Neulich an der Hotline: Wie reduziere ich die Schreibarbeit meiner Kundendienst-Monteure?

„Wenn ich gerne Schreiben würde, hätt ich Büro gelernt…“, meldet sich ein Kundendienstler bei uns an der Hotline. Das Problem:  Zu viel Schreibaufwand und zu viel Suchen nach den richtigen Artikeln kosten Zeit und machen ihm nicht wirklich Spaß!

Mit folgenden 5 einfachen und schnell umzusetzenden Tipps der KWP Support-Hotline konnte der Handwerksbetrieb am anderen Ende der Leitung die „Schreibzeit“ seiner Monteure erheblich reduzieren:

Die Problemstellungen im Kundendienst wiederholen sich immer wieder. Daher lässt sich auch die Dokumentation mit einfachen, kurzen Textbausteinen schnell und dennoch individuell zusammenstellen:

• Anlage geprüft
• Heizung entstört
• Ersatzteil getauscht
• …

Nehmen Sie Ihre letzten Arbeitsberichte im Büro als Vorlage und zerlegen Sie die Texte in kleine, wiederkehrende Textbausteine. Der Monteur kann dann seine Arbeit vor Ort am Tablet schnell und dennoch ausführlich durch einfaches Anklicken verschiedener, passender Bausteine dokumentieren.

Wird im Mobilen Monteur die IST-Arbeitszeit einmal erfasst, so ist keine weitere Erfassung mehr nötig. Diese Zeit kann gerundet in den Auftrag zur Abrechnung übernommen werden, landet im Büro am Zeitkonto des Mitarbeiters bis hin zur DATEV-Übergabe ans Lohnbüro.

Über ein einfache Auswertung ermitteln Sie die im letzten Jahr verrechneten Artikel in Kundendienst-Aufträgen nach deren Häufigkeit. Diese Artikel ziehen Sie per Drag & Drop in eine globale Verzeichnis-Struktur. So erstellen Sie innerhalb kürzester Zeit eine zentrale „Erfassungshilfe“ mit den häufigsten Artikeln fürs Büro und auch für Ihre Mobilen Monteure. Die Erfassungszeit wird dadurch reduziert, die Qualität erhöht.

Wer noch mit Papier-Arbeitsberichten gearbeitet hat, kann sich sicherlich noch an die „Ankreuz-Pauschalen“ für KFZ, Kleinteile, Einsatz von Messwerkzeug, etc. erinnern. Es musst nicht viel geschrieben werden. Ein einfaches Kreuz genügte. Nutzen Sie genau diese Prinzip auch im Mobilen Monteur über die Funktion „Pauschalartikel“. Sie definieren die Artikel, die dem Monteur sofort zur Übernahme vorgeschlagen werden sollen. Das spart Zeit und es wird trotzdem nichts vergessen.

Wer bereits mit einer funktionierenden Materialwirtschaft den Monteuren die Ware auftragsbezogen kommissioniert, reduziert nicht nur die „Material-Sammel- und Ladezeit“ sondern auch die Schreibarbeit erheblich. Der Mobile Monteur kann das kommissionierte Material auf Knopfdruck online einsehen und dieses auch gleich in seinen Arbeitsauftrag übernehmen.

Mit diesen fünf einfachen und schnell umzusetzenden Tipps reduzieren Sie den Schreibaufwand Ihrer Kundendienst-Monteure erheblich und steigern so Ihre Effizienz und die Akzeptanz der digitalen Hilfsmittel.