Digitaler Datenaustausch zwischen Handwerksbetrieb und Steuerbüro

Die Peter Rosenlehner GmbH ist bereits seit über 35 Jahren bundesweit als hochspezialisierter Elektroanlagen-Fachbetrieb für die Fertighausindustrie tätig und realisiert ca. 500-600 Elektroinstallationen für verschiedene Fertighaushersteller pro Jahr. Damit diese Anzahl an Installationen überhaupt umsetzbar ist, sind nicht nur qualifizierte Elektro-Monteure für Neuinstallationen und Kundendienstaufträge auf den Baustellen nötig. Auch die Mitarbeiter im Büro müssen ihre Prozesse effizient abwickeln können, damit die Arbeiten nicht ins Stocken geraten. Der niederbayerische Elektroinstallationsbetrieb, bei dem mittlerweile 40 Mitarbeiter angestellt sind, vertraut daher seit 2006 auf die Handwerkersoftware kwp-bnWin.net.

„Damals wurde eine ganzheitliche und leistungsstarke Software gesucht, die nicht nur einzelne Bereiche abdeckt, sondern auch skalierbar ist. Zusätzlich war damals die Digitalisierung bereits ein Thema.“, so der kaufmännische Leiter und Prokurist Thomas Arnold.

„Aktuell führen wir jedes Jahr die Elektroinstallation in 500-600 Häusern durch. Diese Stückzahlen konnten nur erreicht werden, da sämtliche Arbeitsabläufe klar strukturiert und definiert wurden. Mit KWP konnten wir diese Prozesse nun alle digitalisieren und überwachen. Dadurch ergaben sich viele Erleichterungen, die das Abwickeln deutlich vereinfachten. Darüber hinaus werden regelmäßig detaillierte Auswertungen erstellt, um in bestimmten Prozessen weitere Erleichterungen zu erfahren oder auf Änderungen schnell reagieren zu können.“

Thomas Arnold
Kaufmännischer Leiter und Prokurist bei der Peter Rosenlehner GmbH

Durch die hohe Schlagzahl der zu realisierenden Aufträge war schnell klar, dass auch der komplette Eingangsrechnungsprozess digitalisiert werden soll, damit die Zusammenarbeit von Handwerksbetrieb und Steuerbüro so einfach wie möglich läuft.

Dank der Handwerkersoftware von KWP werden die Lieferanten-Bestellungen durch den Handwerksbetrieb digital ausgelöst, die Eingangsrechnungen kommen ebenfalls in digitaler Form per ZUGFeRD an und werden automatisiert geprüft und verarbeitet. Anschließend werden die digitalisierten Eingangsrechnungen über den DATEV Buchungsdatenservice direkt kontiert und mit Belegbild revisionssicher in die DATEV-Buchhaltung übernommen.

„Ab 2016 wurden alle Rechnungen über das Eingangsrechnungsbuch erfasst und weiterbearbeitet. Anfänglich mit kleinen Hindernissen wie bei jeder Umstellung, wobei sich die Abwicklung dann sehr schnell eingespielt hat. Ab 2020 wurde die komplette Übergabe der Buchhaltung an das Steuerbüro digitalisiert (DATEV-Belegtransfer).

Früher mussten alle Rechnungen manuell geprüft und erfasst werden. Bei ca. 500 Rechnungen pro Monat ergibt sich bei uns eine enorme Zeitersparnis durch den nun automatisierten Ablauf.“, so Thomas Arnold weiter.

Digitalisierung bei der Peter Rosenlehner GmbH mit Hilfe der Handwerkersoftware kwp-bnWin.net

Der automatisierte Ablauf ist für den kaufmännischen Leiter in der Praxis deshalb so enorm wichtig, da nur noch eine Person in der Buchhaltungs-Abteilung des Elektrobetriebs notwendig ist und sämtliche Belege digital an die Steuer-/ Rechtsanwaltskanzlei Kroiß & Früchtl Partnerschaftsgesellschaft übergeben und bearbeitet werden können. Die früher notwendige Weitergabe von „Papier“ entfällt damit komplett. Eine zuvor in der Buchhaltung angestellte weitere Teilzeitkraft kann durch die Einsparungen nun andere wichtige Tätigkeiten im Elektro-Handwerksbetrieb übernehmen.

Die Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und die Kasse werden nach Monatsabschluss vom Mandanten (in diesem Fall der Peter Rosenlehner GmbH) in DATEV Unternehmen online hochgeladen. Dort wird durch das Steuerbüro Kroiß & Früchtl für jeden Monat ein neuer Unterordner erstellt.

 „Die digitalisierten Eingangsrechnungen können damit direkt kontiert und über eine CSV-Datei ins DATEV Rechnungswesen importiert werden. Zu jedem Buchungssatz ist ein Beleglink hinterlegt. In der Regel sind bei den Eingangsrechnungen nur noch stichprobenartige Kontrollen vorzunehmen (z. B. das Anlagevermögen). Eine weitere Überprüfung geschieht durch das Buchen der Bank über den DATEV Bankkontomanager.“, so die verantwortlichen Mitarbeiter der Steuerkanzlei Kroiß & Früchtl.

Der digitalisierte Eingangsrechnungsprozess hat nicht nur den alten „Buchhaltungs-Pendelordner“ abgeschafft und die Zusammenarbeit zwischen Handwerksbüro und Steuerkanzlei vereinfacht, sondern auf beiden Seiten für Einsparungen und Transparenz-Vorteile gesorgt:

• ständige / unnötige Rückfragen werden vermieden
• fehlende Belege kommen nur in Ausnahmefällen vor
• Zeit- und damit Kostenersparnis
• verbesserte Dokumentation (kein Pendelordner mehr)