Budget-Bestellungen vereinfachen alles

Die Karl Lausser GmbH mit Sitz in Pilgramsberg (Rattiszell) zählt im Bereich der Gebäude- und Energietechnik zu den führenden Dienstleistern in Deutschland. Mit rund 600 Mitarbeitern bietet das Unternehmen ein breites Leistungsspektrum an technischer Gebäudeausstattung (Heizungs- und Klimatechnik, Sanitärtechnik und Gasversorgung, Lüftungs- und Klimatechnik, Energie- und Anlagentechnik, Elektro- und MSR-Technik). Als „Handwerker-Betriebssystem“ wurde im Jahr 2009 auf die Software kwp-bnWin.net umgestellt.

Christian Stadler leitet den Einkauf bei Lausser und hat den Entwicklungsprozess bei KWP als Test-Anwender aktiv begleitet. Seit Mitte 2020 hat er damit angefangen, die Funktion Budget-Bestellung in eigenen Bestellprozessen zu integrieren.

Diese neue Lieferart im Bestellwesen kommt bei der Karl Lausser GmbH gut an – seit der Umstellung des Bestellprozesses wurden bereits über 300 Budget-Bestellungen über die Handwerker-Software angelegt (Stand 04.08.2021).

„Wir verwenden die Budget-Bestellung grundsätzlich immer, wenn die Höhe der Bestellung variieren kann. Beispiele hierfür sind die Miete für Hebebühnen, Stapler und Maschinen oder Kraneinsätze auf Stundenbasis.“, so Christian Stadler.

Christina Haller (Einkauf)

Der Bedarf an Mietgeräten oder Nachunternehmern entsteht meist bei der Planung des Baustellenablaufs für die nächsten Wochen. Hier wird festgestellt, dass z.B. zwei Hebebühnen, ein Stapler und fünf Nachunternehmer für Schweißarbeiten benötigt werden. Der Bedarf wird dem Einkauf per Bedarfsmeldung gemeldet. Hierbei wird bereits eine erste Schätzung der Einsatzdauer (z.B. drei Monate) mitgeteilt. Im Einkauf wird daraufhin eine Budget-Bestellung erfasst, in der ein geschätzter Betrag eingetragen wird.

„Nachträgliche Änderungen kommen zwar nur in 10-20 % der Bestellungen vor, sind aber auch abbildbar.“

Wird z.B. eine weitere Hebebühne benötigt oder ändert sich der Zeitraum, weil die Arbeiten eher fertiggestellt werden, wird der Einkauf informiert und die Bestellung entsprechend angepasst. Auch der Lieferant wird informiert.

„Wenn das Miet-Ende klar ist, melden wir den Artikel entsprechend frei.“

In der Rechnungsprüfung werden alle zur Bestellung eingehenden Rechnungen als Abschlagsrechnungen zu den angegebenen Tagespreisen gebucht – bis zur Schlussrechnung, die den Vorgang abschließt.

Die neue Funktion im Bestellwesen ist nicht nur praktisch, sondern spart auch Zeit und ermöglicht eine korrekte Abbildung der Ist-Kosten auf der Baustelle. Christian Stadler erinnert sich an die Zeit vor der Einführung der neuen Bestellart. Früher wurden immer Tagespreise angelegt. Die meisten Mietgeräte oder Nachunternehmer-Aufträge laufen über mehrere Monate. So hatte er teilweise viel zu geringe Kosten im System.

„Mit der Budget-Bestellung bilden wir die Kosten dynamisch ab, was uns außerdem auch aussagekräftige Auswertungen ermöglicht. Zudem legen wir für Mietgeräte nur noch eine Bestellung pro Baustelle an, in der dann alle Geräte enthalten sind. Das vereinfacht alles! Da die gleiche Maske wie bei einer normalen Bestellung verwendet wird, war die Umstellung für uns nicht sehr aufwändig.“

Die Besonderheit der neuen Bestellart im Bestellwesen: Bei Budget- und Nachunternehmer-Bestellungen entfällt das Verbuchen eines Lieferscheines. D.h. die Rechnungs-Kontrolle über das Bestellwesen ist sofort bei Eingang der Rechnungen möglich. Diese gehen bei der Karl Lausser GmbH sowohl per Post, als auch per E-Mail als PDF-Datei ein. Die meisten Rechnungen kommen monatlich, wobei es auch Ausnahmen gibt. Die Lieferanten-Rechnungen enthalten immer einen Vermerk mit der Bestellnummer. Da die ZUGFeRD-Funktion bislang noch nicht genutzt wird, erfolgt die Zuordnung der Rechnungen zu den Bestellungen derzeit noch manuell.

Christian Stadler (Leitung Einkauf)

„Dank der Budget-Bestellung können wir jetzt alle anfallenden Bestellvorgänge in kwp-bnWin.net abbilden. Unser Bestellsystem läuft mit KWP!“

Mit der ZUGFeRD eRechnungskontrolle ist eine elektronische Rechnungsprüfung möglich – jede im ZUGFeRD-Format erhaltene Rechnung wird gegen die vorhandene Bestellung geprüft. Die Rechnungsdaten übernehmen Sie dann ins Eingangsrechnungsbuch (inkl. Archiv-Eintrag). Von dort aus steht der beleglosen Weitergabe an Ihr Bankprogramm oder Ihre Finanzbuchhaltung nichts mehr im Wege.