Weil ich KWP einsetze, habe ich Zeit für mehr Aufträge und größere Projekte
Interview mit Daniel Cassano, Geschäftsführer der Hano Sicherheitstechnik GmbH
Die Hano Sicherheitstechnik GmbH kümmert sich mit rund 15 Mitarbeitern um die professionelle Installation und Wartung von Brandmelde-, Einbruchmeldeanlagen, Videoüberwachungssystemen sowie Sprachalarmierungsanlagen. Der Sicherheitstechnik-Spezialist aus der Lüneburger Heide hat die Handwerkersoftware kwp-bnWin.net im Januar 2022 eingeführt, um die Arbeitsprozesse in allen Arbeitsbereichen zu vereinfachen und zu digitalisieren.
Daniel Cassano hat die Software-Einführung als Geschäftsführer und Projektverantwortlicher begleitet und verrät uns heute im Interview, wie die KWP-Software ihn und seine Mitarbeiter bei der Arbeit im Büro und auf der Baustelle unterstützt und warum er jetzt Zeit für mehr Aufträge und größere Projekte hat.
Welche Konsequenzen hat die Software-Einführung mit sich gebracht?
„Zugegeben, der erste Umstieg auf die Software war nicht leicht. Wir haben viele Prozesse verändert und angepasst. Heute sind wir nahezu papierlos unterwegs. Die Kollegen im Kundenservice bekommen ihre Aufträge auf ihre Mobilen Monteure gesendet und schreiben hier auch ihre Arbeitsberichte, die der Kunde per Touchscreen unterschreiben kann. Fehlt für eine Baustelle Material, sendet der Techniker innerhalb kurzer Zeit eine Materialbedarfsmeldung ins Büro. Wurde der erledigte Auftrag vom Techniker zurückübertragen, kann daraus mit extrem wenig Zeitaufwand die Rechnung generiert werden. Unterschriebene Arbeitsberichte werden als Leistungsnachweis direkt angehangen. Alleine dadurch sparen wir eine Menge an Arbeitszeit und Verwaltungsaufwand.“ (Daniel Cassano)
Daniel Cassano
Geschäftsführer der Hano Sicherheitstechnik GmbH
Welche internen Prozesse bilden Sie mit der Software bereits ab und inwiefern hat es Ihre tägliche Arbeit verändert?
„Unsere Artikelverwaltung inkl. Lagerhaltung bilden wir bereits komplett in KWP ab. Durch unsere Scanner sind Materialbuchungen mittlerweile extrem einfach und zeitsparend. Auch die Geräteverwaltung ermöglich eine einfache Übersicht über den Verbleib von teuren Werkzeugen oder Maschinen. Projekte werden komplett über KWP verwaltet. Hier loben unsere Kollegen insbesondere die Archivfunktion und die einfache Nutzung von Textbausteinen. Für das Controlling sind die Begleitkalkulationen ein absoluter Gamechanger! Eine detaillierte Übersicht der Projekte in Echtzeit.
Einsatzpläne werden wöchentlich über die Monteursteuerung verwaltet. Durch die Synchronisation mit Outlook, hat jeder Techniker seine Termine mit allen Informationen, in seinem Kalender.
Materialbestellungen werden direkt aus dem Projekt oder der Bedarfsmeldung erzeugt. Unsere Bauleiter erstellen aus dem Mobilen Monteur heraus ein digitales Aufmaß, welches unsere Projektleitung mit wenig Aufwand in die Rechnungsmengen einfließen lassen kann. Auch Bautagebücher oder Stundennachweise werden bei uns digital im Mobilen Monteur erfasst. Immer mit der Zuordnung zu einem Projekt oder einem Serviceauftrag, so haben wir immer die wirklichen Kosten für einen Vorgang im Blick.
Unsere gesamte Buchhaltung bilden wir über KWP ab. Durch die DATEV-Schnittstelle ist das monatliche Übertragen der Ein- und Ausgangsrechnungen an unseren Steuerberater ein Kinderspiel geworden.
Auch der Prozess der Rechnungsfreigabe und Überweisungen geschieht bei uns im Eingangsrechnungsbuch von kwp-bnWin.net.
Auch die Personalverwaltung bilden wir mittlerweile in KWP ab. Stunden werden in KWP mittels mobiler App gebucht und Urlaubsanträge über die Monteursteuerung verwaltet.
Wir sind mit der Einführung von kwp-bnWin.net noch nicht am Ende. Das neue Wartungswesen wurde frisch bei uns integriert. Das ermöglicht wieder neue Optimierungen in unseren Prozessen. Bereits in Planung ist auch das Modul ZUGFeRD.“ (Daniel Cassano)
Auf welche Bestandteile würden Sie nicht mehr verzichten wollen?
„Verzichten wollen wir auf keines der Module mehr. Allesamt haben uns sehr bei der Digitalisierung weitergeholfen.“ (Daniel Cassano)
Können Sie einschätzen, wie viel Zeit / Geld Sie durch den Einsatz der Software inkl. der mobilen Softwarelösungen sparen können?
„Richtig einschätzen kann man es nicht. Wir haben viele unserer Prozesse stark beschleunigen können. Dadurch konnten wir mehr Aufträge und auch größere Projekte annehmen und verwalten. Ohne KWP wäre dies in dieser kurzen Zeit nicht möglich gewesen. Auch die gute Verwaltung der Wartungsverträge hat uns sehr viel Zeit erspart.“ (Daniel Cassano)