ORGA-Tipp: Zeitmanagement fürs Büro

Ein Bürotag hat nur eine bestimmte Anzahl an Stunden, in denen alle Termine und sämtliche Aufgaben abgearbeitet werden müssen. Schnell kommt es dabei zur Überlastung einzelner Mitarbeiter, die bei der Fülle an Aufgaben nicht mehr wissen, wie sie das Arbeitspensum überhaupt schaffen sollen. Sie verlieren den Überblick und übersehen die wirklich wichtigen To-dos. Wenn keine zusätzlichen personellen Ressourcen zur Verfügung stehen, können ein paar Tipps zur Organisation des vorhandenen aber begrenzten Faktors Zeit etwas Erleichterung schaffen.

Unser erster Tipp dreht sich um die Priorisierung von Aufgaben. Legen Sie fest, welche Aufgaben mit welcher Priorität zu erledigen sind. Arbeiten Sie zuerst die Dinge ab, die wirklich wichtig sind oder mit einer (aktuellen) Deadline verbunden sind.

Schieben Sie dabei auch keine unliebsamen oder (vermeintlich) zu herausfordernden Aufgaben beiseite, sondern gehen Sie diese gemäß ihrer Priorität gleich zu Beginn Ihrer Arbeitszeit an. Das dabei zu Grunde liegende Zeitmanagement-Prinzip nennt sich „Eat the Frog“, bei dem „Sie sich morgens zuerst der unangenehmsten Aufgabe zu[wenden] und […] sinnbildlich den ekligen Frosch [essen]. So haben Sie den Kopf frei für die anderen, weniger unangenehmen Aufgaben des Tages und können sich diesen vollkommen widmen.“ (Quelle: https://blog.hubspot.de/sales/zeitmanagement-methoden)

Planen Sie Ihren Arbeitstag, organisieren Sie sich und Ihr Büro – die Devise dabei lautet: Termine, Termine, Termine. Legen Sie zuerst alle Termine fest und planen Ihre sonstigen Aufgaben um die Termine herum. Fällt die Erledigung bestimmter Aufgaben mit einem größeren Zeitaufwand ins Gewicht, dann legen Sie auch dafür fixe Termine fest. Wichtig dabei ist, diese Termine mit / für sich selbst nicht nur einzuplanen, sondern auch analog zu externen Terminen / Kundenterminen einzuhalten. Planen Sie sich auch die Vor- und Nachbereitung Ihrer Termine im Kalender ein.

Arbeiten Sie ggf. auch mit sog. Terminblockern, mit Hilfe derer Sie Ihren Kollegen signalisieren, zu welchen Zeiten Ihnen noch Termine oder Rückrufe reingelegt werden dürfen. Kommunizieren Sie als Chef beispielsweise auch feste Rückrufzeiten, zu denen Ihre Mitarbeiter Rückrufe für Sie vereinbaren dürfen. Alternativ bietet sich das weiße-Flecken-Prinzip an, bei dem ein weißer Fleck im Kalender immer ein freier Termin ist, der durch Ihre Kollegen vergeben werden darf.

Schaffen Sie sich gewisse Freiräume und sorgen Sie zum Beispiel mit einer Telefondienst-Einteilung für telefonfreie Zeiten, in denen Sie umfangreichere oder komplizierte Vorgänge, bei denen Sie nicht unterbrochen werden möchten, erledigen können. Ungestört lassen sich diese Aufgaben am leichtesten handeln. Machen Sie die Zeiten, in denen Sie nicht gestört werden dürfen, sowohl im Kalender für alle sichtbar, als auch vor Ihrem Büro (z. B. durch ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören!“ bei geschlossener Büro-Türe).

Bei der Planung Ihrer Aufgaben und Termine können passende Tools wertvolle Unterstützung leisten. Arbeiten Sie am besten mit einem digitalen Wiedervorlage-System. Behalten Sie nicht nur Ihre Termine im Blick, sondern sichten Sie auch Ihre zu erledigenden Aufgaben jeden Morgen, um den Überblick über die anstehenden To-dos nicht zu verlieren. Schauen Sie sich dabei zuerst die Aufgaben an, die Ihnen delegiert wurden und Ihnen daher noch unbekannt sind. Versehen Sie diese mit einer bestimmten Priorität (wenn noch nicht vorhanden), einer Deadline (sozusagen einem zu-erledigen-bis-Datum) und legen sich diese Aufgaben entsprechend auf Wiedervorlage. Unterscheiden Sie zwischen Terminen / Terminaktivitäten und Aktivitäten / Aufgaben, die sich vielleicht gut nebenbei erledigen lassen (zum Beispiel als Lückenfüller während Telefondienst-Zeiten).

Hinterfragen Sie auch den Sinn der zu erledigenden Aufgaben, seinen Sie offen für Neues. Nehmen Sie sich die Zeit und denken Sie einfach mal über Ihre Aufgaben nach. Nur weil man eine Aufgabe immer schon so gemacht hat, heißt es nicht, dass es nur auf diese Weise oder überhaupt Sinn macht. Muss eine bestimmte Aufgabe überhaupt noch erledigt werden oder geht es auch ohne sie oder anders? Wird eine aufwändig zu erstellende Excel-Auswertung überhaupt noch benötigt? Lässt sich diese eventuell nicht auch mit den (bereits vorhandenen) Bordmitteln Ihrer Handwerkersoftware abbilden und auf Knopfdruck generieren? Ist eine Aufgabe vielleicht besser bei einem anderen Team-Mitglied aufgehoben? Dann sagen Sie Nein und delegieren die Aufgabe(n) an die Person, die diese Aufgabe(n) am effizientesten lösen kann.

Das Pareto-Prinzip (oder auch die 80-zu-20-Regel) besagt, dass „80 % der Ergebnisse mit nur 20 % Einsatz erzielt werden. Und umgekehrt bedeutet es, dass 80 % des Einsatzes nur 20 % Ergebnis bringen.“ (Quelle: https://blog.hubspot.de/sales/zeitmanagement-methoden) Das heißt, es kommt zu einem Missverhältnis zwischen Input (Zeit) und Output (tatsächliches Ergebnis). Decken Sie diese Zeitfresser auf, um fortan effizienter arbeiten zu können. Messen Sie unwichtigen Aufgaben nicht unnötig viel Zeit zu, sondern kümmern Sie sich lieber um die wirklich wichtigen Dinge, die sich z. B. auf die Qualität oder den Erfolg Ihrer Arbeit oder den Umsatz und somit den Gewinn Ihres Unternehmens auswirken.

Eliminieren Sie nicht nur die Zeitfresser im Handwerksbetrieb, sondern auch alle Störfaktoren und Ablenkungen – auch privater Natur. Nicht jede (private) WhatsApp-Nachricht, delegierte Aufgabe oder neue E-Mail muss sofort gelesen werden. Hierbei kommt Ihnen auch die in Tipp 3 beschriebene fixierte und auch an die Kollegen klar kommunizierte und somit transparente Terminplanung zu Gute. Finalisieren Sie zuerst Ihre aktuell angefangene Aufgabe, bevor Sie sich wieder mit voller Aufmerksamkeit etwas Neuem zuwenden können. Wenn Sie konzentriert an einer Sache dran bleiben können, ist diese viel schneller erledigt, als wenn Sie mit ein und derselben Aufgabe fünfmal neu beginnen.