Hey Telo & KWP

Schluss mit dem Telefonstress: Verpassen Sie keine Anrufe mehr und lassen Sie Gesprächsnotizen und Aktivitäten vollautomatisch in kwp-bnWin.net anlegen.

Im Handwerk jagt oft ein Termin den nächsten. Wenn dann noch das Telefon Sturm klingelt, während das Büro unbesetzt ist oder alle Leitungen belegt sind, gehen wertvolle Aufträge verloren. Damit ist jetzt Schluss.

Wir freuen uns, unsere Partnerschaft mit Hey Telo bekannt zu geben – die Telefon-KI speziell für das Handwerk. Ab sofort können Sie Hey Telo nahtlos an Ihre KWP-Software anbinden. Die KI nimmt Anrufe für Sie entgegen, qualifiziert das Anliegen und überträgt alle Informationen strukturiert direkt in Ihr KWP-System.

• ab Version 8.1 N0 von kwp-bnWin.net (oder winSOFT-Version 6.1 N0)
• KWP Backend API aktiv (genau wie für die Nutzung aller KWP-Apps)
• Empfohlen: Modul Aktivitäten-Management im Einsatz, wenn mit der Funktion „Aktivität anlegen“ gearbeitet werden soll
• Hey Telo muss bereits lizenziert und im Einsatz sein.

Die Integration verbindet Ihre telefonische Erreichbarkeit direkt mit Ihren Prozessen. Hey Telo ist dabei kein einfacher Anrufbeantworter, sondern eine smarte KI-Bürokraft, die „mitdenkt“.

So funktioniert die Integration im Alltag:

• Der Anruf kommt: Sie leiten Ihr Telefon auf Hey Telo um (z. B. bei „Besetzt“ oder außerhalb der Geschäftszeiten).
• Die KI übernimmt: Hey Telo nimmt das Gespräch an, fragt gezielt nach dem Anliegen (z. B. Terminwunsch, Notfall, Kundendienstanfrage) und fasst die Informationen zusammen.
• Nahtlose Übertragung: Binnen Sekunden landen die Daten in kwp-bnWin.net und eine KWP-Aktivität wird erstellt.
• Einfache Abarbeitung: Ihr Büroteam sieht morgens oder nach der Pause eine saubere Liste mit Aktivitäten in der Handwerkersoftware. Alle Infos sind schon da – kein Abhören von Mailboxen, kein Abtippen von Notizen.
• NEU (ab Version 8.1 N3 von kwp-bnWin.net / winSOFT-Version 6.1 N3): Neben Aktivitäten kann Hey Telo jetzt auch Montageaufträge für Sie anlegen

Hey Telo mit KWP verbinden

Die Verknüpfung ist ganz einfach und in weniger als 5 Minuten in 3 Schritten erledigt:

1. Wählen Sie die Integration KWP in den Einstellungen von Hey Telo aus.

2. Geben Sie Ihr KWP-Kürzel ein.

Um die KWP Integration zu aktivieren, müssen Sie in Hey Telo Ihr individuelles Firmenkürzel eintragen. Dies ist das gleiche Firmenkürzel, dass Sie auch bei den KWP Apps verwenden.
Die Eingabe eines Mandantenkürzels ist optional und nur notwendig, wenn Sie mit KWP-Mandanten arbeiten.

3. Melden Sie sich in KWP an.

In der Anmelde-Maske der KWP bnApp geben Sie nun Benutzername und Passwort des „neuen“ Benutzers (bitte dazu die Hinweise zum Anlegen des Benutzers TELO in BNWIN beachten) ein.

Nun ist Hey Telo mit Ihrer KWP-Datenbank verbunden. Alle weiteren Einstellungen sind in Hey Telo vorzunehmen.

Die Aktivierung der KWP-Aktivitäten dauert weniger als 5 Minuten und besteht aus 3 einfachen Schritten:

1. Klicken Sie in „Meine KI” unter “Anruf-Nachbearbeitung” auf „Aktion hinzufügen“.

2. Wählen Sie „KWP: Aktivität erstellen“ aus.

3. Konfigurieren Sie die KWP-Aktivität.

Fertig.

Für die Nutzung von Hey Telo mit Ihrer KWP-Software ist es erforderlich, einen eigenen KWP-Benutzer für die Verbindung anzulegen:

1. Benutzer anlegen: Erstellen Sie als Administrator in Ihrer KWP-Software einen neuen Benutzer (z. B. TELO).
Über diesen Account meldet sich Hey Telo später an.

2. Rechte zuweisen: Geben Sie dem Benutzer Leserechte für die Adressverwaltung und die Wartungs-Anlagedaten sowie Lese- und Schreibrechte für die Aktivitäten sowie das Montageauftragsjournal.

3. Passwort vergeben: Wählen Sie ein sicheres Passwort, da dieser Benutzer für die Authentifizierung über das Internet an Ihrer KWP-Datenbank genutzt wird.

Folgende Rechte müssen in der KWP-Software für den Benutzer „TELO“ gesetzt werden, damit der volle Umfang der KI-Integration genutzt werden kann:

• Adressverwaltung – Aufruf Adressverwaltung: „LESEN“
• Projektverwaltung – Aufruf Projektverwaltung: „LESEN“
• Regieverwaltung – Aufruf Regieverwaltung: „LESEN“
• Aktivitätenverwaltung
  • Aktivitäten allgemein: „LESEN + SCHREIBEN“
  • Weg-Delegieren von Aktivitäten: „SCHREIBEN“
  • Wiedervorlagedatum ändern: „SCHREIBEN“
  • ’nicht eigene‘ Aktivitäten: „LESEN + SCHREIBEN“
• Wartungswesen/Kundendienst
  • allgemeine Anlagedaten: „LESEN + SCHREIBEN“
  • Grunddaten: „LESEN“
• Journale – Montageauftragsjournal: „LESEN + SCHREIBEN“

Mit diesem Benutzer „TELO“ meldet sich dann Ihr Hey Telo im Hintergrund an KWP an und erstellt auch mit diesem Benutzer ggf. die neuen Aktivitäten. D.h. der Ersteller der Aktivität ist dann „TELO“.

Erhöhen Sie Ihre Erreichbarkeit und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter! Sehen Sie das Zusammenspiel zwischen KWP und der Telefon-KI in einer persönlichen Demo von Hey Telo oder im nachfolgenden Video.