Hinweise zur GoBD

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten ab 01.01.2015 für Deutschland.

Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten und ersetzen ab dem Zeitpunkt ihrer Gültigkeit (01.01.2015) die bisher geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten (insbesondere somit auch für Einnahmenüberschussrechner). Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).

Für die Einhaltung der GoBD ist der Steuerpflichtige verantwortlich

Wesentliche Änderungen stellen die „Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Aufzeichnungen”, die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen”, sowie auch die „Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten” dar.

Der letzte Punkt ist quasi ein „Freibrief” für das Finanzamt, im Bedarfsfall auch Zugriff auf „Vorsysteme”, wie z.B. kwp-bnWin.net oder auch Excel-Kalkulationen zu erhalten. Diesem Punkt muss sich jeder Steuerpflichtige beim Umgang mit EDV bewusst sein.

Leider sind die Angaben im Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 14.11.2014 wenig konkretisiert und lassen daher Spielraum in jede Richtung zu. Was ein konkretes „JA” zur GoBD unmöglich macht. Aus Sicht der KWP Informationssysteme GmbH können deshalb Aussagen immer nur isoliert und bezogen auf einzelne Programmanwendungen getroffen werden. So zum Beispiel bei der Anwendung des „revisionssicheren Archivs” und der „Fibu-Schnittstelle DATEV” ist eine Aussage zur GoBD nur generell möglich, unter dem Vorbehalt, dass das Programm richtig angewandt und keine Löschrechte vergeben werden. Eine individuelle Aussage zur GoBD-Konformität ist nicht möglich.

Unserer Meinung nach werden die „Zeitgerechte Erfassung” und auch die „Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen” bei einer gut dokumentierten Prozesskette mit den Modulen Archiv und FiBu-Schnittstelle im Unternehmen erfüllt. Am Beispiel der Ausgangsrechnungen bedeutet dies: Eine Rechnung wird gedruckt und somit im KWP-Archiv automatisch als PDF-Datei archiviert. Bei einer Änderung der Rechnung, z.B. einem Rechtschreibfehler, kann die Rechnung erneut gedruckt werden. Die Änderung wird im Archiv als Revision protokolliert und festgehalten. Nach der Übergabe der AR per DATEV-Schnittstelle wird die Ausgangsrechnung mit dem Übergabedatum innerhalb des Rechnungsjournals festgeschrieben und kann nicht mehr überschrieben werden.

Wenn im Rechnungsjournal und auch im Archiv den Usern die entsprechenden Lösch-Rechte entzogen werden, die Mitarbeiter im Umgang mit den Belegen geschult sind und auch die Unternehmens-Datensicherungen sorgfältig durchgeführt, getestet und aufbewahrt wird, spricht aus unserer Sicht nichts gegen die GoBD.

Allerdings ist der Steuerpflichtige dafür selbst verantwortlich. Wir empfehlen auch bei Fragen und Unsicherheiten zur GoBD Ihren Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer um Rat zu Fragen.