ORGA-Tipp: Zeitmanagement für Ihren Kundendienst

Unsere verfügbare Zeit ist begrenzt und damit sehr kostbar – das gilt im Privaten, aber auch im Geschäft fürs ganze Unternehmen und somit auch für Ihre Kundendienst-Abteilung. Daher möchten wir Ihnen heute einen wichtigen Tipp geben, wie Sie Ihr Zeitmanagement im Kundendienst optimieren können.

Grundlage dafür ist EIN GEMEINSAMES System, sprich ein zentraler Kalender, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben (im Büro und auch unterwegs).

Folgende Arbeitsweisen haben sich bei der Terminplanung in Handwerksbetrieben etabliert:

• Eigen-Terminplanung

Der jeweilige Mitarbeiter macht und pflegt seine Termine selbst.

• Fremdgesteuerte Terminplanung

Hierbei werden die Monteurtermine meist über einen Kundendienst-Disponenten vereinbart. Die Terminhoheit liegt hier beim Disponenten.

• Termin-Blocker

Hybride Lösung, bei der der Monteur / Mitarbeiter selbst Blocker setzt, über die der Termin-Disponent freie Wahl bei der Vergabe hat. Vorteil hierbei: Die Termine können sofort vergeben werden (in der Regel für Besichtigungen oder Angebotsanfragen).

Gemeinsam Arbeiten bedeutet, Informationen gemeinsam auszutauschen und zu nutzen. Dafür ist jedoch ein gemeinsames Informationssystem nötig. Wir brauchen eine gemeinsame Sprache und ein Werkzeug, damit die Daten später fließen können!

Ein einfaches Beispiel hierfür ist der Kalender.