Einführung der kwp-bnWin.net-Software inkl. Organisationsberatung

Heiko M. Zankl ist der Spezialist für durchdachte Heizungs- und Sanitärsysteme im Großraum Leipzig. Seit 1970 bietet der SHK-Betrieb für Gewerbetreibende und private Auftraggeber ein breites Angebot an hochwertigen und maßgeschneiderten Lösungen rund um den Heizungs- und Warmwasserkomfort. Das Leistungsspektrum umfasst größtenteils die Bereiche Neubau, Bad und Kesseltausch sowie Kundendienst (Wartung, Reparaturen).

Wir haben bei Inhaber Heiko Zankl nachgefragt, wie sich die Einführung der Software kwp-bnWin.net zusammen mit der von KWP durchgeführten Organisationsberatung und dem Unternehmenscoaching durch Christian Schwab auf seinen 12-Mann-Betrieb ausgewirkt haben.

Heiko Zankl: Ich habe im Jahr 2005 den Familienbetrieb von meinem Vater übernommen und habe mir im Laufe der Jahre gewünscht, die Transparenz im Betrieb zu erhöhen. Transparenz bedeutet dabei für mich, dass jeder Mitarbeiter zu jeder Information kommt, die er benötigt. Knapp zehn Jahre nach der Übernahme des Betriebs habe ich mich schließlich auf Prozess-Suche bzw. der Suche nach einem System begeben, um diese Transparenz zu erreichen. Ich durfte Christian Schwab, den Erfolgstrainer im Handwerk, kennenlernen und er gab mir die Empfehlung, meine EDV zu wechseln. Anfangs habe ich die Investition noch gescheut. Nach einem Besuch am Hauptsitz des Software-Herstellers KWP in Landshut war ich aber überzeugt, dass die Umstellung das richtige sein wird. Wir begannen mit der Renovierung des Betriebs und auch die EDV wurde angelehnt an das System von Schwab erfolgreich umgestellt. In einem ORGA-Tag bei uns vor Ort wurden viele Sachen geklärt und der Grundstein für unsere neue Betriebs-Organisation wurde gelegt.

Heiko Zankl: (Lacht…) Anfangs viel Arbeit für meine Frau, rückblickend kann man aber zusammenfassen, dass es die Voraussetzung für den nötigen Zugriff auf alle Geschäfts-Informationen darstellte. Vor 2016 war es mühsam und schwierig, überhaupt an alte Infos zu gelangen, mit KWP geht dies viel schneller und umfangreicher, auch im Tagesgeschäft – jeder kommt zu jeder Zeit an alle benötigten Infos.

Kurz und knapp zusammengefasst: Transparenz, Infos für alle, aber auch mehr Kompetenz gegenüber unseren Kunden

Persönlich habe ich ein gutes Gefühl, dass die Entscheidung richtig und wichtig war, da großes Potential durch die Software entstanden ist. Und was natürlich auch ganz schön ist: ich muss nicht immer im Betrieb sein, weil die Informationen auch für meine Mitarbeiter sichtbar sind. Als Inhaber habe ich definitiv mehr Freiraum erhalten.

Heiko Zankl: Beim nächsten Mal würde ich meine Mitarbeiter noch besser mitnehmen (z.B. bereits im ORGA-Tag ein oder zwei bereits miteinbeziehen), wir haben intern aber natürlich Gespräche darüber geführt. Die Akzeptanz im Büro-Team war gut. Diejenigen, die zuvor bereits mit der alten Software gearbeitet haben, brauchten aber nach dem harten Cut eine Umgewöhnungsphase, um alte Muster aufzubrechen. Ende 2016 haben wir mit der Umstellung im Bereich Regie begonnen, Anfang 2017 den Projekt-Bereich auf neue Füße gestellt. Wir wollten kein paralleles Arbeiten zwischen alter und neuer Software und haben einen kompletten Neuanfang gewagt – und dadurch viel gewonnen.

Heiko Zankl: Die Projekte: Wir haben nun jederzeit im Blick, was gerade passiert (Projekt-Status) und auch eine Begleitkalkulation, die zuvor nie gemacht wurde – das Projektgeschäft läuft viel besser. Auch im Regie-Bereich sind dadurch bessere Infos vorhanden und im Wartungswesen sind alle Anlagedaten transparent beim Kunden hinterlegt. Alles in allem kann man sagen, dass sich die Abwicklung aller Aufträge stark verbessert hat.

Heiko Zankl: Wir haben die ORGA nicht wie viele als Bestandskunde, sondern bereits bei bzw. noch vor der Einführung von kwp-bnWin.net (2016) gemacht. Die komplette Dauer von Umstellung der Software und Optimierung unserer Prozesse schätze ich auf ca. zwei Jahre. Die Zeit, die wir dafür aufgewendet haben und die Investition waren es mir aber auf alle Fälle wert.

Vor allem im Gespräch mit anderen Kollegen (anderen Firmen) bemerke ich den Vorteil / Vorsprung, den ich im Vergleich zum Mitbewerber habe. Vieles ist für mich selbstverständlich, was für die anderen Inhaber oder Geschäftsführer mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden ist. Auch im Hinblick auf die Digitalisierung waren wir verglichen mit anderen Betrieben ähnlicher Größe ein Vorreiter: Wir arbeiten mit der elektronischen Rechnung inkl. Übergabe an den Steuerberater, nur größere Firmen hatten das zu der Zeit. Dieser Vorsprung in der Buchhaltung brachte aber auch einen schönen Nebeneffekt mit sich – die zeitliche Ersparnis, die sich aus der Digitalisierung ergab.

Heiko Zankl: Ich finde gut, was KWP für das Handwerk macht und z.B. mit der Musterfirma SuperTec und der neu errichteten Erlebniswelt Handwerk in die Zukunft denkt. Diesen Weg würde ich gern weiter mitgehen. Ich denke dabei aber auch schon etwas weiter: an die Übergabe der Firma, wenn unsere Prozesse alle durch sind. Ich habe nicht mehr viele Jahre bis zur Rente und wünsche mir eine sichere Übergabe und einen Inhaberwechsel, der nach außen hin für unsere Kunden gar nicht spürbar ist.

Heiko Zankl: Ja, weil im ORGA-Workshop ganz klar darüber gesprochen wird, was man möchte. Viele Unternehmer sind auf der Suche nach einer bestimmten Richtung oder Art der Organisation. Ich finde, man muss das Rad dabei aber nicht neu erfinden, sondern kann durch die Erfahrung anderer Betriebe profitieren. Die Organisationsberater von KWP stimmen die Muster-Beispiele, wie es funktionieren kann, dann auf das eigene Unternehmen ab. Zudem ist der ORGA-Tag auch für die darauffolgende Umsetzung der Prozessoptimierungen wichtig.

Heiko Zankl: Sehr gerne!