Digitale Eingangsrechnungen im Kleinbetrieb

Bei Kleinst- und Kleinbetrieben ist oft ein einheitliches Bestellsystem über ein Bestellwesen nicht praktikabel und umsetzbar. Mehrere Monteure, der Chef oder auch die Büro-Mitarbeiter bestellen telefonisch, im Online-Shop oder auch direkt beim Außendienst.

„Da wir nicht einheitlich und durchgängig über die EDV bestellen und wir alle Eingangsrechnungen ohnehin an den Steuerberater weitergeben, können wir die elektronischen ZUGFeRD-Rechnungen des Großhandels nicht nutzen!“ – Weit gefehlt: Vor allem für Kleinst- und Kleinbetriebe bergen ZUGFeRD-Rechnungen ein großes Zeit-Sparpotential und erhöhen nachhaltig die Transparenz.

Egal wie Sie bestellen, in jedem Fall bieten bereits alle führenden Großhändler zeitnah die Einzel-Rechnung im ZUGFeRD-PDF-Format elektronisch an.

Diese Rechnung laden Sie direkt über das KWP-Modul ZUGFeRD eRechnungskontrolle. Dort ordnen Sie jeder Rechnung ein Projekt oder einen Regieauftrag zu. Sie buchen und fertig.

Mit wenigen Sekunden Aufwand haben Sie …

• … die Materialien von der Rechnung einzeln dem Projekt und Regieauftrag im Baustellenlager zugeordnet. Sie können nun das eingekaufte Material verdichten und direkt in die Ausgangsrechnung übernehmen oder das eingekaufte Material mit dem abgerechneten Material vergleichen. So kann nichts mehr vergessen werden.
• … die PDF-Eingangsrechnung im Archiv (auch ohne das große Archiv-Modul) dem Lieferanten, dem Endkunden und der Baustelle zugeordnet. So finden Sie im Gewährleistungs- oder Reparaturfall auch Monate später einfach und schnell, wann und wo Sie das Material bezogen haben. Beleg inklusive!
• … die Rechnung im Eingangsrechnungsbuch abgelegt. Von dort können am Monatsende alle Eingangsrechnungen samt Belegbild über die zwischen KWP und DATEV vereinbarte Schnittstelle direkt zum Steuerberater hochgeladen werden. Sie brauchen keinen Pendel-Ordner mehr! GoBD und Datenspeicherung sind direkt bei DATEV inklusive.
• … die angelegte Eingangsrechnung (unter Berücksichtigung der Skonto-Vereinbarungen) automatisch in Ihrem Zahlungsvorschlag. Auf Knopfdruck erzeugen Sie SEPA-Überweisungen, die Sie mit Ihrem Bank-Programm überweisen. Ohne doppelte Eingabe der Überweisungsangaben.
• … die Überweisungen einzeln pro Rechnung zugeordnet. AVIS-Schreiben entfallen, denn Ihr Lieferant, sowie auch das Steuerbüro können jede Zahlung einzeln und zu 100% zuordnen. Das schafft Transparenz für alle Beteiligten.
• … eine Einkaufs-Statistik auf Artikel-Ebene. Diese Informationen können „unerfahrene“ Besteller im Büro nutzen. Die KWP Einkaufshilfe greift auf die Bestandsdaten zurück und schlägt dem Besteller bereits Preis und Lieferanten für das benötigte Material vor. Da sind schnell hunderte von Euro mit einer gezielten Nach-Verhandlung gespart.

Machen Sie sich die Digitalisierung zu Nutzen und sparen Sie kostbare Arbeitszeit, erhalten aber gleichzeitig mehr Transparenz.

Viele Bundesländer fördern die Digitalisierung mit bis zu 50% der Investitionssumme in Form eines Digitalbonus! Ihre Handwerkskammer informiert und unterstützt Sie bei der Antragsstellung.