Aufmaß-Erfassung mit kwp-bnWin.net

Die BRANDHUBER Elektro GmbH nutzt die ERP-Software von KWP nach eigenen Angaben seit der Installation des ersten PCs im Elektro-Handwerksbetrieb. Damals wurde kwp-bnWin.net allerdings nur zum Rechnungen schreiben verwendet. Mittlerweile arbeiten alle Mitarbeiter des Fachhändlers und Meisterbetriebs für Elektroinstallationen im Büro und auf der Baustelle mit den Softwarelösungen von KWP. Mit der durchgängigen Aufmaß-Erfassung läuft der Prozess von A (Baustellen-Aufmaß) bis Z (Fakturierung) durchgängig papierlos.

Rudolf Brandhuber sen. erinnert sich noch an die Anfangszeiten: „KWP nutzen wir seit der Installation des ersten PCs in unserem Unternehmen. So konnten wir uns kontinuierlich in der Nutzung der Software verbessern und optimieren.“ Im Jahr 2010 hat Rudolf Brandhuber jun. (Geschäftsführer) den Elektrobetrieb seines Vaters übernommen und den Weg seines Vaters weiterverfolgt: „Mit der Entscheidung, die Digitalisierung in unserem Unternehmen voranzutreiben und in der Konsequenz ein papierloses Unternehmen zu werden, haben wir uns in allen Bereichen des Unternehmens noch intensiver mit der Software befasst. Es gibt keine Woche, in der wir nicht wieder etwas Neues lernen und einen Kniff herausfinden, um uns durch die Software nach vorne zu bringen. Dadurch, dass alle Mitarbeiter mit der Software arbeiten, gibt es viele Multiplikatoren und es macht Spaß, sich ständig zu verbessern.“

Auch das Aufmaß-Modul wird seit Anfang an genutzt, Aufmaße werden ungefähr seit dem Jahr 2000 in kwp-bnWin.net erfasst. Vor zwei, drei Jahren wurde der Prozess mit KWP auf „professionelle“ Füße gestellt: „Wir sind auch noch nicht am Ende – immer wieder entdecken wir neue Funktionen, die das tägliche Arbeiten erleichtern. Früher wurden die von den Monteuren händisch geschriebenen Aufmaße manuell ins Aufmaß eingegeben und mittlerweile spielen wir es direkt vom Mobilen Monteur über das Montageauftragsjournal ein. Dies ist eine erhebliche Erleichterung und auch eine Fehlerregulierung – Übertragungsfehler sind gänzlich ausgeschlossen. Über das Aufmaß-Modul werden dann auch die Teilrechnungen in regelmäßigen Abständen geschrieben.“, so Betriebsleiter Rainer Ruppertsberger.

Früher wurde das Aufmaß von den Mitarbeitern in einer losen Blatt-Sammlung erfasst. Im Büro wurde es dann nochmal in „Reinform“ geschrieben. Teilweise wurde das Aufmaß auch in eine Excel-Tabelle eingegeben. Später hat der Elektrobetrieb dann die Aufmaß-Vorbereitungsliste verwendet. Seit alle produktiven Mitarbeiter mit dem Mobilen Monteur ausgestattet sind, laufen diese Schritte in digitaler Form durch das Unternehmen. „Saubere Aufmaß-Erfassung von der Baustelle bis zur Fakturierung. Der größte Vorteil aber ist die Nachvollziehbarkeit und eine sofortige Übersicht, welche Positionen bereits aufgemessen sind und welche nicht.“

Nur über das Aufmaß hat man eine Kontrollmöglichkeit, ob das ausgegebene Material auch im Aufmaß erscheint und somit abgerechnet werden kann. Je kürzer die Abstände des Aufmaß-Schreibens sind, umso geringer ist die Fehlerquote. Die zuständigen Projektleiter kontrollieren wöchentlich das eingegebene Aufmaß auf Vollständigkeit und umso schneller kann laut Rudolf Brandhuber reagiert werden:

„Ein wöchentliches Aufmaß hat sich bei uns in dieser Hinsicht bewährt, da der Abstand überschaubar ist und eine gute Kontrolle ermöglicht. Auch ein tägliches Aufmaß wurde getestet, jedoch steht der tägliche Aufwand des Aufmaß-Schreibens, Zurückschickens und der Kontrolle zeitlich nicht in Relation zur wöchentlichen Vorgehensweise.

Da es immer wichtiger wird, die Produktivität hoch zu halten, kann gar nicht darauf verzichtet werden, das Aufmaß der Bauvorhaben jede Woche abzugleichen. Erst dadurch erkennen wir, ob die Wirtschaftlichkeit auf der Baustelle stimmt.“

Damit der komplette Aufmaß-Prozess läuft, müssen alle beteiligten Mitarbeiter im Büro und auf der Baustelle – wie in jedem anderen Unternehmensbereich auch – Hand in Hand arbeiten (Prinzip „interner Kunde“). Je besser die Arbeiten im Team vorbereitet wurden, umso leichter gehen die nachfolgenden Arbeitsschritte von der Hand.

„In unserem Unternehmen gibt es schon immer die klare Anweisung, dass das Aufmaß zum Wochenende abzugeben ist (auch als das Aufmaß noch handschriftlich erfolgte). Falls es wider Erwarten der Fall war, dass ein Aufmaß nicht abgegeben wurde, wurde dem einzelnen Monteur ein klarer Termin für die Abgabe kommuniziert. Die Einhaltung des Termins wurde / wird konsequent eingefordert. Ausreden zähl(t)en nicht. Durch das beharrliche Nachfassen war und ist den Monteuren bewusst, dass eine pünktliche Abgabe für die Kollegen im Büro wichtig ist.“, so der Betriebsleiter.

Jede Veränderung ist nur so gut wie deren Umsetzung im Berufsalltag, anfängliche Widerstände können natürlich auftreten. Veränderungen von Arbeitsabläufen müssen daher trainiert und begleitet werden. „Ohne beharrliches Nachfassen bei manchen Monteuren gab / gibt es kein Aufmaß. Somit ist der Widerstand eher ein Versäumnis mancher Monteure. Es liegt ja in der Natur des Menschen, dass Veränderungen nicht immer reibungslos ablaufen. Es erfordert stetiges Predigen und Nachfassen. Aber es wird besser und für manche Mitarbeiter ist es auch eine Erleichterung, wenn der Ablauf stetig eingefordert wird.“

Standort mit Ladengeschäft in der Simbacher Straße

Standort in der Lohgerberstraße

Besprechung am Mobilen Monteur: Projektleiter Herr Hager und Betriebsleiter Herr Ruppertsberger

„Vor der Ersparnis steht immer die Investition, zu der sich ein Unternehmer entschließen muss.“, so auch die Meinung von Rudolf Brandhuber. „Damit ein Unternehmen sich entwickelt, muss es sich innovativ und fortschrittlich aufstellen. Dafür ist eine moderne Softwarelösung unerlässlich. Die Ersparnis durch die konsequente Nutzung des Aufmaß-Moduls und Mobilen Monteurs dürfte ungefähr dem entsprechen, was eine Halbtagskraft im Monat verdient. Die Investition ist es auf alle Fälle Wert – alleine schon im Hinblick auf die Qualitätssteigerung der Dokumente durch die einzelnen Abteilungen im Unternehmen. Ebenso wichtig ist die durchgängige Transparenz, damit alle im Team die gleichen Zahlen und Daten greifbar haben.“