Buchhaltung leicht gemacht – mit dem Handwerker-Betriebssystem kwp-bnWin.net

KWP-Anwender Peter Bohl hat die Anzahl seiner Mitarbeiter innerhalb weniger Jahre um ein Vielfaches erhöht und ist trotzdem nicht auf seinem Weg daran gescheitert.

Wie er die enorme Mitarbeiter-Steigerung mit nachhaltigem Unternehmens-Wachstum in Einklang gebracht hat? – Durch Etablierung von Systemen, also durch Organisation von Arbeitsweisen mit passenden Hilfsmitteln wie der Handwerker-Software kwp-bnWin.net und durch die Vorgabe klarer Regeln für das komplette Team. Jeder Mitarbeiter von ihm weiß genau, was er in einer Situation wie zu tun hat.

Gemeinsam mit KWP und Unternehmenscoach Christian Schwab hat Peter Bohl seine Betriebsprozesse durchleuchtet und optimiert. Die daraus entwickelte ORGA zieht sich durch alle Bereiche. Die Bohl‘schen Abteilungen arbeiten alle Hand in Hand – das beginnt bereits im Vertrieb, über das Materialwesen bis hin zum Projektgeschäft. Zieht sich aber natürlich auch über die vorbereitende Buchhaltung zu den finanzbuchhalterischen Aufgaben.

Durch exakte Material-Feststellung schon aus dem Angebot heraus und der durchgängigen Nutzung des Bestellsystems aus kwp-bnWin.net kann die Rechnungsprüfung bei Peter Bohl nahezu automatisiert ablaufen. Eingangsrechnungen auf seine Bestellungen erhält er zu 90 % als ZUGFeRD-Rechnung.

Die Software kwp-bnWin.net holt diese ab und vergleicht Bestellung, Lieferung und Rechnung. Stimmen sie überein, erfolgen die Verbuchung und Dokumentenablage zu Baustelle, Kunde, Bestellung und Lieferant automatisch im Hintergrund. So ist auch nach Jahren jederzeit ersichtlich, wo und zu welchen Konditionen jeder Artikel, der auf der Baustelle verbaut wurde, beschafft wurde. Volle Transparenz auf Artikelebene! Diese Informationen lassen sich ebenfalls für Jahrespreisvereinbarungen, Bonusvergütungen oder auch Rückruf-Aktionen auswerten und weiterverarbeiten.

Mit seiner Handwerkerlösung kwp-bnWin.net kombiniert Peter Bohl im Bereich der Buchhaltung die Software des Marktführers DATEV. Ausgangsrechnungen und auch die ZUGFeRD-Eingangsrechnungen landen ohne Medienbruch samt Belegbild im DATEV-Rechnungswesen. Zahlungen werden dort gebucht und wiederum zurück in die Software kwp-bnWin.net übertragen. Schon bei der Kunden-Telefonannahme sind Zahlungsmoral und Stand der offenen Posten für jeden Anwender sofort ersichtlich. „Dank der TAPI-Schnittstelle auch ganz ohne Suche über die Adressverwaltung – mit ihr ist es einfach nur ein Klick, die richtige Adresse aufzurufen. Für mich ist das Gold wert!“, so Johanna Bohl, die mit ihrer neuen Telefonanlage auch die TAPI-Schnittstelle eingeführt hat.

Auch die Arbeitszeiterfassung hat Peter Bohl systematisiert. Bauleitende Monteure führen täglich das Bautagebuch. Die Zettel werden aktuell noch im Büro abgegeben, per Barcode archiviert und die Stunden werden gebucht. Im Idealfall wird das Bautagebuch elektronisch ins Büro übertragen und die darin gebuchten Zeiten werden automatisiert der Baustelle und den jeweiligen Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter zugeordnet. Gleiches passiert mit den elektronischen Arbeitsberichten im Kundendienst und bei der Wartung.

Vor der Überweisung kann jeder Mitarbeiter seinen „Kontoauszug“, den man ihm einmal pro Woche pünktlich und unaufgefordert vorlegen kann, auch nochmal gegenprüfen. So haben alle Mitarbeiter zudem noch zeitnah die Chance, auf etwaige Erfassungs- oder Übertragungsfehler zu reagieren und die Zeiten korrigieren zu lassen.

Diese Umstellung des „Buchungssystems“ hat enorme Arbeitszeiten freigesetzt, die zuvor für Kontrolle, Recherche, Nachhaken und Aufklären draufgegangen sind. „Diese Zeiten werden heute sinnvoller und nervenschonender eingesetzt.“, lacht Peter Bohl.

Elisabeth Höfer (Buchhaltung)

Eingangsrechnungsbuch in kwp-bnWin.net

Stundenerfassung in kwp-bnWin.net

Je besser das komplette Büro-Team mit den Monteuren beim Kunden vor Ort zusammenarbeitet und auch umgekehrt, umso weniger Schreib-, Planungs- und Abwicklungsaufwand fällt während der kompletten Auftragsabwicklung an. Zeit, die gut und gerne anders genutzt werden kann. Kosten, die leicht eingespart werden können und Nerven, die verschont werden und somit den Spaß an der Arbeit aufrechterhalten.

Wie Peter Bohl auch seine Baustellen und den kompletten Kundendienst in Schuss hält, erfahren Sie in den beiden letzten Berichten einer erfolgreichen Unternehmensentwicklung unterstützt durch das Handwerker-Betriebssystem kwp-bnWin.net.