Digitale Zeiterfassung im Handwerk

Effizienzsteigerung durch moderne Lösungen

Ob klein, mittelständisch oder groß – eine präzise und verlässliche Dokumentation der Arbeitszeiten ist für eine erfolgreiche Unternehmensführung essenziell. Traditionelle Methoden wie das Ausfüllen von Stundenzetteln oder die manuelle Erfassung bergen nicht nur ein erhebliches Fehlerpotenzial, sondern kosten auch wertvolle Ressourcen. Mit der Handwerkersoftware von KWP, abgestimmt auf die spezifischen Anforderungen von Handwerksbetrieben, lässt sich dieser Prozess deutlich optimieren. Im Folgenden möchten wir die Vorteile und Chancen einer digitalen Zeiterfassung näher beleuchten und Ihnen einen Leitfaden zur Einführung dieser modernen Variante vorstellen.

Welche Arten der digitalen Zeiterfassung gibt es?

Es existieren diverse Ansätze zur digitalen Erfassung von Arbeitszeiten, die je nach Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen zum Einsatz kommen:

  1. stationäre Zeiterfassung: Sie erfolgt mittels fest installierter Terminals oder Computer, an denen Mitarbeiter ihre Zeiten eintragen. Besonders geeignet ist dieses Modell für Unternehmen mit festen Arbeitsplätzen.
  2. mobile Zeiterfassung: Insbesondere im Handwerksbereich bietet die mobile Zeiterfassung über Smartphones oder Tablets eine flexible Lösung. Monteure / Außendienstmitarbeiter protokollieren ihre Arbeitszeiten mit der KWP-Software und dem Mobilen Monteur oder der Zeiterfassungs-App direkt vor Ort, wodurch eine nahtlose Dokumentation von Arbeitszeiten, Materialverbrauch und Auftragsfortschritten möglich wird.
  3. webbasierte Zeiterfassung: Diese Methode erlaubt es Handwerkern, ihre Zeiten über einen Webbrowser (z. B. per Browseranwendung der Zeiterfassung der KWP bnApp) zu erfassen. Die Technik ist hardwareunabhängig und kann sowohl im Büro als auch mobil angewendet werden.

Jede dieser Varianten besitzt seine eigenen Vorteile und lässt sich je nach den individuellen Bedürfnissen eines Handwerksbetriebs maßgeschneidert implementieren.

Welche Arbeitszeiten gelten im Handwerk?

Im Handwerk sind Unternehmen verpflichtet, Arbeitszeiten präzise festzuhalten. Das umfasst nicht nur die erbrachten Arbeitsstunden, sondern auch Pausen- und Ruhezeiten. Die gesetzlichen Vorgaben, wie sie etwa im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgeschrieben sind, müssen strikt umgesetzt werden.

  • Arbeitszeiten: Die täglichen Arbeitszeiten der Handwerker werden abgebildet, inklusive Beginn und Ende der Schicht sowie etwaiger Überstunden.
  • Pausenzeiten: Auch Pausenzeiten sind verpflichtend zu dokumentieren. Dabei ist nach spätestens 6 Stunden Arbeit eine Pause von mindestens 30 Minuten einzulegen. Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden ist eine Pause von 45 Minuten vorgeschrieben.
  • Ruhezeiten: Zwischen dem Ende der Arbeitszeit und dem Beginn der nächsten Schicht muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen. Diese Regelung gilt für 5-Tage-Wochen. Bei einem Zeitraum von 7 Tagen zwischen dem letzten Arbeitstag und dem Beginn der neuen Schicht erweitert sich der Zeitraum auf mindestens 24 Stunden.
  • Überstunden: Im Normalfall darf die tägliche Arbeitszeit 8 Stunden nicht überschreiten. Sie ist jedoch auf bis zu 10 Stunden ausdehnbar, sofern innerhalb eines Zeitraums von 24 Wochen oder sechs Monaten die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit nicht mehr als 8 Stunden beträgt.

Die KWP-Softwarelösungen ermöglichen eine einfache und präzise Erfassung all dieser Zeiten. Dadurch können Handwerksbetriebe nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch ihre internen Prozesse effizienter gestalten.

Ist eine digitale Zeiterfassung Pflicht?

Obwohl eine allgemeine Pflicht zur digitalen Zeiterfassung noch nicht flächendeckend eingeführt wurde, gibt es gewisse Regeln, die Unternehmen im Handwerkssektor berücksichtigen müssen. Die Erfassung von Arbeitszeiten ist durch das Arbeitszeitgesetz reguliert, welches vorschreibt, dass Überstunden und Mehrarbeit zu dokumentieren sind. Diese Vorschriften gelten gleichermaßen für kleine und große Betriebe.

Eine digitale Zeiterfassung wird insbesondere dann obligatorisch, wenn das Unternehmen unter spezifische Branchenregelungen oder tarifliche Vereinbarungen fällt. In solchen Fällen bietet die digitale Zeiterfassung eine effiziente Möglichkeit, den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden und dabei die Genauigkeit der abgebildeten Daten zu gewährleisten.

