Der Mobile Monteur im Kundendienst
Endlich weniger Schreibaufwand – für Kundendienst und Büro
Ihre Monteure im Kundendienst haben eine Vielzahl an Aufgaben zu erledigen, aber auch die ungeliebte Schreibarbeit der Aufträge gehört zum Alltag. Damit diese jedoch nicht die eigentliche Arbeit Ihres Monteurs beeinträchtigt und der Schreibaufwand auf ein Minimum reduziert wird, haben wir den Mobilen Monteur – das Schreib-Werkzeug für Kundendienst- und Baustellen-Monteure – erschaffen.
Wie der Mobile Monteur im Kundendienstbereich Anwendung findet und die tägliche Arbeit erleichtert, möchten wir uns heute näher ansehen.
Mobile Erfassung Ihrer Kundendienstaufträge
Bereits bei der Besichtigung von möglichen Aufträgen kommt der Mobile Monteur zum Einsatz: Der Chef erfasst mobil einen „MobAuftrag“ mit Material und Dokumentation, den er dann an einen anderen „MobMonteur“ zur Erledigung weiter delegieren oder zur Angebotserstellung zurück ans Büro übertragen kann.
Weiter geht`s mit der Einsatz-Planung im Büro: Durch eine gemeinsame, transparente und zentrale Terminplanung ist für jeden ersichtlich, wer sich gerade wo befindet und alle Ihre Kalender werden somit immer aktuell gehalten – egal, ob im Büro oder mobil. Auch die noch anstehenden Arbeitsaufträge können sich die Monteure in einer täglichen / wöchentlichen Übersicht darstellen lassen, Fix-Terminen sind sofort erkennbar.
Vor Ort beim Kunden haben die Monteure sowohl Zugriff auf das bestellte, auf das im Lager entnommene Material, als auch – ohne den Lageristen – einen direkten Zugriff auf das vorhandene Lagermaterial. Auch die Erfassung von Bedarfsartikel (Ersatzteil, was bestellt werden muss oder bereits bestellt ist) wird dem Monteur auf einfache Weise ermöglicht. Über Ihre hinterlegten Arbeitswerte erfolgt die Erfassung der Arbeitszeit Ihrer Monteure automatisch.
Die Dokumentation seiner Arbeiten ist mit den mobilen Lösungen von KWP auch mit Bildern möglich: Der Kundendienst-Monteur versendet diese entweder mit seinem Smartphone per KWPBOX ans Büro oder erstellt diese direkt mit dem Mobilen Monteur. Auch der Import von PDF- oder Bild-Dateien (z.B. für Messprotokolle) ist möglich.
Von unterwegs kann der Monteur auch Checklisten (freie Checklisten oder auch mitgesendete Checklisten vom Büro) bearbeiten. „Wer gibt, kann auch nehmen.“ – Nach diesem Motto sorgen die Monteure durch Ihre eigene Dokumentationsqualität (Änderung / Pflege von Anlagedaten, Seriennummern, Typen, Messdaten, etc.) für den Nutzen bei Folgeaufträgen. Je besser dokumentiert, desto hilfreicher sind diese Informationen beim nächsten Einsatz.
Aber das ist noch nicht alles – der Mobile Monteur kann auch spontan unterstützen:
Durch den Zugriff auf den gemeinsamen „Arbeitsvorrat oder auch Flex-Termine“ ist es Ihren Monteuren auch möglich, ihre „Wartezeit“ bei entstandenen Lücken selbständig zu füllen. Dies kommt vor allem dann vor, wenn Kunden trotz Termin nicht angetroffen wurden oder der Monteur schneller als geplant fertig wird. So wird die Arbeitszeit Ihrer Monteure optimal ausgenutzt und ein noch auf einen Termin wartender Kunde kann auch gleich spontan verarztet werden.
Und sollte unterwegs einmal ein Ersatzteil benötigt werden, kann der Monteur schnell überprüfen, ob es vorhanden ist und wer von den Kollegen das benötigte Ersatzteil eventuell im Auto hat. Dank Zugriff und Abfrage der Lagerbestände von Kollegen wird dem Kunden eine schnelle Reparatur ermöglicht und das Aushelfen Ihrer Monteure untereinander wird auch gleich begünstigt und die Teamfähigkeit gestärkt.
Weiterverarbeitung im Büro – ohne Medienbruch und ohne Papierflut
Doch nicht nur die Arbeit der Monteure wird durch den Mobilen Monteur erheblich erleichtert, auch für das Büro spart die Verwendung erheblich Zeit und damit Kosten: Durch die echte Erfassung der Daten können diese ohne Medienbruch gleich im Büro weiterverarbeitet werden:
Die Lagerentnahmen der Monteure aus dem KFZ-Lager werden gebucht. Die Arbeitszeiten landen im Auftrag und auch im Stundenkonto des Monteurs. Zudem stehen die vom Monteur erfassten Zeiten sowie das erfasste Material im Büro zur Abrechnung bereit.
Auch die getätigten Bedarfsmeldungen können vom Büro bestellt oder aus dem Lager kommissioniert werden, der Monteur kann den Status seines Bedarfs dabei jederzeit verfolgen und erspart sich somit Rückfragen bei den Kollegen.
Jede getätigte Dokumentation und alle bearbeiteten Checklisten werden automatisch archiviert und können gemeinsam mit der Rechnung (auch auf elektronischem Wege per E-Mail) versendet werden.
Die Auftragshistorie beim Kunden wird immer aktuell gehalten.
Nach Abschluss der Arbeiten des Kundendienstes werden die eingeplanten Termine durch rückgemeldete Montageaufträge als „erledigt“ gekennzeichnet.
Der Mobile Monteur ist damit sowohl für die Kundendienstler, als auch für die Innendienst-Kollegen ein wahrer Gewinn.
Ein echter Mehrwert für den Kundendienst-Monteur
Oft scheuen Betriebe die Umstellung auf den Mobilen Monteur, da die Monteure erst entsprechend geschult werden und sich an neue Abläufe anpassen müssen, doch der Mehrwert für Ihre Monteure liegt auf der Hand:
Der Monteur hat sein Stundenkonto jederzeit im Blick. Ebenso möglich ist die Buchung seiner unproduktiven Zeiten (KFZ, Lager, etc.).
Der Überblick über sein Werkzeug geht nicht mehr verloren, da jederzeit ersichtlich ist, welches Werkzeug an Ihren Monteur ausgegeben ist. Ebenso verschafft der Mobile Monteur einen Überblick über anstehende Prüf-Termine für Firmenfahrzeuge und Werkzeuge, die regelmäßig überprüft werden müssen.
