Effektives Controlling im Handwerk

In den ersten beiden Folgen des Video-Podcasts von Johannes Gronover und Stephan Rixinger wurde darüber gesprochen, wie wichtig die Positionierung für Handwerksbetriebe ist, warum es nicht hilft, nur mehr Personal einzustellen und wie die Auswahl einer geeigneten Handwerkersoftware die Vorleistung fürs Controlling schafft. Im dritten und damit letzten Video erfahren Sie, wie Handwerksbetriebe sowohl die Effizienz als auch die Zufriedenheit im Unternehmen steigern können – durch kontinuierliche Überwachung und Kontrolle von Unternehmensprozessen.

Johannes und Stephan erläutern die Bedeutung einer detaillierten Projekt-Überwachung (Zeitmanagement, Materialverbrauch und Leistungsfortschritt) und wie digitale Werkzeuge und Dashboards dazu beitragen können, die Produktivität zu erhöhen und Inkonsistenzen und Zeitverzögerungen zu vermeiden.

Für Stephan Rixinger ist das Controlling gleichzeitig Ziel und Nutzen von Prozessen im Handwerksbetrieb. Er differenziert dabei in drei Bereiche:

• Kaufmännisches Controlling: Projektcontrolling zur Überwachung des Soll- und Ist-Zustands bei Projekten

Dieses aufs Projekt heruntergebrochene Controlling sollte jedem Projektleiter als „Gebetsbuch“ dienen, damit er seine Projekte überwachen kann: Wie viel Zeit hat das Team gebraucht / wie viel Zeit wurde kalkuliert? Wie sieht der aktuelle Materialeinsatz aus? Wie verhält sich der Leistungsstand (Aufmaß) – was kann bereits abgerechnet werden und wie verhält sich dies zu den bereits eingesetzten Materialien?

• Unternehmens-Controlling: wirtschaftliche Auswertungen wie BWA, Halbfertige Leistungen (Zahlen aus DATEV / aus der FiBu)
• Organisatorisches Controlling: Tachosystem zur Überprüfung der Prozesse (digitales Arbeiten)

Beim organisatorischen Controlling wird mittels Tachosystem (Dashboard) überprüft, ob sich jeder an die vereinbarten Prozesse im Kundendienst, Projektgeschäft oder bei sonstigen Unternehmensprozessen hält.

Wird wie bei der Gronover Elektrotechnik GmbH im Unternehmen mit dem Aktivitäten-Management gearbeitet, können über den Büroautomationsdienst EDi Controllings erstellt werden, damit die installierten Prozesse laufend und automatisiert kontrolliert werden können. Durch Änderungen im Unternehmen, neue Mitarbeiter oder einer veränderten Arbeitsaufteilung könnten Fehler innerhalb der Prozesse auftreten, die beim digitalen Arbeiten ohne entsprechendes Controlling nicht gleich auffallen würden, da sich keine Papierberge mehr auf den Schreibtischen stapeln und die offenen Aufgaben somit nicht offensichtlich sind.

Unter Aktivitäten kann man einzelne Aufgaben zu Projekt-Schritten verstehen, die zu einem Vorgang (Projekt) oder zu Adressen angelegt werden können. Mithilfe des Aktivitäten-Managements von KWP ist es so z. B. möglich, jedes To do, jeden kaufmännischen / organisatorischen Schritt in eine Aktivität zu packen (inkl. Archiveinträgen).

Unter der Begrifflichkeit EDi wird die automatisierte Erstellung einer Aktivität verstanden, z. B. bei einer Bestellung oder anderen Ereignissen (wenn beispielsweise auf einem laufenden Projekt schon eine Woche keine Stunde mehr gebucht wurden, der Zahlungseingang überschritten ist oder bei fehlender Rechnungsprüfung durch den Planer).

Damit der Geschäftsführer stets über das Unternehmens-Geschehen informiert ist – und das egal ob er im Büro, unterwegs oder im Urlaub ist – kann er sich durch den Report Server z. B. täglich einen Bericht per E-Mail ausgeben lassen, in dem die Daten, die von der Handwerkersoftware verarbeitet und gesammelt werden, automatisiert kontrolliert werden und in Kennzahlen aufbereitet werden. Damit ist er in nur wenigen Minuten über die Auftragssumme, Aufträge, Probleme beim Kunden, den Tagesumsatz, Auftragseingang, Reklamationen und Interessentenanfragen informiert – und das völlig automatisiert und ortsunabhängig.

