Moderne Arbeitszeiterfassung im Handwerksbetrieb

mit der Handwerkersoftware kwp-bnWin.net oder Vaillant winSOFT

Laut Gerichtsurteil müssen Handwerksbetriebe ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen – aber bitte nicht die klassische Stechuhr!

Mit kwp-bnWin.net und Vaillant winSOFT gibt es mittlerweile moderne Alternativen. Wir geben Ihnen einen Überblick, wie unsere Softwarelösungen Sie bei der Zeiterfassung im Handwerksbetrieb unterstützen können.

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung nach Vorbild der EU-Gesetzgebung in Deutschland Pflicht werden muss.

Moderne Arbeitszeiterfassung im Handwerksbetrieb - mit KWP

Was das für Arbeitnehmer und Handwerker bedeutet:

Arbeitszeiterfassung ist im Handwerksbetrieb eigentlich nichts Neues. In jedem Betrieb werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, egal ob im Büro oder auf der Baustelle, in irgendeiner Weise erfasst. In der Regel geht’s da auch nicht um die „Kontrolle“ der Mitarbeiter, sondern um die „Kontrolle“ der Baustelle – damit bei der Abrechnung nichts vergessen wird.

Für Ihr Handwerker-Betriebssystem kwp-bnWin.net oder Vaillant winSOFT möchten wir Ihnen eine moderne und vor allem „prozessoptimierte“ Arbeitszeiterfassung aufzeigen. Mit dem Ziel, nicht noch mehr Bürokratie und Aufwand zu betreiben, sondern eher um für Entlastung – sowohl auf der Baustelle, als auch im Büro – zu sorgen. Plus Transparenz-Gewinn!

Allerdings ist ein Handwerksbetrieb etwas vielschichtiger als ein „einfacher“ Bürobetrieb. Daher betrachten wir die einzelnen Personen-Gruppen im Handwerksbetrieb separat. Auch die Form der Erfassung (analog oder digital), spielt keine Rolle. Entscheidend ist der richtige Ablauf!

Monteure im Kundendienst / Kleinbaustellen

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Monteure erhalten für jeden Einsatz vom Büro einen Arbeitsauftrag bzw. eine Arbeitskarte (= Montageauftrag) aus dem System.

So kann nichts untergehen und auch nichts vergessen werden, da alle Aufträge eindeutig nummeriert sind.

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Der Montageauftrag wird auf Papier erzeugt und enthält einen QR-Code zur späteren automatischen „Digitalisierung“.

Der Monteur füllt den Auftrag aus mit Material und vor allem seiner Arbeitszeit inkl. Pausen.

Täglich gibt er abends seine Montageaufträge im Büro ab. Dort werden diese gescannt und somit vom System als „rückgemeldet“ digitalisiert.

Am Bildschirm werden die Montageaufträge bearbeitet und die erfassten Zeiten eingetragen. Diese sind nun automatisch dem Auftrag und auch den Mitarbeitern zugeordnet.

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Der Montageauftrag wird digital auf das Tablet des „Mobilen Monteurs“ übertragen.

Der Monteur bearbeitet den Auftrag mit Material und seiner Arbeitszeit inkl. Pausen.

Den Auftrag schließt er ab und überträgt diesen zurück ans Hauptsystem der Handwerkersoftware im Büro.

Dort wird der Auftrag bearbeitet (abgerechnet oder Folgeauftrag) und die erfassten Zeiten werden automatisch auftrags- und mitarbeiterbezogen gespeichert.

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[bsf-info-box icon=“Defaults-play“ icon_size=“15″ icon_color=“#8bc34a“ title=“Vorteile“ el_class=“info-box-grey-green“][/bsf-info-box]
  • Es kann kein Arbeitsauftrag mehr verloren gehen und somit auch die Abrechnung nicht vergessen werden.
  • Eine Doppel- oder gar Mehrfach-Erfassung für die Monteure entfällt.
  • Der Kontroll-Aufwand im Büro entfällt
  • Die tägliche Erfassung und Verarbeitung lässt keine „Stapel“ entstehen.
  • Kleinaufträge können schneller abgerechnet werden.

Monteure auf Baustellen im Projektgeschäft

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Im Projektgeschäft sind meist mehrere Monteure tageweise auf Baustellen unterwegs.

Der „bauleitende“ Monteur füllt täglich einen Tagesbericht (auch Bautagebuch genannt) aus.

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In der Monteursmappe hat der bauleitende Monteur seine „Blanko“-Tagesberichte als Formular.

Jeden Tag füllt er diesen Bericht (meist während der Heimfahrt) aus und erfasst darauf auch die Arbeitszeiten inkl. Pausen aller Kollegen.

Täglich wird der Bautagesbericht im Büro abgegeben (oder per Handy-Foto gemailt).

Im Büro erhält der Tagesbericht einen eindeutigen Schlüssel (QR-Code), wird gescannt, erfasst und automatisch archiviert.

Die Arbeitszeiten und auch die digitale Dokumentation landen wieder sowohl im Baustellen-Controlling, als auch in der mitarbeiterbezogenen Zeiterfassung.

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Der bauleitende Monteur füllt am Tablet des Mobilen Monteurs einen Tagesbericht aus. Dort erfasst er auch die Arbeitszeiten seiner Baustellen-Kollegen.

Am Tagesende wird der Bericht ans Hauptsystem im Büro übertragen.

Die übertragenen Tagesberichte werden im Büro „freigegeben“ und somit automatisch archiviert.

Die Arbeitszeiten landen sowohl im Baustellen-Controlling, als auch in der mitarbeiterbezogenen Zeiterfassung.

