ORGA-Beratung – eine dauerhafte Optimierung aller Prozesse

kwp-bnWin.net-Anwender Wolfgang Klein, Geschäftsführer der W. Klein GmbH, hat sich die Optimierung der Prozesse in seinem SHK-Betrieb mit 32 Mitarbeitern auf die Fahne geschrieben. Die Schwerpunkte seiner Firma liegen in der Komplettbadsanierung, im Bereich Heizung+Sanitär, in der Umbausanierung, dem Kaminbau und der Kaminsanierung, sowie dem Bereich Wasserschadensbeseitigung. Bereits seit einigen Jahren be- und durchleuchtet Wolfgang Klein gemeinsam mit Stephan Rixinger als Organisationsberater von KWP die Abläufe und Prozesse, er feilt an eigenen Ideen zur Umorganisation und optimiert diese gemeinsam mit den Mitarbeitern – stets unter der eigenen Prämisse und dem eigenen Anspruch, alles 1:1 in der Handwerkersoftware kwp-bnWin.net abzubilden.

Organisationsberatungen durch KWP hat Herr Klein gebucht, um die eigenen Prozesse auch von externer Sicht betrachten zu können. Oft ist man vielleicht etwas betriebsblind, obwohl die optimale Lösung vielleicht gar nicht so weit vom Ist-Stand entfernt liegt. Die Optimierungen der Abläufe entfallen größtenteils auf den Regie- und Projektbereich, sowie auf die Buchhaltung / Buchführung. Hintergründe, die Herrn Klein dazu bewogen haben, die Prozessoptimierungen anzugehen, sind vor allem die Digitalisierung, die Vereinfachung sowie die erwünschte Zeitersparnis.

Die durchgeführte Um-Organisation ist für Wolfgang Klein durchwegs ein Gewinn, aus Unternehmersicht, aber auch auf persönlicher Ebene. Alle beteiligten Mitarbeiter spüren eine wirkliche Erleichterung in den Arbeitsabläufen und Prozessen, auch die Arbeitszeitersparnis ist ein Pluspunkt gewesen. Des Weiteren wird mit der zunehmenden Digitalisierung die ursprüngliche Papierflut auf ein Minimum reduziert. Der größte Gewinn für Wolfgang Klein persönlich ist die Übersichtlichkeit durch eine intensivere Nutzung des Infocenters in der Software. Die optimierten Abläufe gehen leichter von der Hand, sie sind einfacher, durchgängiger und transparenter für die Mitarbeiter.

Der Gedanke, etwas verändern zu wollen, reifte zunächst bei Wolfgang Klein selbst. Nach intensiver Überlegung, begann er, die Abläufe mit Meister und Mitgesellschafter Jonas Brand (Projektwesen) durchzusprechen. Das Potential der Bereiche, in denen etwas verändert und verbessert werden konnte, entdeckten beide Gesellschafter recht früh. Die daraus gewonnenen Informationen wurden mit Stephan Rixinger besprochen. Der erfahrene ORGA-Berater aus dem Hause KWP arbeitete daraufhin Vorschläge und verschiedene Wege zur Optimierung aus. Die Vorschläge wurden dann im vor-Ort-Termin intensiviert, die nötigen Tools und Mittel eingerichtet und die beteiligten Mitarbeiter wurden mit ins Boot geholt. Eine abschließende Schulung in den neuen Abläufen fixierte die Anwendung in der Software.

Zusammen mit den durchlaufenen Prozessoptimierungen ist die Software in vielen Bereichen eine Bereicherung für den SHK-Betrieb aus Riedenburg. Die komplette Datenübertragung der Ein- und Ausgangsrechnungen an die Buchhaltung steht dabei ganz oben. Die Umstellung auf DATEV Beleg2Buchung und Unternehmen online ist gerade noch in vollem Gange. Im Bereich Regie sorgte die Einführung der EMAILBRIEF-Schnittstelle für große Erleichterung.

Gerade im Aufbau bzw. Umbau ist zudem die digital unterstützte Badberatung beim Kunden vor Ort. Ziel dabei ist es, dem Kunden bereits unmittelbar nach bzw. noch während des Beratungsgesprächs ein Proforma-Angebot als Kostenschätzung unterbreiten zu können.

