeschlagenen Termin nicht anwesend sein. Was aber kein größeres Problem darstellt, da aufgrund der optimierten Route der Folgetermin für den Monteur in unmittelbarer Nähe ist. Der Zeitaufwand für die Terminierung wird somit auf ein Minimum reduziert.
Zeitersparnis / Woche:
5 Stunden
Archiv
PDF-Dateien / Fotos baustellenbezogen ablegen
E-Mails, Faxe, Planzeichnungen, eingescannte Dokumente oder technische Berechnungen, etc. werden einem Projekt, einer Adresse oder einer Wartungsanlage zugeordnet. Ein Abruf ist beliebig über die Adresse, den Vorgang und auch über die freie Suche möglich. Die selbst erstellten Belege wie z. B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Mahnungen werden optional per OCR-Erkennung auch mit dem Dokumenteninhalt verknüpft. In Word oder Excel erstellte Fremdbelege können ebenfalls durch OCR per Schlagwort gesucht und gefunden werden.
Über Dokumentenscanner und dem Barcode-OCR-Dienst können Fremddokumente automatisch eingescannt und zugeordnet werden. Sind die gescannten Dokumente mit einem Barcode versehen, ordnet das Programm die Dokumente innerhalb der KWP-Archivierung automatisch den Vorgängen zu. Das spart Zeit.
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Zeitersparnis / Woche:
1 Stunde
Termin-Sync
Jeder Monteur hat Termine am Smartphone
Die Zeit der Papier-Kalender ist definitiv vorbei. Die Mehrheit organisiert sich über digitale Kalender. Mit der KWP Termin-Sync können Sie Ihre digitalen Kalender miteinander verbinden. Für die Monteure werden im Büro Termine disponiert – egal ob für den Kundendienst oder die Baustelle. In der Monteursteuerung sind diese Termine hinterlegt. Über einen Synchronisations-Dienst an Ihrem Server können Sie diese Termine nun mit Office365 oder einem Google-Konto austauschen. D.h. es wird in regelmäßigen Abständen geprüft, ob neu Termine hinzugekommen sind bzw. sich bestehende Termine geändert haben. Genau diese werden dann mit dem hinterlegten Konto ausgetauscht. Wird nun ein Termin eingetragen, so ist diese in kürzester Zeit auch beispielsweise in Outlook oder einem verbundenen Mobiltelefon oder Tablet zu sehen. Auch umgekehrt: Wird mobil ein Termin erfasst, so wird auch diese in Ihrem KWP Benutzerkalender bzw. der Monteursteuerung dargestellt.
So haben auch Ihre Monteure stets Einblick in Terminplanung. Auch von unterwegs!
Zeitersparnis / Woche:
2 Stunden bzw. 8 Stunden
Unternehmensampel / Projektampel
Zustand des Unternehmens / der Baustelle grafisch darstellen
Reporting Server: Transparente Darstellung des Zustands Ihres Unternehmens
Im Handwerksbetrieb wird im Team gleichzeitig an verschiedenen Baustellen gearbeitet. Dabei ist es entscheidend, stets den Überblick zu behalten. Nicht nur über den aktuellen Umsatz, die Auftragslage oder die Anzahl der „eingegangenen“ Aufträge. Auch weitere Kennzahlen spiegeln den Zustand eines Unternehmens wieder: Wie viele Bestellungen sind „überfällig“? Welche Montageaufträge sind noch bei welchem Monteur und wie lange schon? Wie hoch ist die Anzahl der abzurechnenden Montageaufträge?
Die KWP Reporting-Möglichkeiten ermitteln diese und alle weiteren gewünschten Informationen automatisch auch Ihrer Datenbank und stellen Sie grafisch dar. Entweder in Form einer E-Mail, die Sie täglich abends um 18 Uhr erhalten. Oder es werden auf einem großen Monitor die Kennzahlen als Art „Ampel“ dargestellt.
Dies schafft Transparenz für alle im Team und hilft, Fehler oder Fehlentwicklungen zu vermeiden.
Projektampel: Transparente Darstellung Ihrer laufenden Projekte
Bestimmte Baustellen und Projekte lassen sich klar in Teil-Bereiche und Teil-Aufgaben strukturieren. So sind z.B. die notwendigen Schritte bei einem „Kesseltausch“-Projekt immer wieder dieselben: Erstellung AB und erste AZ, Termin für Baustellenbesichtigung vereinbaren, Hydraulikschema erstellen, Kaminkehrer informieren, Isolierer beauftragen, etc.
Diese Schritte können im Aktivitäten-Management definiert und auch gleich den verantwortlichen Kollegen zugeteilt werden. So wird jeder vom System automatisch informiert, wann er was zu tun hat.
Die Projektampel fasst alle diese Teilschritte grafisch in eine Übersicht pro Baustelle zusammen und lässt somit rechtzeitig erkennen, welche ToDos bei wem noch offen sind.
Häufige Fragen zur Digitalisierung im Handwerk
Was bedeutet die Digitalisierung des Handwerks?
Die Digitalisierung des Handwerks soll in erster Linie analoge Prozesse in automatisierte Vorgänge umwandeln. Dabei kommen computergestützte Technologien zum Einsatz, die die Arbeitsprozesse effizienter und einfacher gestalten. Das kann in Form einer Handwerkersoftware und / oder automatisierter Verfahren in der Fertigung oder Lagerorganisation geschehen. Mit der Digitalisierung der Handwerksbetriebe werden weder Menschen noch ihre Fachkenntnis ersetzt. Viel mehr ergänzen digitalisierte Prozesse und das Handwerk sich gegenseitig.
Welche Vorteile hat die digitale Transformation für einen Handwerksbetrieb?
Durch die Optimierung der Arbeitsabläufe sparen Sie wertvolle Zeit und Kosten. Zudem steigt die Effektivität Ihrer Mitarbeiter, was sich positiv auf die Erfolgsbilanz auswirkt. Selbst wenn Ihr Unternehmen nur zum Teil auf digitalisierte Verfahren zurückgreift, sind Sie auf dem Markt besser aufgestellt als ein Betrieb ohne Digitalisierung. Es spielt keine Rolle mehr, ob Ihre Mitarbeiter im Büro oder aus dem Homeoffice arbeiten.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Um eine Handwerkersoftware erfolgreich zu etablieren, müssen die Mitarbeiter in erster Linie offen für das neue System sein. Aber auch Sie als Chef des Unternehmens sind gefragt. Denn Sie sind dafür verantwortlich, dass Ihre Angestellten Schulungen erhalten, um schrittweise die Funktionen der Handwerkersoftware kennenzulernen. Dies beinhaltet auch, etwaigen Problemen und Fragen unvoreingenommen gegenüberzustehen.
Welche Fördermöglichkeiten gibt es?
Den Schritt der digitalen Transformation müssen Sie nicht allein gehen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz bietet Beratungen zur Thematik an und vergibt finanzielle Zuschüsse, mit denen der Digitalisierungsprozess in kleinen und mittleren Unternehmen vorangetrieben werden soll.