Digitalisierung als positiver Nebeneffekt der Organisationsberatung

Die Walter-Thomas Carstens GmbH ist Fachbetrieb für Heizung-, Sanitär- und Klimalösungen und Anwender der kaufmännischen Software kwp-bnWin.net. Der mittelständische Handwerksbetrieb mit Hauptsitz in Mildstedt und zweiter Betriebsstätte auf Pellworm beschäftigt rund 30 Mitarbeiter und hat sich auf die Bereiche Heizung, Sanitär (Neubau und Reparaturarbeiten), sowie die Rohrbruchortung und Trocknung spezialisiert.

Die beiden Geschäftsführer Niels und Marco Carstens haben für ihren Betrieb eine Organisationsberatung gebucht, um Arbeitsabläufe kennen zu lernen, die zur Verbesserung und schnelleren Abwicklung einzelner Aufgabenstellungen (z.B. im Projektgeschäft) führen. Die ORGA-Beratung wurde vor Ort in Mildstedt mit allen Mitarbeitern aus der Verwaltung durchgeführt.

Wir haben mit Niels Carstens und Helmut Rose, dem zuständigen Vertriebspartner von KWP, gesprochen und für Sie zusammengefasst, wie sich dieser Prozess auf die tägliche Arbeit im Handwerksbetrieb ausgewirkt hat.

Niels Carstens: Wir wollten gleich vernünftig mit kwp-bnWin.net starten und deshalb auch eine Organisationsberatung gebucht. Durch die Umsetzung der ORGA-Ergebnisse haben wir erreicht, dass unsere Arbeitsabläufe im Vergleich zu vorher deutlich verbessert wurden. Wir konnten durch die Umsetzung sehr viel Zeit in den einzelnen Prozessen einsparen. Die frei gewordenen Kapazitäten aus den Einsparungen konnten wir dann in andere Arbeitsbereiche verlagern. Auch der Schritt hin zur Digitalisierung wurde uns durch die durchgeführte Organisationsberatung leichter gemacht. Nebenbei konnte ich so die Mitarbeiter von KWP kennenlernen und die Software auf unsere Unternehmensbelange abstimmen.

Niels Carstens: Durch und mit Christian Schwab sind wir an das Thema Prozessoptimierung herangegangen. Die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen wurden von Anfang an in den Entscheidungsprozess mit eingebunden. Die Mitarbeiter haben den Ist-Zustand ihrer eigenen Arbeitsabläufe vorgestellt und diese im Zuge der Organisationsberatung mit uns gemeinsam optimiert. Zu Beginn haben wir ganz offen mit den Mitarbeitern über die Notwendigkeit zur Optimierung unserer Abläufe gesprochen. Dadurch haben wir eine große Akzeptanz für die Veränderungen geschaffen.

Helmut Rose: WTC war bereit, sich komplett auf eine Umstellung der Arbeitsweisen einzulassen. Begonnen haben wir mit einer Basisschulung für alle Mitarbeiter und haben die Schulungen dann auf die einzelnen Abteilungen ausgeweitet. Dabei wurden die Schulungsinhalte konsequent an die Ergebnisse der Organisationsberatung angepasst. Alle Mitarbeiter haben das neue Konzept nach kleineren Problemen angenommen – anfängliche Schwierigkeiten sind bei grundlegenden Veränderungen im Betrieb aber nichts Außergewöhnliches.

Die neue Software kwp-bnWin.net wurde schrittweise eingeführt, damit jeder Anwender sich nach der Schulung erfolgreich einarbeiten und sich mit der neuen Arbeitsweise vertraut machen konnte. Im ersten Step wurden der Service- und Projektbereich umgesetzt. Auch der kaufmännische Bereich (wie z.B. die Stundenerfassung) wurde in diesem Schritt umgestellt. Darauf folgte der Bereich Wartungswesen, anschließend wurde der Mobiler Monteur eingeführt. Die Materialwirtschaft (Lager, Bedarfsmeldung, Bestellung) ist aktuell noch in der Umstellungsphase. Mit WTC als Kunden zu arbeiten macht mir sehr viel Spaß, weil alle Mitarbeiter meine Anregungen aus der Organisationsberatung aufnehmen und erfolgreich umsetzen.

Niels Carstens: Wir merken die Optimierungen vor allem bei der Stundenbuchung und der jetzt digitalen Auftragsbearbeitung mit dem Mobilen Monteur. Generell kann man aber auch sagen, dass uns die Abwicklung unserer Projekte – angefangen von der Angebotserstellung, der gesamten Kalkulation, bis hin zum Schreiben der Rechnung – viel leichter und schneller von der Hand geht. Wir haben seit Beginn ungefähr eineinhalb Jahre für die komplette Prozessoptimierung aufgewendet, der Nutzen daraus ist es uns aber auf alle Fälle wert: Wir sparen viel Zeit, Kosten und Nerven.

Niels Carstens: Ja, das Lagerwesen. Das wird erst jetzt eingerichtet.