Wolfgang Klein hat dazu einen Laptop mit abgespeckter kwp-bnWin.net-Version beim Beratungstermin dabei. Mit der Systempreisliste (einem Musterprojekt für die Badsanierung mit allen benötigten Angebots-Titeln) erstellt er in Minutenschnelle ein erstes Proforma-Angebot mit den ungefähren Kosten für den Kunden. Dazu klickt er sich durchs Musterprojekt und fügt mit Hilfe der Kopierfunktion die benötigten Positionen in das aktuelle Kundenprojekt ein. Das erstellte Proforma-Angebot wird anschließend als PDF-Datei auf einem USB-Stick mit Firmenbroschüre und Imagefilmen an den Kunden übergeben.

Viele Anwender greifen bei der Angebotserstellung auf sogenannte Konfiguratoren zurück. Wolfgang Kleins Anspruch ist hierbei jedoch eine 1:1-Lösung aus kwp-bnWin.net heraus, um einen Übernahmeprozess und doppelten Aktualisierungs- und Pflegeaufwand zu vermeiden.

Für die W. Klein GmbH bedeutet Stillstand Rückschritt. Die Prozesse werden daher am laufenden Band beleuchtet und optimiert. Welcher Zeitaufwand dabei auf welche Prozesse entfällt, kann Wolfgang Klein nicht genau definieren, da gleichzeitig mehrere Prozessoptimierungen angegangen wurden. Von der ersten Idee über die Ausarbeitung verschiedener Ansätze bis hin zu Einrichtung und Organisation seien aber abhängig von Thema schätzungsweise zwei bis drei Monate vergangen. Die Optimierung der Badberatungstermine beschäftigt ihn beispielsweise seit einem halben Jahr, das alleinige „Nachdenken“ bedurfte aber schon rund drei Monate Zeit, in der er immer mal wieder kurz Ideen sammelte. „Das Ergebnis rechtfertigt aber in jedem Fall die aufgewendete Zeit und Investition.“, so Wolfgang Klein. „Meine Prämisse ist stets, die Prozesse im Haus zu durchstöbern und zu durchleuchten, um die Abläufe im Hinblick auf Zeit- und Kostenersparnis zu optimieren, sowie das nächst höhere Level an Digitalisierung zu erreichen. Es ist sozusagen eine never ending story.“

Begonnen hat die Prozessoptimierung gemeinsam mit Christian Schwab, dem Erfolgstrainer im Handwerk. Gemeinsam mit KWP wurden die Bereiche Lager und Optimierung im Einkauf auf neue Beine gestellt. Aber auch der gesamte Projektablauf wurde von A bis Z neu aufgerollt.

Seit einem Seminar zum Thema „Zahlen sicher im Griff“ in Landshut vor ca. fünf Jahren begleitet auch Walter Raab von Raab Coaching den Betrieb. Der Unternehmensberater ist seit ca. einem Jahr einmal pro Monat vor Ort, um aktuelle Themen zu besprechen.

Für die Zukunft hat sich Wolfgang Klein vorgenommen, alle laufenden Prozesse erst einmal abzuschließen. Die Prozessoptimierungen in den Bereichen DATEV Unternehmen online, Beleg2Buchung sowie verschiedene digitale Geschichten und die Vereinfachung der Prozesse im Bereich Badberatung sollen künftig noch vollständig integriert werden. „Wenn diese Prozesse zu 100 % laufen und wir die Corona-Krise gut überstanden haben, dann greifen wir die nächsten Schritte an …“, so Wolfgang Klein.

Für Wolfgang Klein liegen die Vorteile, die ein Unternehmen aus einem ORGA-Workshop ziehen kann, klar auf der Hand: Zeit-, Kosten- und Arbeitsersparnis sowie Transparenz und ein hohes Maß an Digitalisierung. „Ich kann jedem meiner befreundeten Unternehmen eine Organisationsberatung durch KWP nur wärmstens empfehlen – einem Nachbarn nicht (Wolfgang Klein lacht…). Im Gespräch mit befreundeten Kollegen kommt das Thema oft zur Sprache, auch mit Markus Kroll funktioniert dieser gegenseitige Austausch sehr gut – wir geben uns hier immer gegenseitig Tipps, damit wir effizienter und für alle leichter vorankommen. “