Digitalisierung – Optimierte Abläufe im Handwerksbetrieb durch Software von KWP

Rainer Peppe

Rainer Peppe ist Geschäftsführer der peppe elektrotechnik GmbH & CO. KG und Anwender der kaufmännischen Softwarelösung von KWP. Wir haben mit ihm über die Digitalisierung seines Handwerksbetriebs gesprochen und er hat uns im Interview verraten, inwiefern die Einführung von kwp-bnWin.net und dem Mobilen Monteur die Abläufe seines Betriebs digitalisiert und damit auch optimiert hat.

Mit seinen 28 Mitarbeitern ist Rainer Peppe in der Branche Brandmelde- und Sicherheitstechnik an den Standorten Kiel und Hamburg zu Hause. Das Leistungsspektrum seines Unternehmens umfasst die Planung, Errichtung und Wartung von Anlagen der elektronischen Sicherheitstechnik als VdS anerkannter Errichter und DIN 14675 Fachfirma.

Rainer Peppe: Digitalisierung ist für mich ein modernes Werkzeug, um Prozesse unternehmensweit zu lenken. Es ersetzt jedoch nicht die nicht vorhandene Organisation – diese ist Basis zur Digitalisierung. Weiterhin ist für mich die Digitalisierung in einem Unternehmen Chefsache, die von der Idee über die Umsetzung bis zur Anwendung enorme Unterstützung benötigt.

Rainer Peppe: Meiner Meinung nach ist digitales Arbeiten die notwendige Antwort auf den Fachkräftemangel und die Komplexität in der Warenbeschaffung, sowie zum immer herausfordernden Management des Unternehmens. Ich halte das digitale Arbeiten für ein zukunftsorientiertes Handeln, und für eine Investition in die Zukunft zur Modernisierung des Unternehmens.

Persönlich habe ich den Anspruch, meinen Mitarbeitern und Kunden ein modern aufgestelltes Unternehmen zu bieten, in dem sich jeder gut in einem modernen Arbeitsumfeld zurechtfindet und Spaß an der täglichen Arbeit hat.

Rainer Peppe: Der Erfolg eines Handwerksbetriebes wird meiner Meinung nach durch mehrere Säulen getragen: Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit, Effizienz, Rentabilität- und Liquidität. Dank der Möglichkeit innerhalb der KWP-Software, alle Säulen digital unterstützt miteinander zu verzahnen, sind wir sehr erfolgreich am Markt unterwegs. Die Digitalisierung hat hier maßgeblich dazu beigetragen.

Rainer Peppe: Vorrangig haben wir noch Potential direkt bei den Technikern auf der Baustelle und im Service. Hierzu zählen digitale Prozess-, Montage- und Bedienungsanleitungen, die situationsgenau verfügbar sind. Weiterhin haben wir Bedarf in der Digitalisierung von Schulungen und Unterweisungen (ähnlich dem E-Learning) und selbstverständlich auch in der Ausbildung.

Rainer Peppe: Wir haben die Software im Februar 2019 installieren lassen und ab 01.05.2019 aktiv mit der Software gearbeitet. Die Software entsprach von Beginn an unseren Abläufen – diese hatten wir vorher durch verschiedene Softwareanwendungen, die leider nicht miteinander im Austausch waren, abgebildet. Auf Grund unseres QM-Systems müssen wir bestimmte Abläufe und Dokumentationen einhalten und langfristig nachweisen können. KWP bildet genau diese Abläufe und deren Nachvollziehbarkeit ab.

Wir fühlen uns mit der KWP-Software und seinen Möglichkeiten ganz nahe an unseren Prozessen, Mittlerweile empfinde alle Mitarbeiter den Wechsel zu KWP als eine Bereicherung und wesentliche Verbesserung für ihre täglichen Arbeiten. Hinzu kommt, dass einige meiner Führungskräfte dezentral arbeiten. Durch die Prozesstransparenz in den KWP-Anwendungen spielt es keine Rolle mehr, von wo aus meine Führungskräfte tätig sind.

