Mitarbeiter-Motivation durch betriebliche Kennzahlen aus kwp-bnWin.net

Gerhard Geißler hat eine Lösung gefunden, seine betriebswirtschaftlichen Kennzahlen auszuwerten – mit seiner Handwerker-Software kwp-bnWin.net und dem combit Report Server. Sein Betrieb Geißler electric realisiert hauptsächlich Projekte für die Elektroinstallation und Kommunikation (Telefonanlagen) und ist dort auch im Kundendienst-Geschäft tätig. Der Handwerksbetrieb vertraut bereits seit 2000 auf KWP und setzt kwp-bnWin.net in allen Unternehmens-Bereichen ein, auch seine Monteure nutzen den Mobilen Monteur für die Abwicklung ihrer Außendienst-Einsätze.

Wir haben mit Gerhard Geißler gesprochen und von ihm erfahren, dass die betrieblichen Kennzahlen aus kwp-bnWin.net sogar die Motivation seiner Mitarbeiter erhöhen. Wie das geht, lesen Sie im Interview.

Die Software hat auf jeden Fall den Vorteil, bestimmte Prozesse aufrecht zu erhalten. Vom Angebot über die Auftragsannahme bis hin zur Rechnung läuft bei uns alles über kwp-bnWin.net. Auch was die Beziehung zum MOMO (Mobiler Monteur) hin und wieder zurück ins Büro betrifft, zählen wir auf die Software von KWP. Kurz gesagt, wir brauchen für die Abwicklung unserer Arbeiten kein Papier mehr und müssen somit auch keine handschriftlichen (und oft auch unleserlichen) Notizen entziffern.

Ja, mit KWP haben wir eine Lösung gefunden, nach betriebswirtschaftlichen Kennzahlen auszuwerten: den combit Report Server. Seitdem visualisiert uns ein LED-Bildschirm an der Wand im Büro und einer in der Technik die unterschiedlichsten Zahlen. Die Anzeige wechselt dabei alle zehn Sekunden. Alle Mitarbeiter haben somit Zugriff auf die Auswertungen.

Wir lassen uns aktuell bereits viele unterschiedliche Dinge aus der Software visualisieren. Ein paar Beispiele kann ich euch aber gerne nennen:

Mit der Visualisierung unserer Auftragslage erhalten wir ein Bild der aktuellen Situation. Wir können auf einen Blick erkennen, wie viele Vorgänge (Projekte / Regiearbeiten) oder auch Aufgaben (im Aktivitäten-Management) offen sind und unsere Auslastung erkennen.

Auch den Bearbeitungsstatus der Projekte lassen wir uns auf dem großen Monitor anzeigen, das sorgt ebenfalls für mehr Überblick.

Wir setzen den Report Server zudem aus einem weiteren Grund ein: Durch das digitale Arbeiten ist kein Papierstapel mehr sichtbar, der sich vor den Kollegen auftürmen kann. In dem wir uns die Vorgänge pro Mitarbeiter anzeigen lassen, können wir das Arbeitspensum gut monitoren und die anfallenden Aufgaben gerecht verteilen.

Gerhard Geißler (Geißler electric, Rehau)

Das Infocenter-Blatt mit der Anzahl an offenen Bedarfsmeldungen oder Rückrufen, die sofort zu erledigen sind, ist ebenso wichtig für uns. Wenn`s nur im System drin ist, macht sich oft das Prinzip „aus den Augen, aus dem Sinn“ bemerkbar, auch bei mir – die Anzeige am Wand-Bildschirm erinnert uns dagegen immer an die To-Dos.

Wir haben im Büro sogar zwei Bildschirme untereinander hängen: Auf einem laufen die Auswertungen aus dem Report Server durch und auf dem anderen Bildschirm wird uns die Projektampel angezeigt. Dort können wir auf einen Blick sehen, welche Aufgaben für welches Projekt und zu welchem Zeitpunkt anfallen.

Statt nach den Ergebnissen an meinem Arbeitsplatz-Bildschirm zu suchen, lasse ich mir vieles lieber auf einem großen Bildschirm visualisieren. Das hab ich mir immer schon gewünscht. Im Endeffekt muss aber jeder für sich selbst entscheiden, was man braucht und bei welchen Zahlen eine Visualisierung Sinn macht. Man sollte sich einfach die Problemstellen im eigenen Betrieb raussuchen und auch das visualisieren, was man nicht vergessen darf.

Durch die Erhebung und Visualisierung der Kennzahlen haben unsere Mitarbeiter einen besseren Überblick und eine bessere Orientierung. Die Unternehmensvorgänge sind für alle Mitarbeiter transparent. Sie haben jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Infos und können eigenständig arbeiten, ohne erst beim Chef nachfragen zu müssen. Außerdem dient die Visualisierung bei vielen als Ansporn an die eigene Leistung und wir haben festgestellt, dass sich das auch positiv auf die Motivation auswirkt.

Die Mitarbeiter müssen bereits ein gewisses Maß an Eigen-Motivation mitbringen und auch eigenes Interesse für die Firma entwickeln. Ein System um die Mitarbeiter herum aufzubauen wird nicht reichen. Ohne Mitarbeiter-Motivation ist das ganze System umsonst.

Ja, definitiv. Motivierte Mitarbeiter erledigen ihre Arbeit gerne und geben ihr Bestes, die Kunden möglichst gut zu bedienen, was die Kunden wiederum zufriedener macht. Wenn eine Ordnung der internen Abläufe / Prozesse hergestellt ist, dann läuft auch die Arbeit draußen. Innere Reibungspunkte wirken sich auch nach außen hin aus – das läuft synchron. Natürlich hat man auf private Probleme der Mitarbeiter keinen Einfluss. Aber was im Betrieb zur Zufriedenheit und Motivation der Kollegen beigetragen werden kann, sollte gemacht werden. Wenn das Betriebsklima stimmt und die Mitarbeiter zufrieden sind, müssen kaum anderweitige Maßnahmen für die Kundenzufriedenheit initiiert werden.

Dass ich noch sehr viele Module aufsetzen werde, glaube ich eher nicht. Im Augenblick bin ich da sehr gut versorgt. Für mich stellt sich die Frage, wie stark die Komplexität der Software sein soll. Das hängt von der Bedienbarkeit ab und hat meiner Meinung nach im Handwerk Grenzen. Hier sollte jeder Betrieb für sich selbst prüfen, welche Prozesse vorhanden sind. Die Prämisse sollte sein, die Vorgänge ab Auftragsannahme schlank zu halten, um schnell ans Ziel – der Rechnungsstellung – zu kommen.

Das Reporting aus der Handwerker-Software kwp-bnWin.net mit dem combit Report Server bietet auch Ihnen eine gute Möglichkeit zu visualisieren, wie hoch die Arbeitsbelastung in Ihrem Betrieb gerade wirklich ist.