ORGA-Tipps für Handwerksbetriebe

KWP bietet Ihnen nicht „nur“ Software für Handwerksbetriebe an, sondern begleitet Sie bei der Einführung, Schulung und Umsetzung betrieblicher Prozesse, damit Sie Ihre Kundenanfragen möglichst zeitsparend und effizient abwickeln können. Unser ORGA-Team führt mehrmals wöchentlich Organisationsberatungen in unserer Erlebniswelt Handwerk oder vor Ort in den Anwenderbetrieben durch. Dabei vermitteln unsere Organisationsberater den Anwendern unserer kaufmännischen Softwarelösung kwp-bnWin.net viele wertvolle Impulse, die ihnen bislang nicht bekannt waren, anschließend aber erfolgreich umgesetzt werden konnten, um deren Abläufe im Handwerksbetrieb zu professionalisieren.

Die folgenden ORGA-Tipps sind sowohl für Kleinbetriebe und Unternehmen mittlerer Größe, aber auch für große Unternehmen geeignet. Sie können jedoch nicht immer direkt auf die Größe des Unternehmens pauschalisieren werden, da es auch immer auf den individuellen Prozess des Handwerksbetriebs ankommt.

Der erste Eindruck zählt – das gilt auch für Angebote gegenüber Ihren Interessenten oder Bestandskunden. Wir empfehlen Ihnen daher, den Angebots-Prozess zu organisieren und verraten Ihnen ein paar Möglichkeiten für den digitalen Weg. Aber Achtung: Erst, wenn ein Prozess auch analog reibungslos funktioniert, sollte dieser digitalisiert werden.

• Angebotsanfrage

Verwenden Sie bei Angebotsanfragen das Aktivitäten-Management und notieren Sie sich alle wichtigen Informationen zum Anliegen des Anrufers. Idealerweise wird gleich bei Erstkontakt die Adresse des Anrufers angelegt und mit dem Vorgang verknüpft.

• Angebotsvorbesprechung

Mit einer (ggf. digitalen) Checkliste (die an alles Wichtige denkt) sind Sie ideal auf den Vorbesprechungstermin vorbereitet. Die vorgangsbezogene Bilder-Dokumentation auf der Baustelle wird mit dem Archiv-Zugriff der KWP bnApp zum Kinderspiel.

• Angebotserstellung via Systempreisliste

Die Systempreisliste dient als Musterprojekt über Ihre Standardkomponenten und deren verschiedene Variationen aufgeteilt in Titeln inkl. Bildern und Texten. Damit gelingt Ihnen die Erstellung systematisierter Pauschal-Angebote ganz bestimmt. Im Optimal-Fall ist die Systempreisliste gemäß Ihrer Checkliste zur Angebotsvorbesprechung aufgebaut, damit die Grundarbeit auch ein „Laie“ übernehmen kann.

• Bemusterungs-Angebote via freies Lieferantenangebot (Preisspiegel)

Lesen Sie Ihre Angebote vom Großhandel schnell und einfach via UGL / IDS / GAEB in den Preisspiegel ein und übernehmen Sie diese in Ihr aktuelles Projekt.

Nicht nur die Prozesse gegenüber dem Kunden / Interessenten sollten stimmen – auch die internen Prozesse wollen durchdacht sein, um Zeit- und Kosteneinsatz möglichst gering zu halten.

• Urlaubsanträge

Nutzen Sie das Aktivitäten-Management für die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter. Über den Erinnerungsdienst EDi lassen sich automatisierte Aktivitäten zum eingetragenen Urlaubstermin erzeugen, der den herkömmlichen Urlaubsantrag in Papierform ersetzt und das Genehmigungs-Prozedere vereinfacht. Ein weiterer Vorteil dabei: Die eingetragenen Urlaubstermine sind transparent und können in die Stundenerfassung durchgebucht werden.

• Stundenerfassung per Zeiterfassungs-App / mit Bautagebuch oder Montageauftrag (analog oder via Mobiler Monteur/ KWP bnApp)

Vereinfachen Sie die Stundenerfassung für Büro und Baustelle, indem Sie die tagesaktuelle Rückmeldung der Monteure über das Bautagebuch (Projekt) oder einen Montageauftrag (Kundendienst) einfordern. Die Erstellung der Wochenberichte für die Monteure erfolgt anschließend durchs Büro. Somit wird der Wochenbericht zur Bringschuld. Ihre Monteure werden es Ihnen danken, da sie keine Doppelerfassung Ihrer Stunden mehr betreiben müssen (Arbeitszeit auf Montageauftrag erfassen sowie paralleles Führen eines Wochenberichts). Wir empfehlen zudem, die Monteurstunden vom Vortag täglich zu erfassen (bei mobiler Erfassung durch die Monteure müssen diese nur vom Büro übernommen werden) statt wöchentlich oder monatlich viele Stunden auf einmal erfassen zu müssen um dann festzustellen, es fehlen noch Stundenmeldungen. Ein ständiges Nachlaufen nach fehlenden Stundenzetteln führt zu Ärger – auf beiden Seiten (Monteur und Büro). Ein positiver Nebeneffekt dabei: Der monatliche Berg von Arbeit wird somit auf eine tägliche „Nebenaufgabe“ verteilt.

• Termineinsicht für Monteure

Gewähren Sie Ihren Monteuren Zugriff auf ihre Termine – über den Benutzerkalender der KWP bnApp ist dies auch von unterwegs möglich.

