Analoge Handwerkerleistungen, digitale Prozesse:
Mehr Produktivität durch Vernetzung der Arbeitsschritte

Ein Anwenderbericht von Andreas Wuchterl, Geschäftsführer der Wuchterl Schlosserei-Heizung Installations GmbH

Auch im Handwerk hat die Digitalisierung längst Fuß gefasst, verspricht sie doch gerade kleinen Betrieben die Chance, schneller und effizienter zu werden. Auch ein familiengeführter Meisterbetrieb für Heizung, Installation und Sanitär setzt konsequent auf digitale Prozesse und profitiert seit Einsatz einer innovativen Software, von einer Reduzierung der Arbeitsschritte, leicht zugänglichen Informationen und Daten, die sofort am richtigen Ablageort sind. Die KWPBOX führt sämtliche kunden- und auftragsbezogenen Informationen automatisch in einem digitalen Dokumentenmanagement-System zusammen, egal ob diese am stationären Büro-Rechner oder unterwegs via Tablet erfasst werden.

In Sachen Digitalisierung liegt das Handwerk mit einem Digitalisierungsindex von 56 Punkten leicht über dem Branchendurchschnitt, der bei 54 Punkten liegt, so die aktuellen Ergebnisse der von techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom durchgeführten Studie [1] unter 2000 kleinen und mittelständischen Unternehmen verschiedener Branchen.

[1] https://www.digitalisierungsindex.de/studie/

Die 1972 gegründete Wuchterl Schlosserei-Heizung Installations GmbH mit Sitz im oberbayerischen Eiselfing ist ein in zweiter Generation geführter Familienbetrieb. Der Meisterbetrieb für Heizung, Installation und Sanitär beschäftigt aktuell fünf Mitarbeiter.

Bei der Wuchterl Schlosserei-Heizung Installations GmbH versteht man unter Digitalisierung folgendes: Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Händlern sowie Einkauf und Rechnungswesen miteinander zu vernetzen. Der oberbayerische Meisterbetrieb für Heizung, Installation und Sanitär hat in den vergangenen Jahren seine Geschäftsprozesse (nahezu) vollständig digital vernetzt. Als Basis dafür nutzt der Betrieb die Software kwp-bnWin.net.

Die Anwendung der KWP Informationssysteme GmbH zählt zu den führenden kaufmännischen Handwerkersoftware-Lösungen. „Ich habe KWP auf der Meisterschule kennengelernt. Schon seinerzeit erschienen mir Funktionsumfang und Arbeitsfluss in KWP logischer als in vergleichbaren Produkten anderer Anbieter“, erinnert sich Andreas Wuchterl, Geschäftsführer der Wuchterl Schlosserei-Heizung Installations GmbH. „Überzeugend war das Gesamtpaket: das Tool schafft es, den Handwerker zu unterstützen, indem es die notwendigen Informationen an der richtigen Stelle zur richtigen Zeit bündelt.“ 2001 stellte der Betrieb auf die Software-Lösung von KWP um.

Die Anwendung zentralisiert alle Daten in einer einzigen Datenbank, jedes einmal erfasste Dokument ist für jeden zugänglich, der es braucht. Fehler, parallel geführte Excel-Tabellen und Doppelerfassungen werden so vermieden.

Höhere Kundenfreundlichkeit durch effektivere Abläufe

Den Digitalisierungs-Turbo legte der Meisterbetrieb Ende 2017 mit Einsatz der KWPBOX ein. Die KWPBOX bietet, abgestimmt auf die Software kwp-bnWin.net, eine Allround-Schnittstelle zum digitalen Dokumentenmanagement-System der Handwerkersoftware. Sämtliche Daten, egal ob im Büro erfasst oder über das Tablet, werden durch die KWPBOX zusammengeführt, alle fünf Mitarbeiter können auf denselben Datenpool zugreifen, von überall her. Die Daten werden dabei sicher auf dem eigenen lokalen Server gespeichert und nicht in einer „anonymen“, nicht greifbaren, Cloud.

