ORGA-Tipp: KWPBOX

Nutzen Sie in Ihrem Handwerksbetrieb bereits das Aktivitäten-Management als einheitliches, gemeinsames Informationssystem? Oder sind Sie noch analog mit Zettel und Stift unterwegs? Ist der Informationsfluss zwischen Baustellen- und Büro-Team sichergestellt? Denn nur wenn das Zusammenspiel Ihres Teams läuft und jedem Kollegen alle Informationen vorliegen, können Sie Ihre Aufträge effizient und zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Kunden abwickeln.

Die KWPBOX ist die Universal-Schnittstelle zu Ihrem zentralen Aktivitäten-Management und Ihrer Dokumentenablage. Schnell und einfach per E-Mail: Egal, ob Sie unterwegs eine E-Mail, ein Plan, eine Skizze oder ein Foto erreicht – einfach weiterleiten an Ihre KWPBOX. So machen Sie in Sekundenschnelle eine Aktivität daraus, die Sie dann delegieren, auf Wiedervorlage legen oder nur zum entsprechenden Bauvorhaben ablegen können.

Mit der KWPBOX können Sie aus diversen Quellen (wie z. B. E-Mails, Notizen, Skizzen und Sprachnachrichten) unterwegs schnell und einfach eine Aktivität erstellen. Sie fügen dazu einfach im E-Mail-Verkehr die KWPBOX-Adresse als CC ein und ergänzen den E-Mail-Betreff um ein Schlagwort (z. B. die Projektnummer, das Kundenkürzel oder die Regieauftragsnummer). Die KWPBOX zeichnet den E-Mail-Verkehr automatisch im Archiv Ihrer KWP-Software auf.

Nur wenige Sekunden nach dem Versand über die KWPBOX stehen die Infos Ihnen und Ihrem Team im Büro und auch auf der Baustelle (über die KWP bnApp) zur Verfügung. Damit läuft auch die Dokumentation, die Wiedervorlage und das Zusammenspiel mit dem Büro-Team wie am Schnürchen.

Die KWPBOX kann noch mehr, als nur den E-Mail-Verkehr dokumentieren, Notizen oder Skizzen archivieren und eine Aktivität samt Archiveintrag erstellen. Im heutigen ORGA-Tipp möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie (wie auch wir bei KWP und wie andere Anwender unserer Handwerkersoftware) die zahlreichen Anwendungsmöglichkeiten und Nutzungsfälle in Verbindung mit der KWPBOX ausschöpfen können.

Verwenden Sie die KWPBOX ganz einfach zur Bearbeitung / Dokumentation Ihrer eigenen Aktivitäten oder auch zum Delegieren von Aufgaben an Kollegen. Sie können damit auch Archiveinträge zu bestehenden Aktivitäten hinzufügen oder z. B. im Projektgeschäft die Protokolle Ihrer Baustellenbesprechungen, etc. vorgangsbezogen im Archiv ablegen.

Statt mit Zettel und Stift zur Baustelle zu fahren, bieten sich digitale Notizen auf dem Handy / Tablet an. Wie Sie Ihre Aufzeichnungen (z. B. über die App Goodnotes) auch ohne Medienbruch in Ihrer Handwerkersoftware von KWP weiterverarbeiten bzw. ablegen können, zeigen wir Ihnen in einem kurzen Video-Beispiel zum Thema „Digitale Datenerfassung kombiniert mit KWP“.

Verwenden Sie für z. B. das AEB-Blatt oder die Prüfung elektrischer Anlagen statt den ausgedruckten Checklisten die PDF-Version, füllen diese digital aus und legen die ausgefüllten Checklisten über die KWPBOX einfach, schnell und bequem vorgangsbezogen ins Archiv Ihrer Handwerkersoftware. So geht kein wichtiger Zettel mehr auf dem Weg ins Büro verloren und Ihren Team-Kollegen stehen die Infos sofort nach der Ablage zur Verfügung.

Auch die Rückläufer aus Webformularen Ihrer Website lassen sich sehr einfach über die KWPBOX organisieren. Über Website-Baukastensysteme (z. B. WordPress) oder Online-Formular-Builder (wie z. B. Zoho Forms) lassen sich Webformulare für die Rückmeldung Ihrer Kunden erstellen (z. B. zur Aufnahme einer Heizungsstörung, Heizungserneuerung, etc.). Dort kann als Empfänger der E-Mail-Benachrichtigung statt einer normalen E-Mail-Adresse auch eine zu diesem Zweck konfigurierte KWPBOX-Mail-Adresse hinterlegt werden. Die Anfragen oder Rückmeldungen Ihrer Kunden lassen sich so automatisieren und zu einer bestehenden Aktivität archivieren oder über das Adresskürzel / die Projektnummer automatisiert als neue Aktivität anlegen.

Egal, ob bei der Angebotsanfrage oder bei der Baustellenkommunikation: Über Ihre Website stellen Kunden die Anfragen mit Plänen oder Bildern ein, die Bauherren füllen Checklisten aus oder bewerten den Kundendienst-Einsatz auf Ihrer Homepage. Die Daten werden zentral auftrags- und kundenbezogen im System abgelegt und je nach Konfiguration werden gleich entsprechende Aktionen in Ihrem Betrieb ausgelöst.

• Terminanfragen-Management
• Prüftermine in der Geräteverwaltung anhand der Ordner-Struktur fortschreiben Wird der E-Check bestanden, kommt dieser zum Gerät in einen eigenen Ordner. Das gleiche für den TÜV / die UVV / die Leitern- und Gerüste-Prüfung.
• Fotos ablegen und archivieren