Veränderungen im Betrieb durch Softwareeinführung

Die peppe elektrotechnik GmbH & CO. KG ist an seinen beiden Standorten Kiel und Hamburg für alle Arbeiten rund um die Brandmelde- und Sicherheitstechnik bekannt. Der Handwerksbetrieb beschäftigt derzeit 28 Mitarbeiter und vertraut bei der Abwicklung seiner internen Büro- und Baustellen-Prozesse seit 2019 auf die kaufmännischen Softwarelösungen von KWP. Mit der Einführung von kwp-bnWin.net und den Softwarelösungen im Bereich des Mobilen Arbeitens hat es der Geschäftsführer Rainer Peppe geschafft, seinen Elektrobetrieb zu digitalisieren und die Arbeiten im und am Betrieb zu optimieren.

Inwiefern sich der Betrieb durch die Softwareeinführung mit KWP verändert hat und welche Auswirkungen das auf die tägliche Arbeit des Geschäftsführers und seiner Mitarbeiter hat, verrät uns Rainer Peppe heute.

Der Geschäftsführer entschied sich damals für die Software von KWP, da sich die internen Abläufe seines Elektrobetriebs mit ihr gut abbilden lassen. Zuvor arbeiteten die Mitarbeiter noch mit verschiedensten Softwareanwendungen, die nicht miteinander im Austausch standen. Auf Grund des QM-Systems muss der Betrieb jedoch bestimmte Abläufe und Dokumentationen einhalten und langfristig nachweisen können.

„KWP bildet genau diese Abläufe und deren Nachvollziehbarkeit ab. Wir fühlen uns mit der KWP-Software und seinen Möglichkeiten ganz nahe an unseren Prozessen. Mittlerweile empfinden alle Mitarbeiter den Wechsel zu KWP als eine Bereicherung und wesentliche Verbesserung für ihre täglichen Arbeiten. Hinzu kommt, dass einige meiner Führungskräfte dezentral arbeiten. Durch die Prozesstransparenz in den KWP-Anwendungen spielt es keine Rolle mehr, von wo aus meine Führungskräfte tätig sind. KWP ist mit seinen Modulen mittlerweile das betriebliche Informationszentrum für unsere Abläufe. In den Meetings der Führungskräfte nutzen wir die zentrale Datenbank von KWP für betriebliche Kennzahlen. Jede Woche gibt es aktualisierte Informationen zu Auftragsbestand, Umsatz, Einzel- und Betriebskosten, Lagerbestand, Rohgewinn und Deckungsbeiträge, getrennt nach Kostenstellen.“

Die Software von KWP ist modular aufgebaut und wächst mit jedem Betrieb und dessen Anforderungen mit. Rainer Peppe hat die meisten Module bereits zu Beginn der Einführung von KWP eingeführt und nutzt diese seither bei der täglichen Arbeit – im Büro und auf der Baustelle.

„Dadurch, dass wir genau wussten, was wir benötigen, haben wir uns gemeinsam mit KWP vorab intensiv beraten, wie und durch welches Modul unser Bedarf unterstützt werden kann. Wir haben die Einführung nicht als Aufwand betrachtet, sondern als Lösung auf unsere Ansprüche. Wissentlich, es gleich von Beginn an „GANZ“ zu machen und nicht in den Glauben zu verfallen, was jetzt schwer ist, verschieben wir auf einen späteren Zeitpunkt, habe ich es mit einem tollen Team zusammen Schritt für Schritt umgesetzt. Begonnen haben wir bei den Basics. Lager und Reports folgten zum Schluss.

Ich erinnere mich noch sehr gut an die Zeiten, wo unsere ERP-Software hauptsächlich zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen diente. Archive wurden in einer anderen Software angelegt, die keinerlei Verbindung zur ERP-Software hatten. Das Hauptproblem bestand darin, dass ein Projekt weitaus mehr Dokumente und Prozesse anstößt, als Angebote und Rechnungen. Somit musste die Orientierung für Projektprozesse immer außerhalb der ERP-Software in anderen Tools stattfinden. Damals gab es keinerlei Bezüge. Dadurch, dass KWP von der Adresse über das Archiv, bis hin zum Aktivitäten-Management und die Journale stets Bezüge zu Projekten, Service- oder Wartungsaufträgen herstellt, liegen sämtliche Informationen, sogar QM-Checklisten zu dem Auftrag oder Prozess vor. Die gesamte Warenwirtschaft – von der Bedarfsmeldung über die Bestellung, bis hin zur Rechnungsprüfung, sowie dem digital geführten Lager – sorgt jetzt für die notwendige Transparenz im Unternehmen.“

Auch für den Chef selbst machen sich die Veränderungen durch die Softwareeinführung im Büroalltag bemerkbar. Rainer Peppe behält den Überblick und findet sogar wieder Zeit für neue Ideen – auch im Tagesgeschäft:

„Ich habe mit der Einführung der Software heute einen Kompass und ein Ruder gleichzeitig. Alle betriebswirtschaftlichen und prozessorientierten Informationen ergeben sich durch die tägliche Arbeit aller in KWP. Mit der Einführung des Report Servers habe ich nun einen wochengenauen Gesamtüberblick.

Dadurch, dass alle Abläufe jetzt standardisiert sind, sind unsere Abläufe klar und transparent. Ich bin nur noch bei der Einführung und Umsetzung der Abläufe in KWP zuständig. Danach werden diese genutzt und ich kümmere mich um neue Ideen.“

Für Rainer Peppe steht eins fest – die Softwareeinführung in seinem Betrieb hat sich auf alle Fälle gelohnt. Die Einführung hat laut ihm einen riesigen Sprung bedeutet, mit dem das Unternehmen weit nach vorne gekommen ist.

„Wieviel Geld und Zeit wir durch den Einsatz der Software sparen, weiß ich ehrlich gesagt nicht. Fakt ist jedoch, dass wir mit der Software so effizient arbeiten, dass wir nachhaltig äußerst positive Betriebsergebnisse erzielen, unsere Mitarbeiter zufrieden sind und es zu keiner Überlastungssituation kommt. Unsere Kunden wertschätzen unsere Leistung zudem als sehr professionell.“

Besonders als die Corona-Pandemie in Deutschland ausbrach und viele Beschäftigte von den äußeren Umständen gezwungen wurden, ins Homeoffice zu gehen, machte sich die Softwareeinführung und die damit einhergehende Digitalisierung bemerkbar und verschaffte dem Elektrobetrieb einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz.

„Wir hatten das große Glück, den Bereich Service Wartung kurz vor Ausbruch der Pandemie auf den Mobilen Monteur umgestellt zu haben. Die Mitarbeiter konnten dank bereits erfolgter Schulungen sofort mit den mobilen Abläufen loslegen. Somit waren wir in der Lage, die Auftragsabwicklung, bis hin zur Rechnungslegung ohne viel Kontakt aufrechtzuhalten. Es gab Tage, da war ich als Geschäftsführer alleine im Büro und meine Aufgabe bestand darin, die Ausgangsrechnungen vom Drucker zu frankieren.“

Statt sich auf den Lorbeeren seines Erfolgs auszuruhen, ist Rainer Peppe motiviert, sein Unternehmen noch weiter nach vorne zu bringen. Daher hat er bereits das nächste gemeinsame Projekt gestartet:

„Aktuell beschäftigen wir uns in Zusammenarbeit mit KWP mit der Erstellung von Reports, um aus all den gesammelten Daten die punktgenauen Informationen zu filtern, die für unserer Controlling wichtig sind.“