Anwenderbericht: Software von KWP als Informationsgeber vor Ort

Anwender mobil-line nutzt KWP bnApp für mobiles Arbeiten

Der kwp-bnWin.net-Anwenderbetrieb mobil-line city communications & local networks GmbH ist ein familiengeführtes Unternehmen und seit 1998 als Dienstleister für die Realisierung, Integration und Wartung aller Arten drahtloser Kommunikationsnetzwerke zuständig. mobil-line plant, errichtet und erhält professionelle Mobilfunkanlagen für alle Netzbetreiber in Deutschland. Über 60 eigene Mitarbeiter sind dazu täglich im Einsatz, damit zuverlässig und sicher mobil im gesamten Netz gearbeitet werden kann.

Damit das Tagesgeschäft bei mobil-line läuft und alle Informationen dort angelangen, wo sie benötigt werden, vertraut der Anwenderbetrieb seit 2010 auf die Softwarelösungen von KWP. In einem Anwenderbericht hat mobil-line die bisherigen Erfahrungen zusammengefasst und uns darüber berichtet, wie wichtig die Handwerker-Software und die mobile App als Informationsgeber vor Ort sind.

Abbildung aller Geschäftsprozesse

Die Anwendungsbereiche im Unternehmen sind dabei so vielfältig wie die Softwarelösungen: Von der Auftragsannahme, über die Auftragsabwicklung und Personalplanung, bis hin zu Zeiterfassung und Abrechnung erfolgt die gesamte Baustellen-Dokumentation sowie der monatliche Forecast über die Handwerker-Software von KWP. Die ERP-Software dient aber gleichzeitig auch als QM-Werkzeug, zum Auslastungs-Check und als Informationsgeber vor Ort, – „Alles in allem ein Tool, das die mobil-line Geschäftsführung nicht mehr hergeben würde und viel Ruhe ins Unternehmen bringt, weil jede Information dort ankommt, wo sie benötigt wird.“, so Daniel Pelc, Business-Developer bei mobil-line.

App-Zugriff auf zentrale Datenbank für die Infrastruktur von Mobilfunkanlagen

Mit dem Ziel, die Kollegen miteinander zu verbinden und Ihnen sämtliche Informationen bereitzustellen, die Sie benötigen, wurde „[eine] Datenbank, in der die Zugangsbeschreibungen für die Anlagen sämtlicher Mobilfunkanbieter in Deutschland zusammengefasst werden und auf die jeder Fachmann Zugriff hat, ins Leben gerufen. Damit […] [wissen die Techniker vor Ort jederzeit,] wer der konkrete Ansprechpartner [für die jeweilige Anlage] ist. […] Bisher verfügen alle Mobilfunkanbieter in Deutschland über eigene Datenbanken. Will ein Unternehmen eine Anlage an einem neuen Standort installieren, tappt[e] es bisher aber im Dunkeln. Das heißt: Es [blieb] unklar, inwieweit sich dort möglicherweise schon ein Mast […] eines anderen Unternehmens befindet, der sich vielleicht mitnutzen lässt. […]

Die neue Datenbank enthält die Zugangsbeschreibungen für sämtliche Mobilfunkanlagen im Bundesgebiet. Die entsprechenden Daten – Ort, Postleitzahl und Koordinaten – werden in erster Line über den Sync-Service auf die E-Mail-Adresse / den Kalender der Techniker verteilt, alternativ lassen sie sich [mit der KWP bnApp] übers Smartphone oder Tablet abrufen. Techniker, die die jeweiligen Anlagen betreuen, können die Daten ihrer Anlage mit einer entsprechenden Autorisierung ändern. Die Datenbank ist weltweit abrufbar. Unter dem Strich lassen sich mit der Datenbank Arbeitsprozesse optimieren und Kosten sparen.“, bestätigt uns der Projektverantwortliche Daniel Pelc.