• Anfragen-Checklisten

Stellen Sie für Kollegen, die zwar nicht vom Fach sind, die aber schon die wichtigsten Fragen am Telefon klären können, Checklisten zur Verfügung, z.B. wenn jemand ein Angebot wünscht: Was sind die wichtigsten Fragen, die geklärt werden müssen, damit der Projektleiter die Anfrage ohne großes Nachtelefonieren weiterbearbeiten kann?

• Monteursteuerung zur Terminplanung

Wir empfehlen Ihnen die Nutzung eines zentralen Kalenders für alle Mitarbeiter, z. B: die Monteursteuerung von KWP. Um verbindliche Terminzusagen bereits beim ersten Telefonat treffen zu können, empfiehlt sich die Verwendung von Termin-Blockern.

• EDi-Aktivitäten

Lassen Sie sich an Standard-Aufgaben per Aktivität erinnern. Beispielsweise können so beim Setzen des Projekt-Status auf „Auftrag eingegangen“ automatisierte Aktivitäten für 1. AZ stellen, Terminierung, Erstellung des Baustellenordners erzeugt und an den entsprechenden Mitarbeiter delegiert werden.

• Beschriftung / Dokumentation mit zentral abgelegten Formularen

Überlassen Sie die Beschriftung und Dokumentation für Projekte nicht dem Zufall und verwenden Sie zentral abgelegte Formulare unter Druck – Projektlisten. So lässt sich z. B. die Ordner-Beschriftung fürs Projekt direkt mit den wichtigsten Infos zum Projekt ausdrucken (ohne manuelle Anpassung einer Word-Vorlage).

Auch Ihre Buchhaltung profitiert von einer guten Vorarbeit im Büro, egal ob Sie diese im Haus oder an einen externen Steuerberater ausgelagert haben. Hierfür haben wir Ihnen ebenfalls ein paar hilfreiche Tipps mitgebracht.

• FiBu-Übergabe von kwp-bnWin.net an DATEV

Übergeben Sie die Daten, die bereits in kwp-bnWin.net eingepflegt und für Ihre Finanzbuchhaltung relevant sind (z. B. Ein- und Ausgangsrechnungen) direkt aus der Handwerkersoftware per FiBu-Schnittstelle an Ihr DATEV-Buchhaltungssystem.

• Zahlungen einlesen per CAMT 53

Überweisungen aus Ihrem Banking-Programm oder aus dem Online-Banking lassen sich per CAMT 53 exportieren und in die Handwerkersoftware von KWP einlesen um offene Posten innerhalb kwp-bnWin.net schnell zu erkennen.

• „Schlamper-Bestellung“ mit ZUGFeRD + OCR-PDF inkl. nachgelagerter Preisprüfung

Egal, auf welche Art und Weise die Bestellung von Ihnen ausgeführt wird (per Telefon, Online-Shop, per Mail, usw.), die notwendigen Informationen gelangen mit der dazugehörigen Eingangsrechnung in Ihre KWP-Software. Es kann also weiterhin bestellt werden wie gewohnt, einzige Vorgabe bei der Bestellung: Die dazugehörige Projektnummer muss bei der Bestellung immer angegeben werden, damit die Buchhaltung die Zuordnung nicht mehr vornehmen muss / nicht mehr erfragen oder raten muss.

Bei der Verwendung von Rechnungen im sog. ZUGFeRD-Format sparen Sie sich auch die lästige manuelle Eingabe: Diese elektronischen PDF-Rechnungen bestehen im Anhang aus einer XML-Datei, aus welcher alle wichtigen Informationen aus der Eingangsrechnung direkt entnommen werden können. Bestellte Artikel gelangen mit Artikelnummer und Preis ins Baustellenlager direkt zum Projekt. Dies ermöglicht Ihnen eine genaue Übersicht, was wo und zu welchem Preis bestellt wurde. Anschließend haben Sie mit Auswertungen über Preisschwankungen bei selben Artikeln innerhalb eines gewissen Zeitraums alles im Blick oder werden darüber informiert, ob vorher vereinbarte Rabattvereinbarungen zum Projekt auch eingehalten worden sind. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit einer automatisierten Kontrolle aller Rechnungen anstelle einer stichprobenartigen manuellen Prüfung einzelner Rechnungen.

Für herkömmliche Rechnungen (ohne ZUGFeRD-Format) funktioniert die Erfassung ebenfalls innerhalb desselben Moduls. Die Informationen aus der PDF-Datei werden mittels OCR-PDF ausgelesen. Nach der Prüfung kann die Eingangsrechnung übernommen werden und die Kosten werden aufs Projekt gebucht.

Auch für Ihr Controlling bietet kwp-bnWin.net Werkzeuge um mit vorhandenen Bordmitteln rechtzeitig über den aktuellen Stand Ihres Handwerksbetriebes informiert zu sein und ggf. gegensteuern zu können. Nehmen Sie sich z. B. eine Auswertung über Ihre halbfertigen Leistungen und die Abrechnungsübersicht zur Hilfe und erhalten Sie Antworten auf Fragen wie z. B. „Welche Kosten sind bei den laufenden Projekten bereits angefallen und wie viel wurde dafür schon in Rechnung gestellt?“ So können Sie die Vorfinanzierung der Projekte in Eigenleistung vermeiden und Ihre Abschlagsrechnungen kontrolliert stellen.