Effiziente Betriebsorganisation dank winSOFT

Die Arbeit bei der Glesiener Haustechnik läuft mit KWP

Die Glesiener Haustechnik GmbH steht seit 2003 für hochwertige Bäder, innovative Heizungsanlagen und beste Serviceleistungen in Leipzig und Umland. Das 20-köpfige Team hat sich auf die Bereiche Wärmepumpen und Gasthermen der Hersteller Vaillant und Daikin bei Neubau und Sanierung von Bestandsgebäuden, Kesseltausch (Ölkessel raus – Wärmepumpe rein) sowie die Reparatur / Wartung von Heizungsanlagen spezialisiert.

Seit Oktober 2016 ist der Heizung-Sanitär-Betrieb Anwender der kaufmännischen Softwarelösung Vaillant winSOFT, die von KWP entwickelt wird. Aktuell arbeiten sechs Büromitarbeiter täglich mit der Büro-Software. Die Arbeitszeit wird von allen 20 Mitarbeitern digital über die Zeit-App erfasst. Andreas Elm aus unserem Regionalbüro Ost betreut die Glesiener Haustechnik und gibt uns gemeinsam mit Ilka Prautzsch einen Einblick in die tägliche Arbeit mit der Handwerkersoftware.

Welche Bereiche / welche Module von winSOFT werden am meisten und intensivsten genutzt?

Ilka Prautzsch: Wir nutzen sowohl die Module und nützlichen Tools fürs Büro, als auch die mobilen Lösungen für die Baustelle.

Büro

Baustelle

Was gefällt der Glesiener Haustechnik am besten?

Ilka Prautzsch: Unter dem Kunden bzw. Vorgang liegen alle Daten – alles ist gut vernetzt und leicht zu finden. Zum Beispiel sieht man unter den Kunden schnell, welche Termine vereinbart wurden, welche Rechnungen gestellt und beglichen wurden. Man kann viele Hinweise und Suchkriterien hinterlegen. Die Software hat gute Module und eine super Vernetzung mit anderen externen Modulen, z.B. zum Bankprogramm (MT 940). Die Zeiterfassung ist zudem mit den Projekten / Aufträgen vernetzt. Auch die Bilder können ins Angebot eingefügt werden. Zudem erleichtert das digitale Archiv die tägliche Büroarbeit.

Andreas Elm: Dieses Jahr haben wir das Aktivitäten-Management mit Projektampel eingeführt. Nach kurzer Einarbeitung können damit alle Projektabläufe digital dargestellt und auch kontrolliert werden. Zudem sind alle Mitarbeiter jederzeit über Abläufe und den jeweiligen Projektstatus informiert. Somit sind nicht mehr nur Bilder und Montageaufträge miteinander vernetzt, sondern auch E-Mails, sonstiger Schriftverkehr und Telefonate können dem jeweiligen Projekt mit Kommentaren und Aufgaben zugeordnet werden. Dadurch wird die Abarbeitung der täglichen Aufgaben für die Glesiener Haustechnik erleichtert. Und nicht zuletzt für viele Firmen ein wichtiger Grund für den Einsatz einer Software: Die Nachvollziehbarkeit aller Schritte bei der Abarbeitung der Aufgaben durch die verschiedenen Mitarbeiter ist sehr gut.

Ilka Prautzsch: Die TAPI-Schnittstelle zeigt uns zudem an, wer anruft. Den Anrufer und seine Daten können wir mit nur einem Klick aufrufen. Auch Angebote erstellen wir dank der Systempreislisten im Nu – auf Wunsch auch mit Bildern zu den einzelnen Angebotspositionen. Nicht zuletzt können unsere individuellen Auswertungen bedarfsgerecht erstellt werden.

Andreas Elm: Die genannten Module und Schnittstellen sind jedoch erst der Anfang für die Glesiener Haustechnik. Frau Prautzsch plant eine nahezu vollständige Digitalisierung der Glesiener Haustechnik. Für 2021 sind bereits weitere Schritte geplant. Diese sollen Schritt für Schritt umgesetzt werden, damit noch mehr Papier und Zeit eingespart werden kann.

KWP läuft, weil ...

Ilka Prautzsch:

  • … Projekt-, Anlage- und Kundendaten schnell zu finden sind.
  • … eine hohe Transparenz gegeben ist.
  • … dank KWP eine effiziente Betriebsorganisation möglich ist.
  • … die Daten gut vernetzt sind.
  • … auch das mobile Arbeiten möglich ist.
  • … der Support werktags immer gut zu erreichen ist und uns bei Fragen, Wünschen oder technischen Schwierigkeiten zur Seite steht.