kwp-bnWin.net mit ORGA-Beratung – die ersten Schritte zum Erfolg
Ein Anwenderbericht der Heinrich Bellersen GmbH
Die Heinrich Bellersen GmbH wurde bereits im Jahr 1964 gegründet. Derzeit sind 25 interne Team-Mitglieder sowie externe Mitarbeiter beim Traditionsbetrieb im Einsatz. Die Monteure teilen sich auf den Heizungs-, Sanierungs- und Neubaubereich auf. Im Kundendienstbereich kümmert sich ein Team von vier Mitarbeitern um die Wartung der Heizungsanlagen, die Störungsbeseitigung und um die kleinen Probleme des Alltags. Der SHK-Betrieb steht für höchste Qualität, optimal ausgebildete Mitarbeiter und modernste Technik.
Wir haben mit den beiden Geschäftsführern Frank Bellersen und Christian Theile gesprochen und nach Ihren Erfahrungen mit der neuen Software kwp-bnWin.net sowie der Organisationsberatung durch KWP und Unternehmenscoach Alfons Kock gefragt. Sie haben uns verraten, wie mit Hilfe von externen Beratern und einer neuen Software langjährige Tradition des Betriebes und Moderne gekonnt aufeinandertreffen.
Abläufe im Kundendienst neu organisiert – Veränderungen durch neue Sichtweise
Mit einer Organisationsberatung vor Ort haben die Verantwortlichen die Abläufe im Kundendienstbereich neu organisiert und die dazugehörigen Prozesse optimiert. Die Beratung wurde in mehreren Sitzungen mit allen Mitarbeitern durchgeführt.
Für das Unternehmen sowie Frank Bellersen persönlich brachte die veränderte Sichtweise der bisherigen Firmenstruktur einige Veränderungen mit sich: „Nur durch Fremdeinblicke von Externen war es uns möglich, die Scheuklappen mit eingefahrenen Vorgehensweisen abzulegen und unseren Blickwinkel zu erweitern. Dadurch habe ich persönlich eine komplett andere Sichtweise auf manche Dinge erhalten und das Unternehmen selbst hat natürlich auch seine Vorteile dadurch gewonnen. Beispielsweise konnten wir eine erhebliche Verbesserung der Arbeitsabläufe sowie eine Optimierung in der Koordination des Kundendienstes feststellen. Nicht zuletzt haben sich auch die alten Bürostrukturen aufgelöst und Kostenreduzierungen ergeben.“, so Frank Bellersen.
Aufbrechen eingefahrener Strukturen
„Als alt eingesessener Betrieb, der seit über 50 Jahren besteht, steht man immer etwas vor der Herausforderung, die Balance zwischen Tradition und Moderne zu finden. Eingefahrene Strukturen müssen aufgebrochen werden, gewohnte Arbeitsweisen abgelegt und neue erlernt werden. In der Kürze der Zeit ist das nur durch externe Trainer möglich. Alfons Kock als erfahrener Unternehmenscoach hat uns diesen Schritt der Veränderung erleichtert und alle Mitarbeiter in die Veränderungsprozesse integriert.“, reflektiert Christian Theile die Arbeit mit der eigenen Unternehmensstruktur.
Im Vergleich zu vorher laufen die Prozesse jetzt besser. Die Mitarbeiter werden transparenter in den Ablaufprozessen integriert. Den Mitarbeitern wurden zudem auch die kaufmännischen Hintergründe erläutert. Und worüber sich die beiden Geschäftsführer natürlich auch nur freuen konnten: „Sogar Zusatzverkäufe vor Ort sind durch unsere Mitarbeiter erfolgreich generiert worden. Ein erheblicher Vorteil für uns und den Kunden.“
ORGA-Beratung – Ein Erfolg über Jahre
„Die Ergebnisse aus der ORGA-Beratung sollten als Erfolg über viele Jahre gesehen werden. Der gesamte Umstrukturierungs-Prozess mit externen Beratern und der neuen Software kwp-bnWin.net war und ist immer noch unumgänglich für uns. Die Software aus dem Hause KWP fügt sich dabei perfekt in unsere Abläufe ein. Wir schätzen, dass die Prozessoptimierung ca. eineinhalb bis zwei Jahre in Anspruch nehmen wird – eine Zeitspanne, die wir gerne in Kauf genommen haben, wenn wir die Erfolge betrachten.“, da sind sich die beiden Geschäftsführer einig.
Im nächsten Jahr möchten Frank Bellersen und Christian Theile die Prozesse vollständig umsetzen und noch weitere Erfahrungen sammeln. Angedacht sind auch noch mehrere interne Tages-Schulungen durch KWP vor Ort. Die nächsten Erfolgsschritte könnten dann durch ein neues Brainstorming mit Coach Alfons Kock eingeleitet werden.
„Wir befinden uns immer noch auf Entdeckungsreise, lernen jeden Tag dazu und sind immer wieder erstaunt, was die Software kwp-bnWin.net noch alles zu bieten hat. Auch die Kommunikation zum Kunden und unseren Mitarbeitern möchten wir künftig noch mehr digitalisieren.“, so Frank Bellersen.
„Für mich liegen die Vorteile einer professionellen Software wie kwp-bnWin.net vorrangig in der Effizienz der Büroarbeit und dem damit verbundenen durchgängigen Workflow: Die Daten werden lediglich einmal erfasst und können an mehreren Stellen weiterverarbeitet werden – alles innerhalb der Software. Nur so ist ein Unternehmen in der Lage, transparent zu sein und sicherzustellen, dass jede erbrachte Leistung auch wirklich abgerechnet wird.“, so Alfons Kock.
Bei einer durchgeführten Organisationsberatung von KWP und einem Coaching mit Alfons Kock (Alfons Kock Unternehmensentwicklung) oder Christian Schwab (CS Teamlösungen) kann man als Unternehmer auf die Erfahrung des Software-Herstellers und der Coaches vertrauen.
„Als kompletter Neueinsteiger in die Software-Thematik oder Umsteiger entfällt die Suche nach einer neuen Software und das Vergleichen unterschiedlicher Produkte für Sie. Wir als Coaches können Ihnen durch das Kombipaket mit KWP versichern, dass es funktioniert: Die Software kwp-bnWin.net wird zur zentralen Stelle in Ihrem Betrieb, an der alles zusammenläuft.“
Dank der Digitalisierung geht im Vergleich zur alten Zettelwirtschaft nichts mehr verloren und einmal erfasst, kann es immer wieder über die Software gefunden werden.
Frank Bellersen haben diese und weitere Vorteile von der Software und den Beratungsleistungen im Bereich ORGA überzeugt. Wenn wir Sie als Unternehmer oder Führungskraft auch überzeugt haben, freuen wir uns über Ihre Anfrage.