Transparente Terminplanung – für alle Team-Mitglieder
ORGA-Tipp 5: Nutzen Sie Apps und die gute alte Plantafel
Der Kundendienst ist für viele Elektro- und SHK-Betriebe elementar und öffnet die Tür für neue Projekte. Das Geschäft zählt aber auch zu den anspruchsvolleren Themen im Handwerk, da es sowohl fachlich, als auch organisatorisch (z.B. transparente Terminplanung für alle Team-Mitglieder) einiges zu berücksichtigen gilt. Wir geben Ihnen im Rahmen unserer Berichts-Reihe 10 ORGA-Tipps für ein Kundendienst-Geschäft, das läuft – unterstützt durch Software-Tools aus unserem Hause.
Tipp 5: Schaffen Sie Transparenz für alle Team-Mitglieder in der Terminplanung! Nutzen Sie dazu analoge und auch digitale Hilfsmittel wie das Smartphone, Apps oder die gute alte Plantafel.
Transparenz in der Planung ist für den Erfolg des Kundendienst-Teams entscheidend. Daher braucht es einen zentralen Kalender, wie z.B. die Monteursteuerung. Die vereinbarten Termine dürfen dabei nicht nur im Büro einzusehen sein, sondern müssen auch dem Monteur zugänglich gemacht werden, beispielsweise mittels einer App auf dem Smartphone oder über eine Termin-Synchronisation im Hintergrund.
Wenn die Planungsbasis nicht klar ist, Kalender sich nicht automatisch synchronisieren oder Terminabsprachen zwischen Disponenten und Kunden getroffen werden, die nicht beim Monteur ankommen, sind Terminchaos und Kollisionen vorprogrammiert.
Gemeinsame Datenbasis aller Termine (transparente Terminplanung)
Um den Überblick über die Termine zu behalten und Termin-Kollisionen zu vermeiden, ist eine gemeinsame Datenbasis das A und O. Die einzelnen Kalender (Terminkalender im Büro, Outlook-Kalender, privater Kalender auf dem Handy) aller Team-Mitglieder müssen also miteinander kommunizieren und sich gegenseitig abgleichen.
Plantafel für zusätzliche Transparenz „im Vorbeigehen“
Eine Plantafel, auf der die Montageaufträge pro Tagesfenster und Monteure bis zur Übergabe geparkt werden, schafft zusätzliche Transparenz, auch „im Vorbeigehen“.
Für Erfolgstrainer Christian Schwab ist die Plantafel das Instrument für die Frühbesprechung im Kundendienst eines Handwerksbetriebs. Hier findet der tägliche Austausch zwischen Planung und Techniker statt. Durch die transparente gemeinsame Planung und die klare tägliche Kommunikation wird der Kundendienst wesentlich effektiver und entwickelt sich stetig weiter.
„Der Chef sieht auf einen Blick, ob der Fluss in der Serviceabteilung läuft, ohne ständig dabei zu sein.“
Ist Ihre Terminplanung für alle Team-Mitglieder transparent? Läuft Ihr Kundendienst-Geschäft bereits zu Ihrer Zufriedenheit?
Sollten Sie noch etwas „Luft“ nach oben haben, unterstützen wir Sie gerne bei der Umsetzung unserer ORGA-Tipps im Rahmen einer Organisationsberatung. Ganz nach dem Motto „Sie kennen Ihr Ziel – wir den Weg“ analysieren wir gemeinsam Ihre Prozesse und erarbeiten einen Fahrplan für die Umsetzung.
Den nächsten ORGA-Tipp für ein laufendes Kundendienst-Geschäft gibt`s Anfang April in unserem #kwpläuft-Blog. Folgen Sie uns auch auf Facebook oder Instagram, um nichts zu verpassen!