Projektmanagement im Handwerk

Der Vertrieb kalkuliert die Angebote in Ihrem Handwerksbetrieb, bringt die Verträge mit dem Kunden unter Dach und Fach und übergibt die Einsatzplanung zum Projektabschluss an die Bauleiter / Disponenten. Letztere haben bei der Dispo aber vor allem ein Auge auf die Zufriedenheit von Kunden und Kollegen – kurzum: sie kümmern sich einfach darum, dass es für alle Projekt-Beteiligten passt.

Wie in einem Kaufladen kauft (plant) der Bauleiter / Disponent die Mitarbeiter / Zeit über die Monteursteuerung Ihrer Handwerkersoftware kwp-bnWin.net ein. Aber hat er dabei auch laufend die Kalkulation im Blick oder wird vielleicht mehr Zeit oder Personal eingeplant als vom Vertrieb kalkuliert und damit auch vom Kunden bezahlt wird?

Mit der Plantafel (einem combit Report zur Handwerkersoftware von KWP) behalten Sie permanent und auch visuell die Kontrolle im Projektmanagement und stellen sicher, dass Ihre Kalkulation auch mit den gebuchten Zeiten auf den Baustellen zusammenpasst. Zudem liefert die Plantafel allen Beteiligten im Betrieb die wichtigen Informationen darüber, welche Projekte gerade laufen und indirekt auch, was dabei zu tun ist.

Je größer Ihr Handwerksbetrieb, desto komplexer ist die Gestaltung einer übersichtlichen Einsatzplanung. In analogen Zeiten wurden dazu bunte Magnetstreifen auf Whiteboards hin und her geschoben, heute erfolgt die Disposition Ihrer Monteure digital in der Monteursteuerung von KWP.

Stimmt der analoge Prozess im Hintergrund, läuft auch das Projektmanagement im Handwerk mit KWP und der Plantafel – einem Report, der dafür sorgt, dass Sie den Überblick Ihrer Projekte auch in der digitalen Welt behalten und der Ihnen und Ihren Team-Kollegen damit einen reibungslosen Projekt-Ablauf ermöglicht.

Der Plantafel-Report ist zusagen die digitale Fortführung der „schwabschen Magnettafel“, die von Handwerkscoach Christian Schwab und in den ORGA-Beratungen unserer Erlebniswelt Handwerk geschult wird.

Bei der Klein GmbH aus Riedenburg gehört die Plantafel schon zum Tagesgeschäft: Die Plantafel bringt die aktuellen Daten aus der Monteursteuerung im ¼-Stunden-Takt an die Wand. Über zwei große Monitore im Büro des SHK-Betriebs wird den Mitarbeitern immer die aktuelle Ansicht angezeigt, zusätzlich dazu haben alle Team-Mitglieder an ihren Arbeitsplätzen Zugriff auf die Plantafel-Report-PDF. Jeden Donnerstag um 8 Uhr findet eine Morgenbesprechung mit allen Büro-Mitarbeitern (Verkauf, Buchhaltung, Kundendienst, Projektleiter und Lageristen) statt. Anhand des Report-Monitors mit der Plantafel werden die vergangene und die kommende Woche betrachtet. Damit kennen alle Mitarbeiter alle Prozesse und sind in allen laufenden Projekten involviert sowie auf dem gleichen Wissensstand. Den Verantwortlichen gelingt es damit, den Fühler sowohl am Mitarbeiter als auch am Prozess zu haben.

Schnell stellt sich bei den morgendlichen Besprechungen raus, ob alles rund läuft. Lücken und nötige Änderungen werden noch während der Plantafel-Besprechung oder direkt danach in der Handwerkersoftware kwp-bnWin.net geplant / eingetragen. Und wenn etwas aus dem Ruder läuft (egal ob beim Material, Sub-Unternehmern oder offenen Restarbeiten), kann das Team um Wolfgang Klein (geschäftsführender Gesellschafter) und Jonas Brandt (Mit-Gesellschafter / Betriebsleiter operativer Bereich) noch rechtzeitig reagieren.

Durch den Einsatz des Plantafel-Reports ergeben sich zahlreiche Vorteile – auch für Ihr Projektmanagement im Handwerksbetrieb. Die meisten positiven Effekte machen sich im Bereich der Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung bemerkbar:

• Sie können Ihrem Kunden bereits bei Auftragseingang einen verbindlichen Ausführungstermin zusagen (auch wenn dieser in noch so ferner Zukunft liegt).
• Die Aufnahme Ihrer Subunternehmer innerhalb der Monteurgruppen präzisiert Ihre Aussagefähigkeit.
• Ihr Einkauf kann die Bestellungen beim Großhandel anhand der vorliegenden Projektdaten auslösen.
• Bei Großprojekten hat Ihre Buchhaltung die notwendige Liquidität in der Hand und steuert diese über eine fristgerechte Rechnungslegung.
• Auch Ihr Lagerist hat alle Termine im Blick und sorgt rechtzeitig für Baustelleneinrichtung, Geräteverfügbarkeit, Materialbedarfe, etc.
• Ihre Mitarbeiter sind optimal ausgelastet.
• Sie haben schnell den Überblick, was bei Urlaubsanträgen oder Krankheitsfällen umgeplant werden muss.
• Die Aufträge werden zur Zufriedenheit Ihrer Kunden fristgerecht ausgeführt.
• Sie haben die Möglichkeit, Überschneidungen / Doppelungen mit anderen Baustellen frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren, wenn etwas aus dem Ruder läuft.
• Die innerbetriebliche Zusammenarbeit zwischen Ihren Teams verbessert sich, weil der Bedarf bekannt ist und alle im Handwerksbetrieb auf die Infos aus der Monteursteuerung zugreifen können.
• Ihr Vertriebsteam kann gezielt neue Aufträge akquirieren (passend zum jeweiligen Gewerk und Zeitraum).
• Als Geschäftsleiter können Sie Maßnahmen anhand der Jahresübersicht bewerten und wenn nötig Feinjustierungen vornehmen.

Möchten auch Sie Ihr Projektmanagement im Handwerk nicht mehr dem Zufall überlassen und die Einsatzplanung stattdessen wie ein Profi erledigen? In unserem E-Learning-Bereich zeigen wir Ihnen im kostenlosen Workshop „Die Plantafel – das digitale Dispoboard“, wie der Report in der Praxis funktioniert.