Papierlose Abrechnung aus dem Homeoffice

Vorbei die Pandemie! Die Homeoffice-Pflicht ist beendet und der Büroalltag in den Handwerksbetrieben läuft wieder mehr oder weniger in normalen Bahnen. Doch die Experten sagen bereits die nächsten Wellen voraus. Vorausschauend wäre jetzt ein guter Zeitpunkt um vorzubeugen: Organisieren Sie beispielsweise Ihren Kundendienst-Prozess durchgehend papierlos. Damit spielt es keine Rolle mehr, ob Ihre Kundendienst-Disponentin im Büro oder zu Hause im Homeoffice sitzt. Anhand kurzer Praxisbeispiele zeigen wir Ihnen, wie die papierlose Abrechnung aus dem Homeoffice bei KWP-Anwendern funktioniert.

Morgens erfolgt ein kurzer Online-Austausch über den geplanten Tag zwischen den Monteuren und der Dispo über Microsoft Teams.

Dann erhalten alle Monteure die Aufträge an den Mobilen Monteur übertragen. Die Aufträge vom Vortag werden ebenfalls zurückübertragen. Damit erhalten Ihre Disponenten im Homeoffice automatisch auch die gebuchten Arbeitszeiten zur Kontrolle. Diese geben Sie in der ERP-Software für die Lohnbuchhaltung frei.

Die rückgemeldeten Aufträge werden bearbeitet, das gebuchte Material ebenfalls geprüft und gegebenenfalls übernommen. Die Rechnungen sind quasi schon fertig erzeugt und landen im Rechnungs- und im E-Journal, dem digitalen Postausgang von KWP. Von dort aus wird die Rechnung – je nach hinterlegtem Kundenwunsch – per E-Mail versendet oder dem Kunden über einen Briefdienstleister herkömmlich per Post zugestellt. Und das Ganze mit weniger Kosten und Arbeitszeit, als wenn Sie die Rechnungen und deren Anhänge ausdrucken, kuvertieren, frankieren und zur Post bringen müssten. Der Ablauf und auch die Ablage erfolgen durchgängig digital. Somit ist es nicht mehr von Bedeutung, ob Sie im Büro sitzen oder Ihr kwp-bnWin.net zuhause vom Küchentisch aus aufrufen.

Auch die erstellten Rechnungen samt Rechnungsanhänge wie z.B. unterschriebene Montageaufträge übertragen Sie ohne Medienbruch weiter an Ihre Buchhaltung beziehungsweise an Ihren Steuerberater. Direkt im Rechnungsjournal geben Sie die Rechnungen frei. Ihre Handwerker-Software baut dann eine Verbindung ins DATEV-Rechenzentrum auf und überträgt Buchungen, Personenkonten sowie den Rechnungsbeleg samt Anhängen als PDF.

Bei der Planung und Disposition von neuen Aufträgen unterstützen Sie der Kalender (Monteursteuerung) und das Aktivitäten-Management von KWP. So hat jeder in Ihrem Team stets alle Termine im Blick. Aufgaben, wie Rückrufe oder Interessentenanfragen, zu tätigende Bestellungen oder auch Reklamationen werden im Team ortsunabhängig bearbeitet, delegiert und dokumentiert.

Stellen Sie JETZT Ihre Unternehmensprozesse und Ihre technische Infrastruktur auf den Prüfstand. So sind Sie auf die nächste „Homeoffice-Welle“ vorbereitet.

Effiziente und digitale Homeoffice-Prozesse sind für Sie und Ihre Mitarbeiter auch außerhalb der Pandemie von Vorteil. Vor allem für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie Ihrer Leistungsträger im Büro ist eine sinnvolle Homeoffice-Möglichkeit eine interessante Option.