ORGA-Tipp: Erfolgsfaktor Materialwirtschaft

„Der Gewinn liegt im Einkauf!“ – Diese alte Kaufmannsregel ist in den heutigen Zeiten aktueller denn je. Daher geben sich Handwerks-Unternehmer bei den Preisverhandlungen, egal ob Rahmenvereinbarungen oder projektbezogene Sonder-Einkaufspreise, auch die größte Mühe und erreichen so gute Konditionen.

Doch der Schein trügt. Auf dem Papier sind die Konditionen gut. Aber vor allem bei länger laufenden Baustellen stellt sich die Frage, ob die zuvor mühevoll ausgehandelten Preise auch tatsächlich angewandt werden? Wenn die Baustelle erstmal läuft, muss es oft schnell gehen. Oft wird Material abgeholt oder über unterschiedlichste Arten bestellt. Doch wer prüft die unzähligen Lieferanten-Rechnungen? Können diese überhaupt zuverlässig geprüft werden? Oder ist das Chefsache?

Viele Handwerker scheitern am hohen Aufwand der Rechnungsprüfung. Dabei wäre es selbst in kleinen Betrieben relativ einfach eine automatisierte Rechnungsprüfung zu organisieren:

Die Handwerker-Software von KWP bietet mit den Werkzeugen Materialwesen und ZUGFeRD eRechnungskontrolle auch für kleine Betriebe die Lösung: „nachgelagerte Rechnungskontrolle durch die Schlamper-Bestellung“

Und so funktioniert’s: Die verhandelten Preise, Rabattvereinbarungen, Nettopreis-Angebote werden zum Projekt eingelesen und für die EDV hinterlegt.

Während die Baustelle läuft, wird bestellt, abgeholt oder abgerufen – egal wie. KWP setzt erst bei der Lieferanten-Rechnung ein. Diese wird im ZUGFeRD-Format eingelesen, elektronisch abgelegt, zur Zahlung und für den Steuerberater aufbereitet und der Baustelle zugeordnet.

Erst jetzt kümmert sich das Büro von Zeit zu Zeit um die „nachgelagerte“ Rechnungsprüfung. Alle verrechneten Artikel des Lieferanten werden vom System gruppiert und die Mengen addiert. Preisdifferenzen zwischen den einzelnen Lieferungen werden sofort sichtbar.
Über die KWP-Einkaufshilfe werden diese verrechneten Artikel automatisch gegen die hinterlegten Projekt-Konditionen geprüft. Preisdifferenzen zwischen verhandeltem und verrechnetem Preis werden ebenfalls sichtbar. Diese Differenzen können nun im Nachgang beim Lieferanten reklamiert werden und lassen sich durch entsprechende Gutschriften ausgleichen.

Mit einem überschaubaren Aufwand und einer strukturierten Büro-Organisation lässt sich Ihr Gewinn signifikant steigern. Denn: „Der Gewinn liegt nur dann im Einkauf, wenn er durch eine effiziente Rechnungsprüfung auch eingefordert wird!“