Anwenderbericht: ERP-Software für Ihren Holzbaubetrieb

Auftragsabwicklung der Zimmerei Hobelsberger über Software von KWP

Die Zimmerei Hobelsberger bietet als traditioneller Familienbetrieb seit 1993 ein breit gefächertes Leistungsspektrum rund um den Holzbau – dabei entstehen Wohnhäuser, Hallen, Dachstühle, (Innen-)Ausbau- und Sanierungsmaßnahmen, Lohnabbund-Arbeiten und Niedrigenergiehäuser nach Kundenwunsch. Die Abwicklung der individuellen Holzbauaufträge erfolgt mit der ERP-Software kwp-bnWin.net. Von der Anfrage bis zur Abrechnung wickelt die Zimmerei alle Arbeitsprozesse über die Handwerker-Software von KWP ab.

Logo Zimmerei Hobelsberger

Bearbeitung von Neukunden-Anfragen

Bei der Anfrage eines potentiellen Neukunden wird dessen Adresse in der Adressverwaltung angelegt. Anschließend wird ein Besprechungs-Termin mit dem Kunden vereinbart und in der Monteursteuerung eingetragen. Über den Termineintrag erstellen die Büro-Mitarbeiter eine Terminbestätigung, die dem Interessenten vor dem Termin per Mail zugesendet wird. Bereits während der Besprechung werden alle Unterlagen zur Angebotserstellung aufbereitet.

Angebotserstellung über Projektverwaltung

Liegen alle vom Kunden benötigten Informationen und Vorgaben vor, wird ein Angebot über die Projektverwaltung erstellt. Mit Hilfe von Muster-Projekten (z.B. Halle, Dachstuhl, Holzhaus, Umdeckung) wird nichts Wichtiges vergessen. Der Vertriebler kopiert sich das entsprechende Muster-Projekt und ändert Positionen und Mengen entsprechend ab bzw. löscht komplette Positionen, welche der Kunde nicht benötigt. Kommt es zum Auftrag, können die Auftragsbestätigung, Baustellenübersicht und der Bauvertrag ebenfalls direkt aus der Handwerker-Software kwp-bnWin.net erstellt werden.

Digitales Bestellwesen

Anschließend werden alle Bestellungen über das Bestellwesen getätigt. Somit sind diese gleich zum richtigen Projekt abgelegt und jeder kann auf einen Blick nachvollziehen, welches Material bereits bestellt wurde. Die Zimmerer erhalten vom Büro eine Baustellenübersicht (inkl. Barcode mit der Projektnummer) für die Baustelle, damit sie wissen, welche Arbeiten beauftragt sind.

Digitale Ablage aller Unterlagen

Im KWP-Archiv werden sämtliche Unterlagen vorgangsbezogen abgelegt, jedes in Papierform erhaltene Dokument wird eingescannt – diese sind über eigenständige digitale Archiv-Ordner strukturiert (Angebote, Reklamationen, Verträge, externe Auftragsbestätigungen, etc.).

Erstellte Baustellenbilder legen die Arbeiter selbst mit der KWPBOX Foto-App nur direkt zum Projekt ab oder senden die Bilder mit der App in einem Aufwasch zusätzlich per E-Mail an den Chef.

Früher wurden alle Geschäfts-Unterlagen in Papierform in Ordnern abgelegt. Nach benötigten Rechnungen oder Bestellungen musste damals aber noch lange im analogen Archiv gesucht werden. Heute hat jeder Mitarbeiter in Sekundenschnelle digitalen Zugriff auf alle archivierten Dokumente.

Abrechnung der Projekte

Auch die Abrechnung der Projekte wird mit der Büro-Software erledigt. Während der Realisierung der Projekte werden meistens drei Abschlagsrechnungen an den Kunden geschickt, nach der Fertigstellung wird eine Schlussrechnung erstellt. Im Eingangsrechnungsbuch werden alle Lieferanten-Rechnungen erfasst und projektbezogen archiviert. Somit ist bei der Erstellung der Schlussrechnung gleich klar, was an den Kunden verrechnet werden muss. Das Rechnungsjournal ermöglicht einen Überblick über bereits bezahlte und noch offene Rechnungen. Auch das komplette Mahnwesen lässt sich über die Handwerker-Software abbilden.

Firmengebäude Zimmerei Hobelsberger
Muster-LV für Angebotserstellung

Muster-Leistungsverzeichnisse zur Angebotserstellung

Zimmerer auf dem Dach eines Hauses

Mit KWP läuft das Projektgeschäft in der Zimmerei

„Seitdem wir die Module von kwp-bnWin.net nutzen, haben wir eine viel bessere Übersicht über alle unsere Unterlagen. Wir haben uns somit viel Zeit eingespart, da wir früher oft lange nach Rechnungen, Bestellungen, etc. suchen mussten.

Wir sind sehr zufrieden mit KWP und würden vor allem die Softwarepflege mit telefonischer Betreuung empfehlen.“, so die Zimmerei Hobelsberger.