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Success Story: Mehr Erreichbarkeit und weniger Telefonstress
Telefon-KI Hey Telo & Handwerkersoftware von KWP
Die Herausforderung: Wenn das Telefon zur Belastung wird
Im Handwerk jagt oft ein Termin den nächsten. Monteure sind auf der Baustelle, das Büro ist zeitweise unbesetzt oder alle Leitungen sind belegt – und genau dann klingelt das Telefon Sturm. Wertvolle Aufträge gehen verloren, Kunden sind unzufrieden, und das Büro-Team ist gestresst vom ständigen Telefondruck.
„Anrufe oder Informationen unserer Kunden gingen vor dem Einsatz von Hey Telo verloren – nicht alle Infos wurden auf dem AB hinterlassen, wenn überhaupt eine Nachricht aufgesprochen wurde. Zudem hatten wir das Problem, dass Störungsmeldungen von allgemeinen Rückrufmeldungen nur schwer zu unterscheiden waren, da sie der Kunde nicht differenzierte.“
Stefan Sponsel (Geschäftsführer der Konrad Sponsel GmbH)
Peter Spyrka (IT-Beauftragter der mf Mercedöl GmbH)
„Da wir mit einem Call-Center zusammenarbeiten, gingen zwar nur gelegentlich Anrufe verloren, wenn alle Leitungen besetzt waren. Jedoch haben manche Anrufer bei langen Wartezeiten aufgelegt. Zudem hatten wir im Notdienst die Herausforderung, zu wenig Informationen zu erhalten oder teilweise auch das Problem einer Fehlkommunikation.“
Die Lösung: Hey Telo als intelligente KI-Bürokraft
Die bessere Alternative: Hey Telo in Verbindung mit der KWP-Handwerkersoftware – eine Kombination, die weit über einen einfachen Anrufbeantworter hinausgeht. Hey Telo fungiert in Handwerksbetrieben wie der Konrad Sponsel GmbH, der mf Mercedöl GmbH sowie der Ernst Pertler GmbH als smarte KI-Bürokraft, die „mitdenkt“ und nahtlos in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert wird.
So funktioniert der neue Arbeitsalltag
- Anruf kommt rein: Das Telefon wird automatisch auf HeyTelo umgeleitet, wenn alle Leitungen belegt sind oder außerhalb der Geschäftszeiten.
- Telefon-KI übernimmt professionell: HeyTelo nimmt das Gespräch an und fragt gezielt nach dem Anliegen – egal ob Terminwunsch, Reklamation, Störungsmeldung oder Kundendienstanfrage.
- Nahtlose Datenübertragung: Alle Informationen landen strukturiert in der Handwerkersoftware kwp-bnWin.net und eine KWP-Aktivität wird automatisch erstellt.
- Effiziente Abarbeitung: Das Büro-Team findet morgens oder nach der Pause eine saubere Liste mit allen Aktivitäten vor – ohne nerviges Abhören von Mailboxen oder mühsamem Abtippen von Notizen.
