ORGA-Tipp: Büro-Organisation

Wenn Ihnen Sätze wie „Das weiß ich leider nicht, da war meine Kollegin am Telefon.“ oder „Ich hab` das doch alles aufgeschrieben – wo ist denn der Zettel hin?“ bekannt vorkommen, dann sollten Sie dringend weiterlesen…😉 Denn wir haben fünf wertvolle und einfache Tipps für Ihren Büro-Alltag, mit denen Sie sich in Verbindung mit unserer Software kwp-bnWin.net die Arbeit in Ihrem Handwerksbetrieb leichter machen und gegenüber Ihren Kunden professionell auftreten.

Behalten Sie den Überblick über Ihre Kundendaten – mit der Adressverwaltung in kwp-bnWin.net ist das kinderleicht möglich. Ruft Sie ein Kunde an, können Sie über das Infoboard alle wichtigen Informationen (offene Aktivitäten, Aufträge, Termine, etc.) auf einen Blick sehen und Ihrem Kunden bereits während des Gesprächs eine verlässliche Auskunft geben. Die Idealvorstellung für Ihren Kunden – Realität für KWP-Anwenderbetriebe.

Nutzen Sie die TAPI-Schnittstelle, sehen Sie sogar noch vor dem Abheben des Telefonhörers, wer Sie am anderen Ende der Leitung erwartet und können die Kundendaten vorab aufrufen.

Mit der Adressverwaltung als kostenloser Bestandteil der KWP bnApp ist der Zugriff auf Ihre Kundendaten auch von unterwegs über Ihr Smartphone, Tablet oder Notebook möglich.

Nutzen Sie einen zentralen Terminkalender, in dem sowohl die eigenen Termine als auch die Termine Ihrer Kollegen und des Chefs eingetragen sind. Eine gemeinsame Datenbasis ist hierbei das A und O, damit kein Termin übersehen wird oder mehrere Termine zur gleichen Zeit vereinbart werden.

Mit dem KWP Add-On Monteursteuerung in Verbindung mit der Termin-Synchronisation und mobilem Zugriff mittels Benutzerkalender-App (kostenloser Bestandteil der KWP bnApp) behalten Sie den Durchblick über alle Termine – egal, ob Sie gerade im Büro, im Homeoffice oder unterwegs sind. Durch die gemeinsame Datenbasis und Synchronisation sind alle Termine gleich nach dem Eintragen auf einen Blick sichtbar. So schaffen Sie Transparenz und gewinnen an Zuverlässigkeit und Aussagekraft gegenüber Ihren Kunden.

Beseitigen Sie das Zettelchaos, verbannen Sie bunte Klebezettel aus Ihrem Büro und schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch! Erstellen Sie sich lieber digitale Aufgaben und Notizen mit dem Modul Aktivitäten-Management – vorgangsbezogen und organisiert. Schluss mit der Suche nach dem Zettel, auf dem Sie zwar alles sorgfältig aufgeschrieben haben, der aber nicht mehr auffindbar ist. Dokumentieren Sie besser digital und sparen Sie sich künftig die Suche nach verloren gegangenen Informationen. Legen Sie sich wichtige To-dos auf Wiedervorlage und vergessen nichts Wichtiges mehr.

Die digitale Erfassung hat dabei noch einen weiteren Vorteil: Sie können Ihre Aktivitäten nicht mehr nur im Büro oder aus dem Homeoffice einsehen und bearbeiten, sondern über die Aktivitäten-App auch ganz einfach mobil aufrufen.

Durch die optionale Ergänzung durch den Ereignisdienst EDi, der auf vordefinierte Ereignisse reagiert und wiederholende Tätigkeiten organisiert, könnten Sie auch noch einen Schritt weiter gehen und bestimmte Aufgaben innerhalb der Software automatisieren lassen.

Wie archivieren Sie Ihre Dokumente und Unterlagen? Heften Sie noch alles in zahlreichen Ordnern ab und verbringen viel Zeit mit der Suche nach wichtigen Schriftstücken? Dann empfehlen wir Ihnen, auf die digitale Archivierung umzusteigen. Die digitale Dokumentenablage innerhalb der Vorgangsarchivierung in kwp-bnWin.net ermöglicht Ihnen ein leichtes Wiederfinden Ihrer Dokumente und verschont Sie von langem und aufwändigem Ordnerwälzen.

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung Ihrer bisherigen Ordnerstruktur ist der Zugriff auf Ihre archivierten Dokumente, egal wo Sie sich gerade befinden – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs über das Archiv der KWP bnApp.

Jetzt haben Sie zwar Ihr Büro organisiert, Zeit gespart und den Durchblick über Termine und Aktivitäten, aber vielleicht immer noch das Problem, dass Ihnen für wichtige Aufgaben vermeintlich die Zeit fehlt. Hier setzt der fünfte und letzte Tipp an.

Nehmen Sie sich die Zeit, sich Freiräume zu schaffen. Telefonfreie Zeiten, in denen Sie nicht gestört werden und wichtige oder anspruchsvolle Aufgaben abarbeiten können helfen dabei ungemein. Wenn Sie einen Kunden-Termin haben, nehmen Sie diesen auch wahr und sind für andere nicht erreichbar. Warum nicht dieses Prinzip auch für offene Aufgaben anwenden? Damit Sie dies auch gegenüber Ihren Kollegen kommunizieren können, sollten Sie sich dafür Terminblocker innerhalb Ihres kwp-bnWin.net-Kalenders setzen – sozusagen Termine mit sich selbst eintragen und diese auch wahrnehmen!

Wie Sie diese Tipps erfolgreich in Ihren Alltag integrieren können, zeigen wir Ihnen gerne bei einem Tagesausflug in unsere Schulungsräumlichkeiten. Während der Schulung Büro-Organisation am Schulungsort Landshut erhalten Sie weitere hilfreiche Tipps und werden im Umgang mit den Software-Modulen Adressverwaltung, Aktivitäten-Management, Monteursteuerung und Archivierung geschult. Ebenso zeigen wir Ihnen an diesem Tag in unserer Erlebniswelt Handwerk, wie einfach diese Tipps in der Praxis funktionieren.