Mobile Handwerkersoftware von KWP – für Kundendienst, Baustelle und Büro

Anwender Filser Haustechnik arbeitet mit Mobilem Monteur und der KWP bnApp

Mobiles Arbeiten ist auf dem Vormarsch – auch im Handwerk. Der KWP-Anwenderbetrieb Filser Haustechnik GmbH hat die Vorteile der Digitalisierung bereits früh erkannt und setzt mit den Lösungen „Mobiler Monteur“ und der „KWP bnApp“ sowohl im Kundendienst, auf der Baustelle, als auch im Büro auf die mobile Handwerkersoftware von KWP. Damit wurden nicht nur große Mengen an Papier eingespart, wichtige Dokumente und Informationen jederzeit – digital und auch unterwegs – auffindbar gemacht, sondern auch wertvolle Arbeitszeit sowie der Zeitaufwand vom Auftragsbeginn bis zur Abrechnung einer Baustelle reduziert.

Mobile Handwerkersoftware – Einsatz im Kundendienst und auf der Baustelle

Der Kundendienst der Filser Haustechnik läuft seit zwei Jahren komplett digital. Über den „Mobilen Monteur“ werden die Aufträge bearbeitet und stehen sofort nach Abschluss der Arbeiten im System zu Verfügung, falls Kunden anrufen und Rückfragen haben. Die Rechnungsstellung kann ebenfalls sehr schnell erledigt werden. Dazu ist es nicht notwendig, irgendwelche Zettel auszudrucken oder zu schreiben.

„Meine Kundendienstabteilung benutzt die Software des Mobilen Monteurs zusammen mit der Monteursteuerung und dem Montageauftragsjournal. Sämtliche Aufträge werden dort erfasst und terminiert.“, so Michael Filser. Die Kundendienst-Techniker nutzen dafür Windows-Tablets mit Internet-Zugang (über WLAN oder Mobilfunk), damit alle Änderungen der Aufträge während der Arbeitszeit übermittelt werden können.

„Die Monteure melden die Aufträge sofort nach Abschluss der Arbeiten zurück ans Büro. In den Aufträgen werden die durchgeführten Arbeiten, Messdaten bei Heizungswartungen, Bilder und Informationen für Folgeeinsätze hinterlegt, damit im Büro von zwei Disponentinnen die weiteren Arbeiten wieder geplant werden können.“, ergänzt Filser.

In Kürze werden auch die Baustellenmonteure ein Tablet mit entsprechenden Einstellungen erhalten, um die Montageaufträge direkt vor Ort abarbeiten, sowie Tagesberichte und Aufmaße mobil erstellen zu können.

Mobile Zeiterfassung mit Handwerkersoftware KWP bnApp

Ein weiterer „Meilenstein“ war die Einführung der Zeitmeldung über die KWP bnApp auf den Mobiltelefonen der Mitarbeiter.

Früher war dies sehr schwierig, da die Wochenarbeitsberichte in die Stundenerfassung händisch eingegeben werden mussten was nur gemacht wurde, wenn genügend Zeit zur Verfügung stand. Dies war dann teilweise auch mal erst Wochen später der Fall. Bis dahin war eine Baustelle oft schon abgerechnet und das mit falschen Werten in der Begleitkalkulation.“

Die mobile Zeiterfassung machte es dem Anwenderbetrieb möglich, gemeldete Stunden zeitnah beziehungsweise sofort auf der richtigen Baustelle zu buchen.

KWP bnApp – mobiles Arbeiten für Büro-Mitarbeiter

Die KWP bnApp wird nicht nur von den Monteuren als Zeiterfassungs-Tool genutzt. Mit allen bereits verfügbaren Bestandteilen unterstützt sie auch das Handwerksbüro dabei, mobiler zu werden. Von Michael Filser werden hauptsächlich die App-Module Archiv und Aktivitäten genutzt: „Über die Aktivitäten bin ich immer auf dem aktuellen Stand, was die Betriebsabläufe betrifft. Automatisierte Aktivitäten bei bestimmten Ereignissen lässt die App in Verbindung mit dem Ereignisdienst EDi als Information per Push-Nachricht erscheinen.“