Auch im Zusammenhang mit der Europäischen Arbeitszeitrichtlinie hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass alle Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Diese Richtlinie wird in Deutschland derzeit schrittweise umgesetzt, was bedeutet, dass die Implementierung einer digitalen Zeiterfassung auch für Unternehmen im Handwerk zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung gegenüber traditionellen Methoden

Die digitale Zeiterfassung von KWP bietet im Vergleich zu herkömmlichen Modellen wie handschriftlichen Stundenzetteln oder manuell geführten Arbeitszeitlisten erhebliche Vorteile.

Effizienz und Zeitersparnis

Automatisierte Zeiterfassungssysteme eliminieren den bürokratischen Aufwand. Mitarbeiter dokumentieren ihre Arbeitszeiten nicht mehr handschriftlich, wodurch die Verwaltung dieser Daten in Echtzeit erfolgt.

Genauigkeit und Transparenz

Digitale Lösungen minimieren das Fehlerpotenzial und bilden die Arbeitszeiten präzise ab. Das schafft mehr Transparenz und erleichtert die Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.

nahtlose Integration

Protokollierte Daten können mühelos in andere betriebliche Prozesse eingebunden werden, etwa in die Lohnabrechnung oder Projektkalkulation. Die KWP-Software ermöglicht beispielsweise die direkte Übernahme von Arbeitszeiten in die Buchhaltung oder Materialverwaltung, was die Gesamtprozesseffizienz erhöht.

Flexibilität und Mobilität

Mit den mobilen Softwarelösungen von KWP werden Arbeitszeiten schon vor Ort erfasst. Dadurch haben Außendienstmitarbeiter die Möglichkeit, ihre Zeiten sofort nach Auftragserfüllung einzugeben, was eine zeitnahe Abrechnung erlaubt.

Datensicherheit

Digitale Zeiterfassungssysteme bieten einen hohen Schutz vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff, da die Daten sicher in der Cloud oder auf firmeneigenen Servern gespeichert werden.

Zeiterfassungsmodelle und ihre Vorteile

Gesetzliche Grundlagen zur digitalen Zeiterfassung

Die gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeiterfassung sind detailliert im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) beschrieben. Das Recht besagt, dass Betriebe die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten präzise dokumentieren müssen. Vor allem die Abbildung von Überstunden und Mehrarbeit ist von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass die gesetzlich festgelegten Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.

Darüber hinaus trägt die Europäische Arbeitszeitrichtlinie, bestätigt durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs, zur Verpflichtung bei, dass alle Arbeitgeber ein genaues System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeiten zu etablieren haben. Diese Regelungen deuten darauf hin, dass in den kommenden Jahren auch in Deutschland die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung weiter verschärft werden könnten.

Für Betriebe im Handwerkssektor ist es daher sinnvoll, sich frühzeitig mit diesen Vorgaben vertraut zu machen und geeignete Systeme, wie die Lösungen von KWP, zu implementieren.

Welche Voraussetzungen sind für die digitale Zeiterfassung notwendig?

Um eine digitale Zeiterfassung erfolgreich im Betrieb einzuführen, sind diverse Voraussetzungen zu erfüllen:

Technische Ausstattung

Es ist essenziell, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die erforderlichen Geräte wie Smartphones, Tablets oder Computer haben, um ihre Arbeitszeiten einzutragen.

Software-Integration:

Die Zeiterfassungssoftware muss problemlos in bestehende betriebliche Systeme eingebunden werden. Dabei bietet die KWP-Software umfassende Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen und anderen relevanten Anwendungen.

Schulung der Mitarbeiter:

Ein effektiver Übergang von der manuellen zur digitalen Zeiterfassung erfordert eine gründliche Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Technologie.

rechtliche Anforderungen:

Stellen Sie sicher, dass die Zeiterfassung gesetzeskonform ist. Das schließt den Schutz der erfassten Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen mit ein.

Support und Wartung:

Ein zuverlässiger technischer Support muss verfügbar sein, um bei auftretenden Problemen schnell und effektiv reagieren zu können.

Digitale Zeiterfassungssysteme mit der Handwerkersoftware von KWP einführen

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Optimieren Sie Ihren Handwerksbetrieb mit KWP

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FAQ

Warum ist die digitale Zeiterfassung im Handwerk wichtig?

Digitale Zeiterfassung minimiert Fehler, spart Zeit und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es für die Zeiterfassung im Handwerk?

Die Erfassung von Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten ist durch das Arbeitszeitgesetz vorgeschrieben.

Welche Vorteile bietet die KWP-Software zur Zeiterfassung?

KWP offeriert flexible Lösungen wie den Mobilen Monteur und die Zeiterfassungs-App, die eine präzise und mobile Zeiterfassung ermöglichen. Zusätzlich profitieren Sie von praktischen Features wie dem Zugriff auf wichtige Daten, Materialerfassungen, Auftragsdokumentationen und vielem mehr.

Ist eine Schulung für die Nutzung der digitalen Zeiterfassung notwendig?

Ja, eine (kurze) Schulung ist sinnvoll, um alle Mitarbeiter in das neue System einzuführen.

Wie sicher sind die erfassten Daten?

Die Daten werden gespeichert und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt, was den Datenschutzanforderungen entspricht.