Die Ergebnisse: Messbare Verbesserungen im Betriebsalltag
„Die Rückmeldungen unserer Kunden sind positiv. Die Telefon-KI spielt bei uns im Notdienst mittlerweile eine große Rolle, da die Akzeptanz höher ist als gegenüber einem Anrufbeantworter. Die Anzahl verpasster Anrufer hat sich um ca. 40 % reduziert. Zudem hat sich die Reaktionszeit auf Kundenanfragen verbessert und wir entlasten unser Büro-Team deutlich. Auch außerhalb der Geschäftszeiten (bei uns in Summe ca. 50 Anrufe pro Monat) können wir durch den Einsatz von Hey Telo eine professionelle Kundenbetreuung gewährleisten.“
Stefan Sponsel (Geschäftsführer der Konrad Sponsel GmbH)
Anja Berghoff (Kundendienst-Disponentin der mf Mercedöl GmbH)
„Bisher beträgt die Einsparung ca. 2 Minuten pro Vorgang, da die Anlage des Kunden bereits vor dem Rückruf geöffnet werden kann und die Störungshistorie ebenso im Vorfeld einsehbar ist. Durch die automatisierte Aktivitäten-Erstellung in KWP können sich unsere Mitarbeiter besser auf Gespräche vorbereiten – das bedeutet für sie weniger Stress und es bleibt (nach der Einführungsphase) definitiv mehr Zeit.“
Die technische Umsetzung: Einfach und schnell
Die Integration von Hey Telo in die KWP-Software war überraschend unkompliziert. In nur drei Schritten war alles eingerichtet:
- Integration KWP in den Hey Telo-Einstellungen auswählen
- Individuelles KWP-Firmenkürzel eintragen
- Anmeldung in KWP mit den Benutzerdaten
Patrick Pfistner (Abteilungsleiter Kundendienst und Prokurist der Ernst Pertler Service GmbH)
„Die Installation war recht einfach und die Einrichtung bietet sehr gute Anpassungsmöglichkeiten.“
Praxis-Tipps zur Implementierung einer Telefon-KI
- klares Ziel definieren, um sich bei den vielen Möglichkeiten nicht zu verzetteln (Prozessablauf im Handwerksbetrieb berücksichtigen)
- Zuständigkeiten (sowohl Monteure, als auch KI-Ansprechpartner) klar festlegen
- am Anfang: KI-Einsatz begleiten und kontrollieren, ggf. Einstellungen nachjustieren
- Chatverläufe analysieren und daraus lernen
- Mitarbeiter frühzeitig einbinden und als Teil des Teams fühlen lassen (KI als gemeinsames Projekt)
- Lösungen transparent erklären, um ggf. Skepsis gegenüber KI aufzulösen (z. B. durch Präsentationen)
Die Kombination aus Hey Telo und KWP hat die Handwerksbetriebe nicht nur bei der Annahme von Telefongesprächen entlastet, sondern die gesamte Büro-Organisation optimiert. Die Telefon-KI schafft eine höhere Erreichbarkeit für Kunden – auch außerhalb der Geschäftszeiten –, die Mitarbeiter im Büro haben weniger Stress und mehr Zeit, und der Betrieb kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: exzellente Handwerksarbeit.
„Seit wir Hey Telo nutzen, habe ich entspanntere Wochenenden. 😊 Pro Anruf sparen wir ca. 2 Minuten Zeit. Während der Betriebsferien ist es uns jetzt sogar möglich, mehr Leute in den wohlverdienten Urlaub zu schicken, weil die Telefon-KI uns unterstützt. Ich würde Hey Telo auf alle Fälle weiterempfehlen, da es qualitativ die beste Telefon-KI auf dem Markt ist und auf persönliche Anpassungen und Wünsche eingegangen wird.“
Patrick Pfistner (Abteilungsleiter Kundendienst und Prokurist der Ernst Pertler Service GmbH)
Peter Spyrka (IT-Beauftragter der mf Mercedöl GmbH)
„Man hat das Gefühl, von Menschen betreut zu werden, die die SHK-Branche verstehen und wissen, was sie tun. Ich war überrascht, wie natürlich und menschlich die KI klingt. Seit wir Hey Telo nutzen, haben wir einen Disponenten mehr, der bei jedem Anruf dazulernt.😊“
„Zugegeben: Unsere Mitarbeiter haben anfangs sehr skeptisch auf die neue Telefonie-Lösung reagiert. Dennoch würden wir Hey Telo ganz klar weiterempfehlen – das System bereitet Anrufe sogar besser als der Mensch auf, da die KI die Fragen konsequent bei jedem Kunden stellt, egal ob dieser bekannt, neu oder ähnlich ist.“
Stefan Sponsel (Geschäftsführer der Konrad Sponsel GmbH)
Möchten Sie selbst erleben, wie die Integration von Hey Telo und KWP funktioniert?
Nehmen Sie an einem unserer kostenlosen Online-Termine teil und sehen Sie live, wie die KI-Telefonie Ihren Büroalltag revolutionieren kann:
- Dienstag, 12.05.2026 | 14:00 – 15:00 Uhr
- Dienstag, 16.06.2026 | 09:00 – 10:00 Uhr
In der Live-Demonstration zeigen wir Ihnen:
- Wie Hey Telo Anrufe intelligent bearbeitet
- Die nahtlose Integration in kwp-bnWin.net
- Automatische Aktivitäten-Erstellung
- Praktische Anwendungsbeispiele aus dem Handwerksalltag