Führungskompetenz und Positionierung im Handwerk

In der ersten Folge der dreiteiligen Podcast-Reihe von Unternehmensberater Johannes Gronover (Gesellschafter der Gronover Elektrotechnik GmbH und Gronover Consulting GmbH) und Stephan Rixinger (geschäftsführender Gesellschafter der KWP Informationssysteme GmbH) ging es um die aktuellen Herausforderungen für Handwerksbetriebe und die Bedeutung der persönlichen Entwicklung des Handwerkers sowie die Bedeutung der Positionierung.

Die zweite Folge intensiviert diese wichtige Strategieentscheidung und widmet sich der Frage „Was bedeutet Positionierung?“ – nicht zuletzt auch für die Auswahl einer Handwerkersoftware.

Johannes Gronover und Stephan Rixinger erklären im zweiten Video, wie eine klare Positionierung als Spezialist dem Handwerksbetrieb hilft, sich von Generalisten abzugrenzen und spezifische Dienstleistungen auf hohem Niveau anzubieten. Sie betonen, dass es zu Beginn aller Entscheidungen jedoch nötig ist, den Mut zur Positionierung aufzubringen und sich folgende Schlüsselfragen zu stellen:

• Für was steht das Unternehmen?
• Welche Probleme löst das Unternehmen für seine Kunden?
• Für welche Zielgruppe?

Erst wenn sich das Unternehmen entsprechend spezialisiert und positioniert hat, können wichtige Entscheidungen getroffen werden, z. B. im Hinblick auf die Auswahl der richtigen Software, einer passenden Website sowie im Hinblick auf das Recruiting (Auswahl passender Mitarbeiter, je nach Positionierung werden andere Mitarbeiter benötigt).

Die Auswahl der Handwerkersoftware sollte dabei keine Kostenfrage sein, da diese das digitale Werkzeug ist, um ein eigenes „Handwerkerbetriebssystem“ aufzubauen, in dem alle Geschäftsprozesse verwaltet und verarbeitet werden. Zu Beginn haben viele Handwerker noch geringe Anforderungen, die durch eine Vielzahl an Softwareprodukten auf dem Markt abgedeckt werden können. Wächst der Betrieb, wachsen jedoch auch die Anforderungen (Lagerverwaltung, Mitarbeiterwachstum, Buchhaltung / digitale Vernetzung mit Steuerberater). Daher ist es bereits bei der Auswahl des „Handwerkerbetriebssystems“ von entscheidender Bedeutung, darauf zu achten, dass auch die Software in der Lage ist, mitzuwachsen.

Die Einführung einer kaufmännischen Software ist eine elementare Entscheidung und stellt eine große Herausforderung für die Zukunft dar, damit die richtigen Daten an der richtigen Stelle verfügbar gemacht und weiterverarbeitet werden können.

Ein „Handwerkerbetriebssystem“ wie kwp-bnWin.net muss dabei in jede Richtung flexibel und skalierbar sein – sowohl in der Breite ((digitales)Lager, LV-Geschäft, Fuhrpark, Kundendienst) als auch in der Anzahl der Arbeitsplätze (vom 1-Mann-Betrieb bis zu 1.000 Mitarbeitern). Die Datenplattform ist dieselbe, nur die Nutzung der Software, die (Controlling-)Prozesse, Auswertungen und Automatismen (wie z. B. EDi bei Ereignissen) sind anders. Die Technik muss so aufgestellt sein, dass es keine Rolle spielt, ob der Handwerksbetrieb klein ist und die Software in der Cloud hostet oder ob es sich um einen Großbetrieb handelt, der ein eigenes Rechenzentrum betreibt oder einen Server im Büro hat. Die Software muss in der Lage sein, die Prozesse so einzustellen, damit diese elektronisch abgebildet werden können und die gleichen Infos nur einmal im System hinterlegt und anschließend weiterverarbeitet werden können.

Die Software von KWP bietet seinen Anwendern ein breites Portfolio an Werkzeugen. Stephan Rixinger betont aber auch, dass die Prozesse stimmen und die Mitarbeiter das Wissen haben müssen um für entsprechende Aufgaben auch das richtige Werkzeug zur Hand zu nehmen.

Da dies in der Praxis oft nicht der Fall ist, stellen Johannes Gronover und Stephan Rixinger neben anschaulichen Beispielen auch Möglichkeiten vor, um die nötigen Impulse zu erhalten, damit die Mitarbeiter wieder mehr Freiraum haben, die Arbeiten einfacher und schneller erledigt werden können oder transparenter gemacht werden. Fehlen die entsprechenden Informationen (z. B. die Artikelnummern in der LV-Kalkulation), sind weder Bestellungen noch ein Controlling möglich. Abhilfe kann hier z.B. für die Kalkulation eine Art Systembaukasten auf Artikelbasis in den Unterpositionen schaffen, der zudem auch eine wichtige Grundlage für die Arbeitsvorbereitung, den Einkauf sowie das Lager schafft.

Hierbei hebt Johannes Gronover noch einen weiteren Vorteil der Positionierung hervor: Die Prozesskosten für Software, Abläufe, Lagerhaltung, Werkzeuge, etc. sind bei einem oder maximal zwei Geschäftsfeldern viel geringer als bei einer Vielzahl an Geschäftsfeldern. Seine Unternehmensberatung bietet hierzu hilfreiche Workshops für Handwerksunternehmen nach dem Prinzip der Engpasskonzentrierten Strategie (EKS) an.

Auch im Hinblick auf die Digitalisierung ist es laut Stephan Rixinger wichtig, dass die Prozesse stimmen. Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten für Handwerksbetriebe (z. B. durch die elektronische ZUGFeRD-Rechnung) – allerdings nur, wenn die Prozesse auch analog stimmen.

Wir empfehlen Ihnen als Unternehmer, den kompletten Ablauf Ihrer Prozesse von A-Z zu durchleuchten und sich dabei an folgenden Fragestellungen zu orientieren:

• Wie machen wir es?
• Warum machen wir das?
• Ist diese Arbeitsweise noch zeitgemäß?
• Wie machen es andere Betriebe?
• Kann eine Veränderung herbeigeführt werden?

Dabei sollten Unternehmer auch die eigenen Mitarbeiter mit ins Boot holen und Schritt für Schritt (nicht alle Prozesse auf einmal) vorgehen. Wichtig ist dabei auch, herauszufinden, in welcher Veränderung das größte Potential steckt. KWP nimmt Handwerksbetriebe bei der Prozessoptimierung an die Hand und bietet individuelle Organisations-Workshops an um sie bei der Suche nach dem größten Hebel (geringer Invest – größte Zeitersparnis) zu unterstützen.