Vom Auftrag bis zum Geldeingang in Windeseile – schneller als mit der EMAILBRIEF-Schnittstelle und kwp-bnWin.net geht’s nicht
Ein Anwenderbericht von Manuela Nemela, Gerhard Nemela Sanitär-und Heizungstechnik
Die Gerhard Nemela Sanitär-und Heizungstechnik ist ein kompetenter Fachpartner in Landshut, wenn es um Heizung- und Sanitäranlagen sowie deren Wartung oder Kundendienst geht. Bei Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung im Büro und auf der Baustelle (mit dem Mobilen Monteur) vertraut die Firma auf die kaufmännische Software kwp-bnWin.net.
Zeit- und Kostenersparnis durch Verwendung der EMAILBRIEF-Schnittstelle
Früher hat Manuela Nemela (verantwortlich für die kaufmännische Geschäftsleitung und das Marketing des Betriebs) noch alle Rechnungen einzeln geschrieben, ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und abends nach der erledigten Büroarbeit in einen Briefkasten geworfen. Meist ist dabei eine Woche zwischen erledigtem Auftrag und der Rechnungsstellung vergangen – jetzt ist es ihr dank der EMAILBRIEF-Schnittstelle in kwp-bnWin.net möglich, die über die Software erstellten Rechnungen bereits zur Mittagszeit durch einen Klick am PC zu versenden. Und das Beste: bereits am Tag nach der Reparatur hat der Kunde die Rechnung im Briefkasten (bei Versand bis 14 Uhr über die EMAILBRIEF-Schnittstelle). Frau Nemela nutzt sowohl den Versand von Ausgangsrechnungen, als auch von Mahnungen im Inland – Kunden im Ausland hat die Firma nicht, meist wird auch nur der schwarz-weiß-Druck verwendet. Seit der Anmeldung und Umstellung im Dezember 2019 hat sie (Stand 23.01.20) nun 66 Briefe über die Schnittstelle versendet, dabei rund 2,5 Stunden Arbeit und rund 55 € an Kosten eingespart – pro Brief rund 1,20 € (Porto und interne Kosten).
Einfache Registrierung und Einrichtung
Mit einem Klick im E-Journal ist man im EMAILBRIEF-Account, kann sich eine Übersicht der versendeten Briefe samt Rechnungsnummer anzeigen lassen, Briefe stoppen oder das Porto-Guthaben aufladen. Die Einrichtung bzw. Umstellung der E-Post- auf die EMAILBRIEF-Schnittstelle hat KWP durchgeführt, die Registrierung auf emailbrief.de hat die Anwenderin mit ein paar wenigen Klicks selbst durchgeführt. Die Einstellungen waren einfach und übersichtlich, ein „Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung“ durch die EMAILBRIEF GmbH konnte auf einen Klick heruntergeladen werden.
Manuela Nemela
kaufmännische Geschäftsleitung der Gerhard Nemela Sanitär-und Heizungstechnik
Briefversand auf Guthaben-Basis
Für den Briefversand über den Versand-Dienstleister stehen verschiedene Guthaben-Pakete zur Auswahl – je nach Anzahl an Briefen, kann man sich zwischen einem kleinen, mittleren und großen Paket entscheiden. Je größer das Paket, umso günstiger sind am Ende die Kosten pro versendetem Brief. Manuela Nemela begann mit einem kleinen Paket für den Versand von 100 Briefen – ihr noch verfügbares Guthaben hat sie durch eine Anzeige im E-Journal von kwp-bnWin.net immer gut im Blick und kann bei Bedarf weiteres Guthaben aufladen. Für Großkunden bietet die EMAILBRIEF GmbH auch einen Rechnungsversand am Monatsende an.
Fazit
„Die Verwendung der EMAILBRIEF-Schnittstelle hat nur Vorteile. Zeit ist kostbar und schneller bringt man die Rechnungen nicht an den Kunden, der Geldeingang durch den Kunden auf dem Firmenkonto ist somit viel schneller zu verzeichnen. Früher hab ich meist eine Woche gebraucht, um die Rechnung zu erstellen – heute funktioniert das dank kwp-bnWin.net und EMAILBRIEF super schnell und mit nur ein paar Klicks.“, so Manuela Nemela.
Vor der Umstellung auf die EMAILBRIEF-Schnittstelle hat Firma Nemela bereits die bereits abgekündigte E-Post-Schnittstelle genutzt. Im Vergleich dazu gefällt Manuela Nemela der Versand über die neue EMAILBRIEF-Schnittstelle viel besser, die neue Schnittstelle funktioniert laut ihr einwandfrei, das Handling ist einfacher und übersichtlicher. Zuvor aufgetretene Probleme bei der Übertragung an die E-Post gibt es mit der EMAILBRIEF-Schnittstelle auch nicht mehr.