Erfolgreicher Einsatz der digitalen Bauakte MemoMeister

Interview mit Jan Coenen, Geschäftsführer der Würschinger GmbH

Jan Coenen ist Inhaber und Geschäftsführer der Würschinger GmbH in Lindau am Bodensee. Die Würschinger GmbH ist ein Sanitär-, Heizungs-, Klima-Betrieb mit derzeit 20 Mitarbeitern.

Der SHK-Betrieb aus Lindau ist Anwender der Software kwp-bnWin.net und nutzt für die digitale Dokumentation seiner Baustellen eine Schnittstelle zur Cloud-Software MemoMeister.

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Wir haben mit Jan Coenen, Geschäftsführer der Würschinger GmbH, gesprochen, wie er mit dem erfolgreichen Einsatz der digitalen Bauakte MemoMeister einen richtigen Schub bekommen hat.

Warum verwenden Sie MemoMeister und was war der Grund der Schnittstelle in kwp-bnWin.net?

Jan Coenen: Ein Großteil unserer Leistungen auf den Baustellen ist im Nachhinein oftmals nicht mehr sichtbar, da im Bereich Sanitär und Heizung vieles hinter Wänden oder unter Böden geschieht und im Verborgenen liegt. Mit der Cloud-Software MemoMeister können wir einfach und effektiv unsere Leistungen für spätere Nachvollziehbarkeit dokumentieren und einen entsprechenden Bericht automatisch erstellen. Ein schneller und auftragsbezogener Zugriff ist uns jederzeit möglich.
Der Grund dafür, eine Anbindung zwischen der Bauakte MemoMeister und unserer Branchensoftware kwp-bnWin.net zu schaffen, sind ganz einfach zwei wichtige Themen: kaufmännische Prozesse und Dokumentation. Jedes System hat dort seine Stärken und diese sollten bestmöglichst miteinander kommunizieren.

Welche Informationen werden übertragen?

Jan Coenen: Wir haben festgelegt, dass die Projektnummer (wichtig für die Eindeutigkeit), die Kommissionsbezeichnung und die Beschreibung des Projektes (Betreff) aus kwp-bnWin.net in MemoMeister übertragen werden.

Wie verhält sich das mit der Projektstruktur bei neuen Projekten?

Jan Coenen: Die vorgegebene Ordner-Vorlage in MemoMeister stellt sicher, dass die Ordnerstruktur immer gleich ist und somit ein einheitlicher Standard für alle. Diesen haben wir uns vorab überlegt. Das schöne ist, dass bei Bedarf eine Änderung für neue Projekte jederzeit möglich ist, da es sich einfach um einen Vorlage-Ordner mit Unterordnern in der Cloud-Software handelt, welcher bei der Synchronisation nur kopiert und mit den entsprechenden Informationen aus kwp-bnWin.net angelegt wird.

Warum wollten Sie eine Synchronisation zwischen der Handwerkersoftware von KWP und MemoMeister?

Jan Coenen: Ein Digitalisierungsprozess muss immer einen Nutzen im Unternehmen bringen.
Dies trifft auf die Anbindung von MemoMeister an unsere ERP-Software kwp-bnWin.net voll und ganz zu. Einerseits stellen wir dadurch sicher, dass die Ordnerstruktur einheitlich ist und es gibt eine erhebliche Zeitersparnis, da nach Anlegen eines Projektes automatisch die definierten Ordner und hinterlegten Vorlagen angelegt werden. Diese Synchronisation funktioniert hervorragend.

Welche Vorteile haben Sie bzw. Ihr Betrieb davon?

Jan Coenen: Die Synchronisation hat in unserem Betrieb bei der Nutzung und somit der automatisierten Bilddokumentation von Projekten einen zusätzlichen Schub gegeben, da der Aufwand absolut minimiert wurde, was das Abspeichern von Bildern und den Zugriff betrifft. Durch die Scan-Funktion in der mobilen App können die Mitarbeiter sogar die Projektnummer auf dem Montageauftrag scannen. Zudem wird automatisch der richtige Ordner angezeigt, in welchem die Bilder abgelegt oder angesehen werden können.

Können Sie ein konkretes Beispiel / eine Anwendung nennen?

Jan Coenen: Wir haben eine automatische Projektordnerstruktur in den Vorlagen der Bauakte. Hier werden z. B. Bilder der Bestandsaufnahme gespeichert. Im Laufe des Projektes kommen dann Planunterlagen, Baustelleninfos, etc. in die jeweiligen Ordner. Fotos, die während der Baustellenphase gemacht werden, landen im Ordner Baustellenfotos. Nach Durchführung können dann noch Referenzbilder im dafür angelegten Ordner abgespeichert werden, so dass wir auch auf die Schnelle Referenzbilder finden.

Wie nehmen es die Mitarbeiter an?

Jan Coenen: Die Projektleiter und Monteure nehmen das sehr gut an. Unsere Bilddokumentation hat sich dadurch massiv verbessert.

Welche Vorteile versprechen Sie sich für Ihre Mitarbeiter davon?

Jan Coenen: Alle unnötigen Arbeiten (wie das manuelle Anlegen von Ordnern, etc.) sollten in Unternehmen vermieden werden um die Personal-Ressourcen optimal zu nutzen. Fehlerquellen werden eliminiert und allem voran wird ein unüberschaubarer Daten- und Bildermüll auf allen möglichen Geräten ausgeschlossen. Das ist in meinen Augen die Zukunft der Baustellendokumentation in Ergänzung zu unserem eigentlichen Kerngeschäft – der handwerklichen Leistung beim Kunden.

Herzlichen Dank, Herr Coenen, für das aussagekräftige Interview und Ihre Zeit.

Jan Coenen: Gern geschehen!

Mitgedacht!

Unser Interview hat Ihr Interesse geweckt? Dann fragen Sie direkt bei MemoMeister an und lassen Sie sich die Schnittstelle zu kwp-bnWin.net einrichten.