Reduzieren Sie den Schreibaufwand Ihrer Monteure
ORGA-Tipp 9: Wochenbericht aus Stundenerfassung
Unser 9. ORGA-Tipp für ein Kundendienst-Geschäft, das läuft, verrät Ihnen, wie Sie den Schreibaufwand Ihrer Monteure auf ein Minimum reduzieren, wie die doppelte Buchhaltung vermieden wird und überflüssige Kontrollen entfallen. Wir zeigen Ihnen auch, wie Ihre Monteure trotzdem den Überblick über die geleisteten Stunden behalten.
Tipp 9: Schaffen Sie die Wochenberichte Ihrer Kundendienst-Monteure ab! So reduzieren Sie den Schreibaufwand Ihrer Monteure auf ein absolutes Minimum. Die entfallenden Kontrollen reduzieren zudem den Aufwand im Büro.
Der ausgefüllte Montageauftrag kann gleichzeitig als Stundennachweis dienen. Nicht selten muss der Monteur zusätzlich zum Montageauftrag einen Wochenbericht über seine Arbeitsstunden verfassen. Wenn der Monteur diesen nach dreimaliger Aufforderung der Buchhaltung endlich abgegeben hat, wird der Wochenbericht im Büro mit den entsprechenden Montageaufträgen abgeglichen. Ein aufwendiges und unbeliebtes Verfahren, das bei allen Beteiligten an den Nerven zehrt.
Montageaufträge täglich in die Stundenerfassung übernehmen
Einfacher wäre es doch, die täglichen Montageaufträge sofort in die Stundenerfassung zu übernehmen. Bei maximal 30 Zetteln pro Tag investieren Sie dafür nicht einmal eine Stunde Arbeitszeit. Am darauffolgenden Montag erhält dann jeder Monteur automatisch seinen Wochenbericht oder kann diesen über die KWP bnApp–Zeiterfassung direkt einsehen – resultierend aus den Zeiten, die er während der Woche regelmäßig abgegeben hat. Für „unproduktive“ Fehl- bzw. Wartezeiten füllt er ein separates Formular aus dem Pausenraum aus und gibt dieses gemeinsam mit den Arbeitsberichten in der Kundendienst-Besprechung ab. Doppelte Buchhaltung und Schreibarbeit entfallen ebenso, wie auch die aufwendige Nachfass- und Kontrollaktion. Außerdem prüft die Software in nur einem Arbeitsgang bei der Abrechnung automatisch, ob gegebenenfalls Zeiten vergessen wurden.
Zeiterfassung als „Abfallprodukt“ des Montageauftrags
Wenn Sie Ihren Kundendienst bereits mit dem Mobilen Monteur teilweise oder vollständig digitalisiert haben, ist die Zeiterfassung ohnehin ein „Abfallprodukt“ des Montageauftrags. Aber auch der „analoge“ Montageauftrag kann im Montageauftragsjournal für die Stundenerfassung herangezogen werden.
Monteur der Haustechnik Oberland GmbH bei der Erfassung eines Montageauftrags über den Mobilen Monteur
Den letzten ORGA-Tipp für ein laufendes Kundendienst-Geschäft erhalten Sie Ende Mai in unserem #kwpläuft-Blog. Folgen Sie uns gerne auch auf Facebook oder Instagram, um nichts zu verpassen.