XRechnung

Elektronische Rechnungslegung bei öffentlichen Aufträgen ab 27.11.2020 verpflichtend

Durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU werden öffentliche Auftraggeber zur Annahme von elektronischen Rechnungen verpflichtet. In Deutschland geht der Gesetzgeber noch weiter und verpflichtet spätestens zum 27. November 2020 auch die Auftragnehmer von öffentlichen Einrichtungen zur elektronischen Rechnungslegung. Rechnungen werden dabei nicht mehr in Papier- oder PDF-Form übermittelt, sondern in einem strukturierten elektronischen Format ausgetauscht. Das dabei zur Anwendung kommende Format basiert auf XML und heißt XRechnung. Die Rechnung kann dabei über Upload, E-Mail oder API zur Verfügung gestellt werden. Alle Ausschreiber sind dazu verpflichtet, alle drei Wege zur Verfügung zu stellen. KWP hat sich für den Weg per E-Mail über das E-Journal in kwp-bnWin.net entschieden. Die Funktion der XRechnung steht allen Anwendern ab der Version 7.6 N1 zur Verfügung, die Erweiterung erfolgt im Rahmen des Software-Pflege-Vertrages kostenlos.

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen von Ihnen getroffen werden, um den Versand einer XRechnung per E-Mail nutzen zu können:

  • Modul Vorgangsarchivierung
  • Datenhaltung unter SQL
  • In Ihrer eigenen Adresse (Verwaltung – Firmenstamm – Firmenname) muss eine gültige IBAN hinterlegt sein.
  • Die eigene Umsatzsteuer-ID-Nummer muss ebenfalls im Firmenstamm eingetragen sein.
  • Das E-Journal für den zentralen Versand von Rechnungen per E-Mail muss aktiviert und eingerichtet sein.
  • Rechnungen / Gutschriften werden in das Archiv eingetragen.
  • In der Rechnungsadresse (Adressverwaltung) des Empfängers muss …
    • bei Versandart Rechnung „XRechnung per E-Mail“ ausgewählt sein.
    • die E-Mail-Adresse des Empfängers bei „Versandart Rechnung“ im Feld „E-Mail Rechnung“ eingetragen sein.
    • die Leitweg-ID des Empfängers im Feld „eigene Kundennummer“ hinterlegt sein.

Sind all diese Punkte berücksichtigt, so wird beim Druck einer Rechnung die Rechnung als XRechnung im Archiv abgelegt und auch über das E-Journal entsprechend versendet. Die Rechnung wird als PDF mit im Hintergrund angehängter XRechnung (analog zu ZUGFeRD) im Archiv gespeichert. Somit ist gewährleistet, dass es nur ein Dokument gibt.

Wichtig: Beim Versand der XRechnung wird nur die XML-Datei selbst ohne PDF-Datei versendet. Das ist so vorgegeben! Beim Versand über das E-Journal erfolgt dies automatisch.

Da dieses Verfahren auch bei vielen Gegenstellen der öffentlichen Hand noch im Test ist und seitens der Auftraggeber noch Anpassungen erfolgen werden, reagieren wir in einem weiteren Zwischen-Update 7.6 N11 nochmals darauf.

Mitgedacht!

Wir haben in einer iPrendo-Lektion alle wichtigen Informationen zum Handling der XRechnung für Sie zusammengefasst.