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  • Es muss nur noch der bauleitende Monteur dokumentieren (weniger Schulungsaufwand, meist auch höhere Dokumentationsqualität).
  • Die Schreibarbeit der Monteure fällt großteils weg.
  • Aufwändiges Wochenberichte suchen, kontrollieren und nervenaufreibendes Einfordern fällt weg.
  • Der Kontroll-Aufwand im Büro wird durch einheitliche Erfassung stark reduziert.
  • Die Dokumentation kann auch für Planer oder Bauherren als Nachweis verwendet werden.
  • Die tägliche Erfassung und Verarbeitung lässt keine „Stapel“ entstehen und alle Baustellen sind zeitnah bewertet.
  • Nebenbei wird die monatliche Halb-Fertige-Bewertung automatisiert als Prozess-„Abfall-Produkt“.

Büro-Mitarbeiter im Innen- / Außendienst

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Vollzeit oder auch Teilzeit-Kräfte im Büro (meist Gehaltsempfänger) müssen ebenfalls Ihre Arbeitszeit aufzeichnen.

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Jeder Mitarbeiter führt eine analoge Aufzeichnung über die geleistete Arbeitszeit und Pausen.

Eine Verteilung auf Projekte ist analog nicht sinnvoll. Am Ende des Monats werden auf dem Erfassungsblatt die Überstunden ermittelt.

Das Erfassungsblatt wird mit einem Schlüssel versehen, gescannt und nur die Gesamtzeit bzw. die Überstunden ins KWP-System übertragen.

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[ultimate_info_table design_style=“design06″ color_scheme=“gray“ package_heading=“digital“]

In der Plattformunabhängigen KWP bnApp-Zeiterfassung erfassen Mitarbeiter täglich Ihre Arbeitszeit.
Egal ob am Handy, am Tablet oder auch über einen Web-Browser am PC.
Auch können die Tätigkeiten direkt einem Projekt zugeordnet werden, wenn z.B. mehrere Stunden für die Anfertigung einer CAD-Planung aufgewendet werden.
So werden die meist „unproduktiven Wasserkopf“-Kosten, die dann per Allgemeinkostenfaktor auf alle Projekte umgelegt werden müssten, zu „produktiven projektbezogenen“ direkten Kosten.

Am Tagesende werden die Zeiten an das Hauptsystem übertragen und landen am Projekt und in der mitarbeiterbezogenen Stundenerfassung.

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  • Es entsteht keine Doppel-Erfassung.
  • Sie erhalten einen schnellen und transparenten Überblick über die Arbeitszeiten.
  • Größere Zeitblöcke werden direkt den Baustellen zugeordnet.

Alle Mitarbeiter

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Mit den oben beschriebenen Möglichkeiten landen – unabhängig der Erfassungsform – alle Arbeitszeiten in der KWP-Stundenerfassung.

Von dieser zentralen Stelle aus erfolgt die Weiterverarbeitung ohne Doppel-Erfassung direkt ins Lohnbüro zum Steuerberater (z. B. über die LODAS- oder Lohn/Gehalt- Schnittstelle).

Auch Urlaubs-, Krank- und Gleitzeit-Verwaltung erfolgen zentral.

Da alle Erfassungs-Varianten ohne Doppel-Erfassung auskommen, könnte der ein oder andere „mitgebuchte“ Kollege den Überblick über seine Arbeitszeit verlieren. Muss aber nicht!!!

Jeder Mitarbeiter bekommt vom Büro wöchentlich seinen gewohnten Wochenbericht komplett ausgefüllt und unaufgefordert zur Verfügung gestellt.

Eventuelle Erfassungsfehler kann er so schnell erkennen und entsprechend im Büro reklamieren.

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Das Büro erstellt auf Knopfdruck in der KWP-Stundenerfassung den Wochenbericht für alle Kollegen.

Dieser Wochenbericht (A4-Seite pro Mitarbeiter) wird dann in gedruckter Form über ein Mitarbeiter-Postfach oder auch als PDF-Datei per E-Mail an die Kollegen verteilt.

So behält jeder den Überblick über seine wöchentlich geleistete Arbeitszeit.

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In der KWP bnApp-Zeiterfassung oder auch am Mobilen Monteur hat jeder Mitarbeiter immer aktuellen Zugang zu seinen Arbeitszeit-Daten.

Die Anzahl der geleisteten Stunden, noch zu leistende Arbeitszeit, um auf die Soll-Zeit zu kommen, eine Urlaubsübersicht und noch verfügbarer Urlaub, der Gleitzeitkonto-Stand sowie auch die persönliche Krankheitsübersicht können jederzeit über das Mobiltelefon eingesehen werden.

Auch den „digitalen“ Urlaubsantrag kann die KWP bnApp für Sie und Ihr Team übernehmen.

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[bsf-info-box icon=“Defaults-play“ icon_size=“30″ icon_color=“#8bc34a“ title=“Unser Tipp für Sie“ el_class=“info-box-grey-green“][/bsf-info-box]

Sehen Sie das Arbeitszeiten-Erfassungs-Gesetz, das uns unsere Politik auferlegen wird nicht als „Zeitfresser“ und „bürokratisches Monster“. Begreifen Sie es als Chance, um den Arbeitszeiterfassungs-Prozess in Ihrem Betrieb zu überdenken und auf neue Füße zu stellen.

Gerne unterstützt Sie das KWP Team bei der Prozessorganisation und macht gemeinsam mit Ihrem Team die Arbeitszeiterfassung in Ihrem Betrieb schneller und transparenter! Immer mit dem Ziel vor Augen: keine Doppel-Erfassung!
So entlasten Sie Ihre Mitarbeiter.