Primär wird dafür die Adressverwaltung der KWP bnApp genutzt: Die Monteure können damit den zuständigen Ansprechpartner direkt aus der App heraus anrufen, haben mobilen Zugriff auf die Adressen und können über die App Kontakte ändern oder löschen. Selbst die Adressen-Navigation mit Google Maps nutzen die Außendienstler über die App von KWP. Dazu hat mobil-line ein Feld in der kwp-bnWin.net-Adressverwaltung mit den GPS-Daten der Adressen gefüllt.

Planung, Realisierung und Dokumentation

Alle erhaltenen Aufträge werden ebenfalls über die Software von KWP transparent für alle Mitarbeiter standortübergreifend abgewickelt (Projektverwaltung), vom Netzbetreiber erhaltene Störungen werden als Ticket (Aktivität) an den Dispatcher gegeben. So entstehen kurze Dienstwege, auch wenn man sich nie persönlich sieht.

Die Personalplanung macht ein Disponent anhand einer Skill-Datenbank – hierfür sind Monteurgruppen in der Monteursteuerung angelegt. Auch die Planung externer Dienstleister (Sub-Unternehmer-Verwaltung) kann über den Kalender der Monteursteuerung in kwp-bnWin.net realisiert werden (jedes Teams als Benutzer angelegt). Über das KWP Add-On steht ebenfalls eine Termin-Übersicht zur Verfügung. Bis 01.01.2021 wurde der Wochenforecast noch als Excel-Tabelle geführt, mittlerweile wird in der Software ein Forecast von über einem Monat erstellt. Dies verschafft mobil-line einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz: im Business wird normalerweise nur 1 ½ Wochen in die Zukunft geplant.

Auch Synergieeffekte machen sich bei den Verantwortlichen bemerkbar. Mit Hilfe der optimierten Planung ist es möglich, dass eine Person vor Ort für Kunde A und B tätig ist. Es werden zwei Rechnungen gestellt, aber es fällt nur eine Anfahrt an. So können wertvolle Zeit und interne Kosten gespart werden.

Im Aktivitäten-Management wird lückenlos dokumentiert, was passiert (z.B. Baubegehung, Realisierungsplanung, zuständige Mitarbeiter, bestellte Artikel, Zusatzinfos durch Lageristen. Bei Nachfragen des Kunden kann mittels Ausdrucks aus der Aktivität per Knopfdruck eine geschlossene Dokumentation über das gesamte Bauvorhaben erstellt werden.

Sämtliche Dokumente (selbst die Fahrzeugpapiere der Firmen-Kfz) im Unternehmen werden über die Vorgangs-Archivierung digital abgelegt, so kommen alle Mitarbeiter über die Archiv-App auch von unterwegs an mehr als 95.000 Dokumente des Unternehmens.

Mobile Zeiterfassung durch Monteure

Die Zeiterfassung der Monteure erfolgt bei mobile-line komplett mobil. Alle Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten über das Modul Zeiterfassung der KWP bnApp (entweder übers Smartphone, Tablet oder über den Internet-Browser eines beliebigen PCs). Damit ist es möglich, dass sie selbst mit der entsprechenden Lohnart (der im Kalender bereits vorgesehenen Kostenstelle) buchen und auch Sonderzuschläge eigenständig erfassen. Eine Bürokraft kontrolliert weiterhin die Zeiten, spart sich dadurch aber die Nach-Erfassung der Stundenzettel, für die sie früher über 18 Wochenstunden aufwenden musste.

Mitarbeiter von mobil-line wartet Mobilfunkanlage

KWP bnApp als mobiler Begleiter

Der Anwenderbericht von mobil-line macht noch einmal mehr deutlich, wie wichtig mobiles Arbeiten heutzutage ist. Die KWP bnApp kann auch Ihr Begleiter für unterwegs sein. Damit haben Sie alle wichtigen Informationen aus dem Büro mit im Gepäck – ganz gleich ob die Adresse oder Kontaktdaten Ihres Kunden, Ihre Termine, Details zum Bauvorhaben / Projekt, Zugriff auf wichtige Dokumente und To-dos.