Digitales Archiv statt Ordnerwälzen

Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung des Handwerksbetriebs war die Umstellung vom analogen Ordnerwälzen auf das digitale Archiv, in dem sehr viele Dokumente abgelegt werden, welche laut Michael Filser für den Betrieb wichtig sind: „Ohne das digitale KWP-Archiv möchte ich mir das Arbeiten heute nicht mehr vorstellen, da ich es nicht mag in dicken Ordnern nach dem korrekten Blatt zu suchen, welches die gewünschte Information enthält.“

Firmenlogo Filser Haustechnik GmbH
Firmengebäude Filser Haustechnik GmbH
Monteur der Filser Haustechnik GmbH bei der Arbeit mit dem Mobilen Monteur
Büro-Mitarbeiterin der Filser Haustechnik GmbH bei der Arbeit mit der Handwerkersoftware von KWP
Michael Filser bei der Arbeit mit der KWP bnApp

Digitaler Rechnungseingang und -ausgang

Auch im Bereich der Ein- und Ausgangsrechnungen bieten die Softwarelösungen von KWP Vorteile für den Anwenderbetrieb von Michael Filser. „Seit nunmehr drei Jahren nutzen wir die ZUGFeRD-Schnittstelle und verbuchen die Rechnungen zum Teil automatisch und gleichen diese mit den Bestellungen ab. Dies läuft sehr gut. Für die Baustellenordner gibt es aber hier immer noch den Ausdruck eines Belegexemplars, da dies die Bauleiter wünschen. Diesen Medienbruch versuche ich baldmöglichst zu schließen.“

Alle anderen Rechnungen werden ebenfalls gescannt und händisch in das System eingepflegt. „Vor der Einführung von ZUGFeRD haben wir das mit allen Rechnungen gemacht, also die Rechnungen schon sehr früh im Archiv zur Verfügung gestellt. Wenn ich mir vorstelle, dass dies heute mit allen Rechnungen gemacht werden müsste, wüsste ich gar nicht, mit welchem Personal all das ausgeführt werden soll. Dies ist einer der größten Vorteile, von denen wir heute profitieren.“

Die Rechnungen werden bereits automatisch über eine FiBu-Schnittstelle an DATEV übertragen. Im Herbst soll die Einführung des neuen Buchungsdatenservices weitere Vereinfachungen für Michael Filser bringen.

Mobile Handwerkersoftware ermöglicht Homeoffice

„All diese Vorteile haben uns zum Beispiel auch geholfen, die Arbeiten aus dem Homeoffice zu erledigen, als in den letzten zwei Jahren die Vorgabe bestand, möglichst viele Arbeiten außerhalb des Büros zu bewerkstelligen, um die Kontakte zu beschränken. Mit einem Büro voller Papier wäre dies nicht möglich gewesen.

Es ist zwar nicht so, dass es bei uns kein Papier mehr gibt. Es liegt immer noch genügend herum und zum Teil muss auch noch händisch gearbeitet werden. Aber jeder Schritt weg von diesen Papierbergen freut mich und macht meines Erachtens meinen Betrieb bereit für die Zukunft.“

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Die Filser Haustechnik GmbH setzt die Lösungen von KWP schon von Anfang an ein (bereits vor der Ausgliederung von KWP aus der Philips AG). Das damalige Programm BNACU wurde im Laufe der Jahre auf die Handwerkersoftware kwp-bnWin.net, sowie deren mobile Anwendungen umgestellt.

„Damals hat mein Vater schon erkannt, dass die EDV einen Handwerksbetrieb dabei unterstützen kann, erfolgreich zu sein. Seit meinem Einstieg in die Firma meines Vaters und nach der Übernahme der Firma im Jahr 2011 habe ich immer mehr Prozesse digitalisiert. Mir ging es anfangs darum, die großen Mengen an Papier zu reduzieren. Viele Dokumente wurden mehrfach aufbewahrt, was natürlich viel Arbeitszeit benötigte. Das stieß zwar mitunter auf Widerstand bei der eigenen Belegschaft, aber ich habe die Themen immer wieder angesprochen und irgendwann auch eingeführt. Inzwischen möchte niemand mehr zum Zustand davor zurück.“