kwp-bnWin.net unterstützt auch Ihren Kundendienst

Wartungspostkarten für jährliche Wartungstermine bei Peter Bohl

Peter Bohl nutzt als Anwender-Betrieb die Software kwp-bnWin.net in allen Bereichen seines Meister-Fachbetriebs für Heizung, Bad und Erneuerbare Energien (PV). Er hat gemeinsam mit KWP und Christian Schwab, dem Erfolgs-Trainer für Unternehmensentwicklung im Handwerk, seine Unternehmensprozesse mit der kaufmännischen Handwerker-Software organisiert und sein Betriebswachstum seit 2005 nachhaltig gestaltet. Seit Juni 2021 berichten wir in unserer Artikel-Serie, was erfolgreiche Unternehmensentwicklung ausmacht und auf welche „Systeme” und technischen Hilfsmittel Peter Bohl dabei vertraut. Heute erhalten wir last but not least einen Einblick in einen Bereich seines Handwerks-Betriebs, der für die Annahme, Planung und Ausführung der Kundendienst-Aufträge verantwortlich ist: der Kundendienst.

Disposition von Kundendienst-Aufträgen

Neben den Baustellen-Monteuren nutzt auch die Kundendienst-Abteilung die Software kwp-bnWin.net als umfassendes Handwerker-Betriebssystem.

Schon bei der zentralen Auftragsannahme im Büro werden die Kundendienst-Aufträge sofort im zentralen KWP-Kalender – der Monteursteuerung – terminiert oder als Flex-Aufträge angelegt.

Wartungspostkarten für wiederkehrende Wartungen

Wiederkehrende Aufträge, wie z.B. jährliche Wartungstermine verplant das Routenoptimierungs-Modul Polumana automatisch. Aus dieser Planung generieren die Disponenten Wartungspostkarten, mit denen sie die Kunden entsprechend informieren.

„Das Einsparpotential dieser Wartungspostkarten hatten wir im Vorfeld nicht so erwartet. Aber es hat sich bewährt. Die Anzahl der Termine, die umgeplant werden müssen, ist relativ gering. Auch die ‚ausgefallenen‘ Termine, bei denen der Monteur trotzt Wartungspostkarte keinen antrifft, bewegen sich unter 5 %.“, so Peter Bohl.

Da der KWP-Kalender mit Office365 synchronisiert ist, ist auch der Monteur mit seinem Handy-Kalender immer auf dem neuesten Planungsstand und kann ggf. auch Kalenderzeiten reservieren.

Der Mobile Monteur im Kundendienst

KWP bietet darüber hinaus eine mobile Software-Lösung für die Baustelle an. Für Kundendienst-Monteure bedeutet das im Klartext: Mit dem Mobilen Monteur erhält er seine Kundendienst-Aufträge jeweils am Vorabend auf sein Tablet übertragen. Der Auftrag wird samt Arbeitszeit und Material dokumentiert. Eine enorme Erleichterung für die Monteure ist auch der Zugriff auf die Lagerartikel. Früher mussten die Monteure in umfangreichen Großhandelskatalogen nach den richtigen Artikeln suchen. Heute hat der Monteur selbst Zugriff auf sein KFZ-Lager oder die Hauptlager-Artikel, wodurch er wesentlich schneller die richtigen Artikel findet.

Der Monteur ist damit in der Lage, den Auftrag komplett autonom über sein Tablet abzuarbeiten. Seine Arbeitszeit hat er ebenfalls am Tablet über sein persönliches Zeitkonto im Überblick und gibt den „Stundenzettel“ quasi automatisch im Büro ab – ohne zusätzlichen Schreib-Aufwand.

Und auch in Verbindung mit der Routenoptimierung ergeben sich noch zusätzliche positive Nebeneffekte durch den Mobilen Monteur: Trifft der Monteur einen Kunden trotz vorher angekündigtem Termin nicht an, versucht er, den „nächsten“ Kunden auf der Liste telefonisch vorzuziehen. Die Wegzeiten werden durch die EDV-gestützte Planung auf ein Minimum reduziert. Wenn das nicht gelingt, ruft der Monteur seinen Arbeitsvorrat oder auch Flex-Aufträge auf und zieht sich hier den örtlich und zeitlich passenden Auftrag raus. Das Büro wird bei Nutzung des Mobilen Monteurs automatisch darüber informiert und der Auftrag wird vom Flex-Auftrag zum terminierten Auftrag.

Somit funktioniert auch das ständige und automatisierte Controlling der „offenen“ Aufträge.

Prinzip „interner Kunde“

Das Prinzip des „internen Kunden“ hat Christian Schwab jedem im Team Peter Bohl eingeimpft: „Je besser das Büro dem Monteur die Aufträge aufbereitet, desto weniger Schreib- und Planungsaufwand hat dieser. Und umgekehrt genauso: Je besser der Monteur einen Auftrag dokumentiert, desto weniger Arbeit fällt danach im Büro bis hin zur Rechnungsstellung an!“

Da dies alle Team-Mitglieder verinnerlicht und verstanden haben, unterstützt jeder einzelne durch die Qualität seiner Arbeit automatisch seinen Kollegen (interner Kunde).

Mitgedacht!

Peter Bohl ist heute sehr froh, dass er seine Betriebsorganisation gemeinsam mit Christian Schwab auf „Systeme“ aufgebaut hat. Wobei Systeme nichts anderes sind, als die Organisation von Arbeitsweisen, die passenden Hilfsmittel dazu, sowie klare Regeln für das komplette Team. Das führende Werkzeug ist dabei die Software von KWP. „Das ist quasi mein Handwerker-Betriebssystem!“, lacht Peter Bohl.

Alle weiteren Berichte aus der Beitragsreihe kwp-bnWin.net als "Handwerker-Betriebssystem" bei Peter Bohl