ORGA-Tipp: Zeit sparen und CO² reduzieren

mit elektronischem Rechnungsversand in kwp-bnWin.net

Ab Version 7.5 N2 steht Ihnen in der Adressverwaltung im Reiter Zusatzinfos eine Option zur Verfügung, mit der Sie definieren können, in welchem Format dem Kunden seine Rechnungen / Korrekturrechnungen bereitgestellt werden. Als „Versandart Rechnung“ gibt es neben der Auswahl „noch nicht festgelegt“ (also noch ohne Entscheidung) noch „Druck auf Papier“, „als PDF/A per E-Mail“ oder als PDF/A im Format „ZUGFeRD 1.0 Basic per E-Mail“. Die ZUGFeRD-Variante hilft dem Rechnungsempfänger, die wichtigsten Rechnungsdaten direkt aus der Rechnung in sein Buchhaltungsprogramm zu übernehmen.

Vorgehensweise

Fragen Sie Ihre Kunden per Serienbrief direkt aus kwp-bnWin.net oder Vaillant winSOFT ab und sparen Sie den Ausdruck und Versand auf dem Postweg. Eine Muster-Wordvorlage zum Einholen der Zustimmung stellen wir Ihnen gerne hier zur Verfügung. Aus Sicherheitsgründen wird die Word-Vorlage in einer gezippten Datei zum Download angeboten. Die Vorlage können Sie entweder beim herkömmlichen Rechnungsdruck beilegen oder eine gesonderte Mailing-Aktion starten.

Hinterlegen Sie dann, ob Ihr Kunde künftig die Rechnungen per E-Mail im PDF-Format akzeptiert oder eventuell sogar froh ist, diese zukünftig im ZUFeRD-Format zu erhalten.

Die als PDF erstellten Rechnungen landen zuerst im E-Journal und werden von dort aus gesammelt versendet. Mehr dazu finden Sie auch im kostenlosen Workshop unseres E-Learning-Bereichs.

Mitgedacht!

Eine Ausgabe im Format “ZUGFeRD 1.0 Basic per E-Mail” ist zeitaufwändig und der Rechnungsdruck dauert daher etwas länger. Daher sollte diese Option nur genutzt werden, wenn Ihr Kunde das wünscht.