Rainer Peppe: Das ist eine sehr spannende Frage und Entwicklung: wir hatten im 4. Quartal des Jahres 2019 alle technischen Vorbereitungen inkl. Ausstattung der Techniker mit neuen Laptops und Software abgeschlossen. Dann stellte sich – nachdem alle laut nach der Digitalisierung unserer Wartungs-, Service- und Projektabwicklung gerufen hatten – heraus, dass die Einführung und Anwendung des Mobilen Monteurs weitaus komplexer ist, als eine E-Mail zu schreiben.

Wir bildeten dann eine kleine Testgruppe von Technikern, die dem ganzen neugierig gegenüberstanden. Dann beseitigten wir Störungen und schulten die Gruppen. Nachdem alles funktionierte und die Techniker begeistert in der Anwendung waren, schulten wir alle anwendenden Techniker soweit, dass wir zum Ende 2019 sicher arbeiten konnten.

Und dann kam Corona….. und wir waren unendlich dankbar, dass wir unsere Abläufe ohne Zettel und Präsenztreffen steuern konnten. Wir konnten Aufträge zusenden, abwickeln und abrechnen und niemand musste sich durch Begegnung in Gefahr bringen. Das war einfach großartig. Diesen Meilenstein wollte ich längst dem Team von KWP mitgeteilt haben.

Rainer Peppe: So eine Einführung und Abänderung der bisher gelebten Prozesse ist aus meiner Sicht Teamarbeit und es braucht eine gute Vorbereitung und Einführung, damit die Annahme und die Entdeckung der Vorteile bei jedem durch Selbsterfahrung und Erkenntnis ankommt. Interne Schulungen sind unerlässlich, genauso wichtig ist jedoch auch die Ausstattung mit Laptop und Unterschriftenpad. Formulare konnten wir aus unserem QM-System als Checklisten übernehmen.

Heute ist die Anwendung kein Thema mehr. Die Mitarbeiter sind begeistert, ohne Papier und handschriftlicher Schreibarbeit ihren Job machen zu können. Neue Mitarbeiter bekommen die Schulung und Einweisung durch erfahrene Kollegen. Wir verwenden den Mobilen Monteur im Bereich Wartung / Service, sowie in der Projektabwicklung, Bedarfsmeldung und im Baustellenlager. Wir sind jeden Monat  auf Grund rechtzeitig rückgemeldeter Aufträge und Aufmaße in der Lage, die Abrechnungen durchführen, ohne irgendwelchen Arbeitsnachweisen oder Unterschriften hinterherlaufen zu müssen. Das ist eine großartige Veränderung.

Rainer Peppe: Im März 2021 entstand die Idee, die digitale Lagerführung einzuführen und mit der bereits bestehenden Materialwirtschaft (wie Bestellwesen und Bedarfsmeldungen) zu verbinden. Ich persönlich habe dann in Zusammenarbeit mit einem sehr guten Mitarbeiter das Lagermodul von KWP im Selbststudium ergründet und getestet. Danach waren die Abläufe und notwendigen Arbeitsschritte klar.

Der Ist-Zustand des Lagers glich einem Haufen Material – bestehend aus neuen, defekten, gebrauchten und längst abgelaufenen Artikeln. Ein heilloses Durcheinander – ohne Min.-/Max.-Bestände, ohne System und fernab jeglicher Wirtschaftlichkeit. Niemand wusste, was sich an Material in den 22 Servicefahrzeugen befand.

Wir haben dann ganz intensiv gearbeitet und entstanden ist ein Hauptlager mit mehreren Unterlagern inkl. KFZ-, Rücknahme-, und Sperrlager (komplett mit Min.-/Max.-Regelung). Wir managen für alle Mitarbeiter einsehbar ca. 450 Artikel im Wert von 150.000 € und können unseren Kunden am Telefon eine Auskunft geben, ob wir morgen mit Material verfügbar sind.

Wir planen auch unsere Brandmeldeanlagen neuerdings anhand unserer Lagerverfügbarkeit. Bisher hatten wir keine Unterbrechung oder gar Absagen bezüglich unserer Auftragsabwicklung. Ich habe eine verständliche Prozessbeschreibung zum Umgang im Lager geschrieben und die Mitarbeiter buchen die Ware mittels Scanner wie im Supermarkt – unabhängig eines Lagermeisters, den wir nicht benötigen.