„Die KWPBOX hilft uns enorm, Informationen für alle sofort verfügbar zu machen“, sagt Wuchterl. „Es wird alles sofort an der richtigen Stelle, also unter dem entsprechenden Kundennamen bzw. der Auftragsnummer automatisch archiviert und verschlagwortet. Haben wir vorher bestimmt drei bis vier Stunden die Woche nur für das Suchen nach Informationen in Mailprogrammen, in der Ablage oder beim Abklären mit Kollegen verloren, kann heute jeder sofort in wenigen Klicks die gewünschten Daten finden.“

Ruft also ein Kunde an und braucht beispielsweise ein Ersatzteil für den WC-Baukasten, fragen Herr Wuchterl und seine Mitarbeiter per E-Mail beim Hersteller an. Wenn dieser für die Bearbeitung der Anfrage länger braucht, so dass der Kunde schon nachfragt, wo denn sein Ersatzteil bleibe, so kann jeder unter Anklicken des Kundennamens / der Auftragsnummer sofort sehen, wie der Bearbeitungsstand ist und dem Kunden Auskunft geben.

Damit alle Daten in dem Tool zusammengeführt werden, muss einfach nur beim Schreiben der E-Mail – in diesem Fall – an den Ersatzteil-Hersteller die KWPBOX mit der Aktivitätennummer in CC gesetzt werden. Hierzu erhält jeder der Anwender eine personalisierte KWPBOX E-Mail-Adresse, mit der er vom Bürorechner oder von Tablet oder Smartphone aus Informationen in den zentralen Datenpool weiterleitet. Die E-Mail wird vollautomatisch im Hintergrund im lokalen Archivsystem auf dem Unternehmens-Server als Aktivität mit allen Informationen sowie der kompletten PDF-Dokumentation archiviert und mit einem Schlagwort versehen. Die Software setzt die Jobs automatisch auf Wiedervorlage.

Weniger Arbeitsschritte

Ein großer Effizienzgewinn ist für den Heizungs- und Installationsmeister zudem das nahtlose Arbeiten mit den vor Ort beim Kunden erhobenen Daten, die über die Anbindung an die KWPBOX nach dem selben Prinzip vollautomatisch an der richtigen Stelle im betriebseigenen Dokumentenmanagement-System landen.

„Ich bin digital mit meinem iPad unterwegs und während das vorher ein mehrstufiger Prozess war, bis die Daten von meinem Tablet über die Cloud endlich in unserem Ablagesystem gelandet sind, geht das mit der KWPBOX in einem Rutsch“, erklärt Wuchterl. „Ich muss lediglich die Dokumente per E-Mail unter Angabe der Projekt- / Auftragsnummer mit der Lösung verknüpfen und sofort wird alles im entsprechenden Projektordner archiviert.“

Der Heizungs- und Installationsmeister ist dementsprechend sehr zufrieden, sowohl mit dem Tool als auch mit dem Lösungsbieter. Die Zusammenarbeit beschreibt er als hervorragend, den Support als gut erreichbar, sowie kompetent und Kundenwünsche werden schnell umgesetzt. „Ich hatte mit dem Geschäftsführer der KWP Informationssysteme Stephan Rixinger darüber gesprochen, dass es so aufwendig ist, die Daten vom meinem iPad nach KWP zu exportieren und wenige Monate später haben sie die Lösung meines Problems in Form der KWPBOX präsentiert“, freut sich Wuchterl über den damit verbundenen Wettbewerbsvorteil, dem ihm seine digitalen Prozesse bringen. Denn das weiß er genau: Hinter dem Erfolg eines Handwerksbetriebs steckt mittlerweile mitnichten nur handwerkliches Geschick, sondern zunehmend auch eine digitale Vernetzung der Geschäftsprozesse, die ein effizienteres Vorgehen und ein kundenfreundlicheres Arbeiten ermöglichen.

Auch Sie möchten die Vorteile der KWPBOX nutzen? – Weitere Infos haben wir hier für Sie zusammengestellt.