Wenn die unternehmenseigenen Prozesse zuvor sauber strukturiert wurden, stehen die benötigten Daten ohnehin bereits in der Handwerkersoftware zur Verfügung und können automatisiert als organisatorisches Controlling fürs ganze Team dienen. Das Controlling muss hierbei die Inhalte für Vertriebs-Meetings (Angebots- / Auftragsbestand) oder Kundendienst-Meetings (Flex-Aufträge / Arbeitsvorrat mit Ampelsystem, das die Priorität der Aufträge vorgibt) aufbereiten. Gibt dieses eine klare Struktur für deren Agenda vor, ist es damit möglich, die wichtigsten Punkte in nur wenig Zeit zu besprechen.

Eine einfache Möglichkeit in Bezug auf das Unternehmens-Controlling mit der jeder Unternehmer die Wertschöpfung, also auch den Kontostand, verbessern kann, stellt die elektronische Preisprüfung über ZUGFeRD dar. Dabei werden die Rechnungen elektronisch eingelesen (mit Artikelnummer und berechnetem Preis). Per Controlling können die berechneten Preise automatisiert mit den vereinbarten Preisen (Rabatte vom Großhandel) und anderen Rechnungen verglichen werden. In nur wenigen Minuten können etwaige Fehler übers Controlling aufgedeckt werden, die der Mensch durch manuelles Prüfen erst mühsam finden müsste. „Die Erfahrung zeigt, dass dieses Controlling bisher jedem SHK- und Elektro-Betrieb in nur 15 Minuten 1.000 € gebracht hat.“, so Stephan Rixinger, der bei seinen Organisationsberatungen bisher jede Wette dazu gewonnen hat.

Die automatisierten Controllings per EDi-Aktivität oder per E-Mail muss nicht nur immer der Geschäftsführer erhalten. Auch Mitarbeiter können sich so über anfallende Aufgaben wie z.B. die vorgeschriebene Führerscheinkontrolle für Firmenfahrzeuge oder den Status Quo der eigenen Projekte informieren lassen.

Im Projektgeschäft ist für Johannes Gronover die Auswertung Angebots-, Baustellenlager- und Aufmaß-Wert auf Positionsebene extrem wichtig, damit zumindest die angebotenen, bestellten und aufgemessenen Mengen im Blick behalten werden. Für die Experten mit Mobilem Monteur macht laut Stephan Rixinger auch ein visualisiertes Baustellen-Controlling Sinn – sowohl für den Projektleiter, als auch für das Team bzw. den bauleitenden Monteur auf der Baustelle. Ein wöchentliches Aufmaß dient dabei zur Erkennung, wie sich die eingekauften Materialkosten und die eingesetzten Stunden zur Leistung verhalten. Auch der bauleitende Monteur muss seiner Ansicht nach selbst erkennen können, wie viel Material und wie viel Zeit sein Team hätte brauchen dürfen.

Oft ist die Selbsteinschätzung eine andere, als der IST-Stand zeigt. Die Ziele müssen daher visualisiert werden, damit auch der Monteur weiß, wie es um seine Baustelle steht. Dabei geht es nicht um Schuldzuweisungen, sondern darum, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Möglichkeit, dagegen zu steuern und Fehler zu beheben Dies dient nicht nur der Kundenzufriedenheit, sondern auch der Mitarbeiter-Motivation in Bezug auf deren eigene Leistung. Fehlende Anerkennung / Wertschätzung und ein fehlender Informationsfluss sind zudem ein häufiger Grund für Kündigungen.

Spezialisierte Softwareprodukte für Handwerksbetriebe tragen zum Aufbau von Prozessmanagement und Controlling bei. Die Informationen stehen dank der richtigen Softwarelösung zur Verfügung und mit nur wenig Aufwand lassen sich die entsprechenden Controllings automatisieren. Die Daten sind dabei das wichtigste Gut im Handwerksbetrieb – je strukturierter die Daten zur Verfügung stehen (Empfehlung: Microsoft SQL Server als Datenplattform), umso besser kann man diese fürs Unternehmen nutzen.