"Total digital" - so läuft Digitalisierung in der Praxis

Ein Anwenderbericht der Elektro Rosenlehner GmbH

Die Elektro Rosenlehner GmbH aus Straubing ist seit 40 Jahren als Elektroinstallationsbetrieb tätig. Die GmbH hat sich aber im Laufe der Zeit auf Fertighaus-Installationen spezialisiert. Pro Jahr werden durch die Rosenlehner GmbH mit 25 Monteuren, einem Meister, zwei Technikern und fünf Büroangestellten zwischen 500 und 600 Einfamilienhäuser installiert. Sie haben richtig gelesen: Bis zu sechshundert Häuser pro Jahr, angefangen beim kleinen Einfamilienhaus, bis hin zur Luxus-Fertighaus-Villa, sowie Mietobjekten mit bis zu 30 Wohneinheiten.

Möglich ist diese Schlagzahl nur, weil die Büro- und Montage-Organisation sowie deren Abläufe entsprechend schlank abgestimmt sind. So ist die Elektro Rosenlehner GmbH ein Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Nicht aber wegen des “Digitalisierungs-Hypes”, der von Politik und Medien angeheizt wird und wo jeder das Gefühl hat, alles Mögliche digitalisieren zu müssen und ein Irrglaube verbreitet wird: “Alles was nicht digital ist, ist altmodisch und nicht zukunftsfähig.”

Dem 60-jährigen Unternehmer Peter Rosenlehner ging es beim Aufbau und der Optimierung seiner schlanken Prozesse in keinster Weise um Digitalisierung. Sein Ziel war und ist es heute, den Prozess-Aufwand für seine Mitarbeiter immer wieder aufs Neue zu reduzieren und dennoch volle Transparenz zu schaffen. Somit ist bei Elektro Rosenlehner die Digitalisierung nicht das Ziel, sondern das Ergebnis!

Immer wieder werden dabei die Prozesse hinterfragt, auf den Prüfstand gestellt und gemeinsam mit KWP optimiert. Das Ergebnis kann sich durchaus sehen lassen:

Vom Auftragseingang bis hin zur Bemusterung

Die Aufträge vom Fertighaus-Hersteller werden elektronisch übermittelt. Diese enthalten bereits Pläne, Zeichnungen, Terminvorgaben, Dokumentationen sowie eine Bestandsliste mit den Angaben, welche Steckdosen, Schalter und Anschlüsse in welchem Raum vorgesehen sind. Diese Bemusterungs-Datei aus dem SAP-System des Haus-Herstellers wird dann elektronisch in ein Projekt innerhalb der kaufmännischen Software kwp-bnWin.net eingelesen und automatisch mit den vordefinierten Material-Stücklisten veredelt. So ist über einen verdichteten Material-Auszug das komplette, zu bestellende Material samt Großhandels-Artikelnummer klar.

Die Großhändler-Nummern sind referenziert, bei Bedarf kann somit schnell auf den günstigeren Händler oder bei Liefer-Engpässen auch auf einen anderen Händler zurückgegriffen werden.

Digitale Projektbearbeitung - Baustellen-Organisation und Bestell-Vorgänge im Griff

Alle Dokumente und Pläne werden zum Projekt archiviert. Termine wie z.B. für die Roh-Montage, Zähler-Abrufe oder auch EVU-Anmeldungen sind als eigene Aktivitäten zum Projekt angelegt und werden über das Modul Aktivitäten-Management von unterschiedlichen Büro-Mitarbeitern erledigt und über eine Wiedervorlage überwacht. Die Terminplanung der einzelnen Bauabschnitte pro Haus erfolgt ebenfalls digital über die Monteursteuerung.

Das Aktivitäten-Management vereint alle offenen und erledigten Schritte eines jeden Projekts an zentraler Stelle. Es fungiert als Dreh- und Angelpunkt aller Baustellen-relevanten Informationen. Diese Vorgehensweise schafft auch bei dieser Vielzahl an Baustellen volle Transparenz im Unternehmen.

Die Bestellungen erfolgen Projekt-bezogen direkt aus dem Modul Bestellwesen und werden online mittels der IDS-Schnittstelle in die Warenkörbe der Lieferanten Sonepar und REXEL übermittelt.

Nachts stellen dieses beiden Lieferanten dann die Lieferscheine zur gelieferten Ware per UGL-Lieferschein zur Verfügung. Auch diese werden elektronisch verbucht.

Von der Rechnung bis zur Buchhaltung - der digitale Weg bis hin zum Steuerbüro

Mittlerweile stellen die Lieferanten die Rechnungen elektronisch als PDF-Datei im ZUGFeRD-Format zur Verfügung. Täglich werden diese in kwp-bnWin.net eingelesen. Das KWP-Modul ZUGFeRD eRechnungskontrolle prüft dann jede einzelne Rechnungsposition gegen Bestellung und Lieferschein. Abweichungen und Preisdifferenzen werden in einem Ampel-System sofort erkannt. Positiv geprüfte Rechnungen verarbeitet das System automatisch. Die Bestellung wird abgeschlossen. Der Rechnungsbeleg wird zum Projekt, zum Kunden und zum Lieferanten archiviert und der Buchungssatz wird automatisch im Eingangsrechnungsbuch angelegt.

Die automatische ZUGFeRD-Rechnungsverarbeitung spart somit pro Woche mehrere Stunden an kostbarer Arbeitszeit.

Die fälligen Zahlungen werden dem Junior-Chef Stefan Rosenlehner anschließend vom Eingangsrechnungsbuch vorgeschlagen und per SEPA-Überweisung an das Bank-Programm übertragen.

Auch das Steuerbüro erhält alle Rechnungen aus dem Eingangs- und Ausgangsjournal samt Beleg-Bild im Format DATEV Beleg2Buchung hochgeladen. In dem zwischen KWP und DATEV abgestimmten Schnittstellen-Verfahren arbeitet der Steuerberater nahtlos mit den Rechnungen und den Bank-Buchungen weiter.

Im gesamten Prozess wird somit nicht mal mehr ein Stück Papier benötigt!

Mobile Monteure deutschlandweit im Einsatz - das Büro zu Hause

Auch die deutschlandweit stationierten Monteure sind mit dem “Mobilen Monteur” von KWP ausgestattet und darüber an die Büro-EDV angeschlossen. Mit dem Mobilen Monteur werden alle Montageaufträge und Arbeitszeiten ausgetauscht.

Mitgedacht!

Diese schlanke, digitale und transparente Organisation ist neben dem engagierten und leistungsbereiten Team die Grundlage für die enorme Arbeitsleistung und somit auch maßgebend für den wirtschaftlichen Erfolg.

Die Elektro Rosenlehner GmbH stellt hiermit eindeutig unter Beweis, dass die Digitalisierung nicht das Ziel sein kann. Nach einer immer fortdauernden Prozessanalyse kann sich die Digitalisierung als Ergebnis herausstellen und so einen Arbeitsprozess im Sinne der Mitarbeiter erleichtern oder transparenter gestalten.
Permanent zu überlegen und zu prüfen was noch weiter optimiert werden kann, ist Unternehmer-Aufgabe – und dabei sollte immer der Vergleich mit einer Modell-Eisenbahn gezogen werden (“Die wird nie fertig!”).