Der Serviceleiter am Standort Hamburg sorgt für die Nachbestellung, ohne in Kiel vor Ort sein zu müssen. Jeder kann in den KFZ-Warenbestand hineinschauen und es gibt keine Telefonate oder endloses Suchen im Lager nach Verfügbarkeit.

Die Einführung der Lagerwirtschaft war der zweite große Baustein neben dem Mobilen Monteur. Zum QM-Audit fegen wir noch das Lager aus, mehr ist zur Vorstellung des QM-Auditors und der VdS-Überwachung nicht mehr nötig.

Rainer Peppe: Die meisten Module haben wir sofort mit der Einführung von KWP 2019 eingeführt, alle sind seitdem in Nutzung. Hierzu gehören die Zeiterfassung per KWP bnApp, Stundenerfassung bis zur Übergabe nach DATEV, das Bestellwesen, die Lagerwirtschaft, die Regieverwaltung für Service / Wartung, die Projektverwaltung, die gesamte Montageeinsatzplanung über die Monteursteuerung bis hin zur Kalendersynchronisation aller Mitarbeiter, das Wartungswesen, Archiv, die ER-Verarbeitung inkl. ZUGFeRD und DATEV, sowie SEPA-Übergabe, Aktivitäten-Management, Geräteverwaltung inkl. Ein- und Ausgabebuchung per Scanner, AR inkl. Übergabe an DATEV. Aktuell haben wir den Report Server und 10 Auswertungen bestellt.

Rainer Peppe: Die Betriebsabläufe haben eine für alle Mitarbeiter eindeutige Struktur erhalten. Alles, was wir zur Abwicklung unserer Kernprozesse benötigen, ist digital verfügbar und ortsunabhängig. Somit spielt der Ort für das Arbeiten in unserem Betrieb keine Rolle mehr. Die Nachvollziehbarkeit, wer hat was wo und mit wem getätigt oder vereinbart ist nun entsprechend unseres QM-Systems und zur Zufriedenheit aller Mitarbeiter nachhaltig vorhanden. Das Suchen in Ordnern, oder in mehreren, verschiedenen Softwares hat ein Ende gefunden und viele, viele zuvor notwendigen Doppelt- oder sogar Dreifacheingaben haben sich reduziert auf max. eine Eingabe von Hand. Die meisten unserer Excel-Tabellen sind Geschichte.

Rainer Peppe: Das ist relativ einfach zu beantworten: Auf gar kein Modul möchten wir verzichten, da alle Module in sich schlüssig den gesamten Prozess unserer Wertschöpfungskette unterstützen. Aktuell ist hier die Warenwirtschaft mit Bestellwesen- und Lagerführung an oberster Stelle. Ich hätte sonst nicht gewusst, wie wir unserer Aufträge unterbrechungsfrei abwickeln sollten. Wir haben es mit Lieferzeiten von bis zu 64 Kalenderwochen zu tun!

Rainer Peppe: Die Einführung der KWP-Software hat für uns einen riesigen Sprung bedeutet, mit dem das Unternehmen weit nach vorne gekommen ist.

Rainer Peppe: Der Support ist wirklich klasse und sorgt für ein echtes Gefühl der Unterstützung und Lösung. Stephan Rixinger ist voll im Geschehen, ansprechbar und erreichbar – das gibt Sicherheit und ein gutes Gefühl für die Zukunft.

Wir bedanken uns recht herzlich bei Rainer Peppe für sein positives Feedback sowie das ehrliche und offene Interview zum Thema Digitalisierung im Handwerk, das uns allen wieder einmal vor Augen führt, dass die Digitalisierung kein Schreckgespenst ist, sondern Unternehmer diese als Chance dazu verstehen können, sich den eigenen Arbeitsalltag und den ihrer Mitarbeiter zu erleichtern, alt eingefahrene Prozesse zu optimieren und die Vorgänge im Unternehmen für alle transparent zu machen.

Sie möchten, dass wir Sie auf Ihrem persönlichen Weg zum digitalisierten Betrieb unterstützen? Gerne begleiten wir Sie hinauf auf den Digitalisierungs-Gipfel und zeigen Ihnen bereits jetzt, wie der digitale Auftrag auch in Ihrem Betrieb laufen kann.