Auftragsabwicklung leicht gemacht

Für viele Hausherren ist die zuverlässige und zügige Abwicklung der Kundendienstaufträge ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl ihres Handwerksbetriebs. Egal, ob bei einer Heizungsstörung im Winter oder einem Problem mit der Stromversorgung im eigenen Haushalt – die Zufriedenheit der Kunden hängt vom Service und der Schnelligkeit des SHK- bzw. Elektro-Monteurs ab. Damit Monteure beim Kunden glänzen können, ist eine reibungslose Auftragsabwicklung zwischen Disponenten und Monteuren im Kundendienst gefragt. Durch die Einbindung einer Handwerker-Software wie kwp-bnWin.net in den beruflichen Alltag werden Arbeitsabläufe schneller, effizienter und transparenter. Das spart wertvolle Zeit bis zum Einsatz beim Kunden und bei den Büroarbeiten im Nachgang.

In unserem 8. ORGA-Tipp für ein Kundendienst-Geschäft, das läuft, zeigen wir Ihnen einen Lösungsweg, um bei der Abwicklung Ihrer zahlreichen Kundendienstaufträge nicht in der Zettelwirtschaft unterzugehen – durch die Einführung von Arbeitsberichten mit QR-Codes.

In unserem Beispiel betreut ein Disponent maximal sechs Kundendienst-Monteure. Der Disponent erhält von seinen Monteuren maximal 30 Arbeitsberichte pro Tag zurück. Um nicht über die teilweise handschriftlichen Montageaufträge den Überblick zu verlieren, sollten diese durch die EDV mit einem QR-Code versehen werden. Nachdem der Disponent die Zettel anschließend in Empfang genommen hat, können diese dank QR-Code im Stapel gescannt werden. Der Aufwand liegt hier bei unter einer Minute. Damit erkennt die ERP-Software, welcher Montageauftrag bereits ins Büro zurückgeführt wurde und setzt automatisch den entsprechenden Status im Journal.

Anwender Kohl Wasser+Wärme GmbH aus Bobingen zeigt im Video, wie die Abwicklung von Kundendienstaufträgen mit KWP läuft.

Außerdem wird der Montageauftrag für weitere Prozesse digital archiviert. Der Arbeitsbericht wird der Rechnung automatisch als Anlage hinzugefügt und die Dokumentation der Arbeitsstunden des Monteurs erfolgt auf Knopfdruck.

Auch die gesamte Ablage der Dokumente (beispielsweise in den Kundenakten) entfällt damit. Mit Hilfe automatischer Zuordnungen und QR-Codes wird der gescannte Montageauftrag von der Software mit Schlagworten versehen und kann problemlos an den unterschiedlichsten Stellen im System wiedergefunden werden.

In der „digitalen“ Welt erfolgen Auftragserteilung, Rückmeldung, Ablage und Stundenerfassung dank unserer mobilen Softwarelösungen wie dem Mobilen Monteur sogar ganz ohne Papier und ohne Scan-Vorgang.

Gehen Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse einen Schritt nach dem anderen: Bevor Sie sozusagen von 0 auf 100 auf die Digitalisierung Ihres Handwerksbetriebs setzen, empfehlen wir, die Prozesse erst einmal auf stabile Füße zu stellen. Wenn Ihre Arbeitsabläufe in der „analogen“ Welt laufen, können Sie im nächsten Schritt auf die „digitale“ Welt umstellen. Gerne nehmen wir Sie dabei an die Hand und analysieren im Rahmen einer Organisationsberatung bei Ihnen vor Ort oder in unserer Erlebniswelt Handwerk in Landshut gemeinsam den Ist-Zustand und erarbeiten einen praktisch umsetzbaren Maßnahmenkatalog, der Ihre Prioritäten, den Aufwand sowie den größtmöglichen Nutzen für Ihre tägliche Arbeit individuell berücksichtigt.

Damit Sie nicht mehr lange warten müssen, liefern wir Ihnen die letzten beiden ORGA-Tipps für ein laufendes Kundendienst-Geschäft noch in diesem Monat in unserem #kwpläuft-Blog. Folgen Sie uns auf Facebook oder Instagram, um nichts zu verpassen!